3.1. Префект района по вопросам, отнесенным к его компетенции, издает распоряжения, которые подлежат обязательному документальному оформлению и правовой экспертизы.
3.2. Распоряжения принимаются в целях решения наиболее важных и принципиальных задач развития района, по правовым, финансовым и другим вопросам.
Распоряжения могут иметь длительный срок действия или ограниченный срок действия и касаться узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.
Ответственность за своевременное внесение изменений и дополнений в
действующие распоряжения префекта района, а также их отмена возлагается на заместителей префекта района по курируемым направлениям.
3.3. Проекты распоряжений префекта района относятся к официальным документам и оформляются на бланках установленного образца. Распоряжения, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, выпускаются с пометкой: «Для служебного пользования» и подлежат специальной регистрации, обработке и выпуску в отделе делопроизводства и организационной работы.
3.4. Подготовка распоряжений осуществляется в соответствии с поручением префекта района или во исполнение нормативно-правовых актов государственных органов власти и управления, а также инициативным путем заместителями префекта.
Для подготовки проектов распоряжений могут образовываться специальные группы ответственных работников.
Распоряжения, принимаемые во исполнение законов, указов, постановлений и распоряжений федеральных и республиканских органов власти и управления, должны содержать ссылку на их дату, номер и полное наименование.
3.5. Руководители департаментов, комитетов, отделов префектуры обращаются к соответствующему заместителю префекта с письменным заявлением, мотивирующим необходимость принятия распоряжения, соответственно руководители районных служб обращаются к префекту района.
3.6. Заместители префекта, согласовывают с префектом целесообразность подготовки данного проекта распоряжения.
3.7. Проекты распоряжений должны отвечать следующим требованиям:
- соответствовать действующему законодательству, должны быть тщательно отредактированы, иметь ясное изложение существа вопроса, четко сформулированные и обоснованные цели и задачи;
- содержать конкретные мероприятия, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;
- содержать указание конкретным исполнителям, объем работ и реальные сроки исполнения, а также пункт о возложении контроля за их исполнением
соответствующему заместителю префекта, руководителям отделов и управлений;
- иметь краткое и четкое изложение, исключающее возможность двоякого его толкования;
- учитывать ранее принятые распоряжения по данному вопросу во избежание повторений или противоречий;
- соответствовать правилам визирования служебных документов (личная подпись визирующего, расшифровка фамилии, должности, дата подписания).
Если принимаемые распоряжения отменяют действия ранее принятых нормативных актов или вносят изменения в вышедшие распоряжения, они должны содержать указание о признании их утратившими силу и быть приложенными к проекту.
При подготовке распоряжений о ходе выполнения ранее принятых распоряжений следует указать конкретных лиц, виновных в невыполнении или срыве сроков выполнения мероприятий.
Если проект распоряжения предусматривает обращение с ходатайством по тому или другому вопросу, к нему должен быть приложен проект соответствующего письма.
Если в тексте документа имеются приложения, то делается ссылка: «Согласно приложения» или «Прилагается» (при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами).
Ответственность за качество подготовки проектов распоряжений префекта района возлагается на соответствующих заместителей префекта и начальников отделов.
3.8. Подготовленный проект печатается на компьютере в одном экземпляре на чистом листе бумаги в:
редактор Word – 2003
название файла - № папки, Doc;
основной шрифт – Times New Roman;
размер шрифта – 14;
параметры страницы: левое поле – 3 см.
правое поле – 1,5 см.
верхнее поле – 2 см.
нижнее поле – 1,5 см.
Заголовок не выделяется жирным шрифтом, без кавычек.
Межстрочный интервал заголовка – 13 пт (пиксель)
В основном тексте межстрочный интервал – одинарный.
Размер листа приложения – А4 (210 х 297 мм).
На одной дискете должен находиться только один файл с подготавливаемым проектом распоряжения (и приложение).
Передаваемая в управление делопроизводства дискета обязательно проверяется исполнителем на наличие вирусов.
3.9. Ниже подписи префекта района указывается, каким структурным подразделением вносится проект и содержится подпись его руководителя. Перенос подписи главы администрации на следующий лист проекта без текста не допускается.
Сведения о заместителе префекта, главе района, либо структурном подразделении, внесшим проект распоряжения переносятся отдельной строкой в подлинник распоряжения и располагаются ниже подписи префекта района.
3.10. На документе обязательны визы: заместителя префекта в соответствии с распределением обязанностей по направлениям работы, руководителей организаций, которым в документе предусматриваются задания или поручения, юридического отдела.
Проекты распоряжений без визы юриста и 1-го заместителя префекта на подпись префекту района не представляются.
Проекты распоряжений по структуре, а также перечень должностей префектуры района и её самостоятельных структурных подразделений, созданию новых и реорганизации действующих предприятий, учреждений и структурных подразделений, а также назначению или замене их руководителей должны согласовываться в установленном порядке с органами власти в ЧР и мэром г.Грозного.
3.11. Организационные вопросы по визированию документа проводятся только работниками подразделений префектуры.
Контроль за прохождением согласования служебных документов, а также правильностью подготовки, визирования, соблюдения сроков оформления возлагается на заместителей префекта, руководителей структурных подразделений префектуры и начальников отделов.
3.12. Проект распоряжения, переданный должностному лицу для визирования, подлежит рассмотрению в течение не более одного рабочего дня, а в случаях, требующих специального согласования, не более 3 рабочих дней. Срочные проекты визируются в течение 3 часов.
3.13. При наличии разногласий по проекту документа они должны быть рассмотрены у соответствующего заместителя префекта: в этом случае принимается решение об отклонении или принятии замечания.
Замечание (особое мнение) должностного лица излагается отдельной запиской к проекту документа. В случае если исправления или дополнения вносятся непосредственно в текст проекта, каждое из них сопровождается росписью вносящего их должностного лица на полях. Отказ от визирования проекта не допускается.
3.14. Если в процессе доработки в проект документа внесены существенные изменения (кардинально изменяющие его первоначальное значение, содержащие дополнительные поручения и т.д.), то он подлежит повторному визированию должностными лицами.
3.15. После визирования исполнитель передает проект распоряжения с набором всех необходимых документов в отдел делопроизводства и организационной работы для проверки, обработки, исполнения на соответствующем бланке и подготовки к подписанию документа. Тексты распоряжений, все приложения к ним должны быть набраны в одном файле. Ответственность за соответствие текста документа на дискете завизированному проекту возлагается на исполнителя. Оформленный на бланке документ передается отделом делопроизводства и организационной работы на подпись префекту района.
3.17. Проекты документов могут быть признаны не подготовленными к подписанию и отправлены на доработку в случаях:
- отсутствия необходимых согласований должностных лиц, организаций;
с нарушением вышеуказанных требований;
- наличие стилистических или орфографических ошибок;
- отсутствия необходимых данных для дальнейшего осуществления
контроля за исполнением;
- отрицательных выводов экспертизы;
- не устраненных принципиальных разногласий по проекту документа.
3.18. В отсутствие префекта района (отпуск, командировка более двух дней) или по его поручению распоряжения подписываются первым заместителем префекта района.
3.19. Подписанные распоряжения и необходимые первичные материалы передаются в отдел делопроизводства и организационной работы для дальнейшей обработки.
Справочные и иные документы, прилагаемые к проектам распоряжений префекта района, из отдела делопроизводства и организационной работы возврату не подлежат, за исключением личных дел работников, которые возвращаются в отдел кадров.
3.20. Лист рассылки распоряжений составляется главным специалистом отдела делопроизводства и организационной работы и подписывается начальником отдела делопроизводства и организационной работы. В случае, когда рассылка проектов распоряжений необходима адресатам, не упоминающимся в тексте документов, проект распоряжения сопровождается проектом листа рассылки за подписью соответствующего руководителя.
3.21. Распоряжения издаются на бланках установленного образца, с соблюдением последовательности нумерации для каждого вида документа, присваиваемой отделом делопроизводства и организационной работы. Каждый экземпляр рассылаемого распоряжения заверяется круглой печатью отдела делопроизводства и организационной работы (при необходимости документы заверяются подписью главного специалиста отдела делопроизводства и организационной работы и штампом: «Верно»).
3.22. Рассылка распоряжений осуществляется отделом делопроизводства и организационной работы префектуры согласно списку рассылки не позднее чем в 3-дневный срок после подписания, а срочные – в течение дня. Распоряжения, содержащие государственную тайну, выпускаются, тиражируются и рассылаются специально уполномоченным специалистом, прошедшим в установленном порядке процедуру оформления допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну (далее специалист ОК).
3.23. Снятие копий с документов по заявкам организаций, служб, управлений, граждан производится только с разрешения префекта или его 1-го заместителя. Заверение распоряжений префекта района печатью отдела делопроизводства и организационной работы по заявкам служб, управлений, граждан осуществляется в 2-дневный срок начальником отдела делопроизводства и организационной работы после проведения экспертизы документов с полистным просмотром.
3.25. Распоряжения префекта района в течение 3 лет хранятся в управлении отделе делопроизводства и организационной работы префектуры, а затем передаются на постоянное хранение в архив префектуры города.
