Учет расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов как с юридическими, так и с физическими лицами.

Выдача наличных денег в подотчет осуществляется на основании письменного заявления работника и при условии погашения задолженности по ранее выданным суммам

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Организации могут выдавать работникам из кассы наличные денежные средства под отчет на:

· хозяйственные расходы (например, на покупку материалов, товаров, оплату счетов поставщиков и других контрагентов, оплату услуг производственного и непроизводственного характера и др.);

· командировочные расходы.

К числу расходов, возмещаемых в случае направления работника в командировку, относятся (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, абз. 1 п. 11 Положения о служебных командировках):

- расходы на проезд;

- расходы на наем жилого помещения;

- суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок направления сотрудников в служебные командировки регулируется Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Суточные, выданные сверх норм, включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются налогом на доходы физических лиц.

Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет по этому счету ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Выдача под отчет наличных денежных средств из кассы организации отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется со счетами, на которых учитываются затраты или приобретенные ценности, или с другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Остаток неизрасходованных подотчетных сумм подлежит возврату в кассу организации. При этом в бухгалтерском учете делается запись: Д-т 50 К-т 71.

В соответствии с Планом счетов, подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем суммы, числящиеся на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», списываются в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из сумм оплаты труда работника и работник не оспаривает основания и размеры удержания) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из сумм оплаты труда).

Затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам по командировкам по территории РФ. Расходы на заграничные командировки возмещаются работнику на основании подтверждающих документов (счеты, квитанции, проездные билеты и т.п.)

Контрольные вопросы

8 Перечислить основные документы, которыми оформляются кассовые операции.

9 Опишите порядок отражения движения денежных средств в кассовой книге.

10 Назовите субсчета, открываемые к счету 50 «Касса» согласно Плану счетов бухгалтерского учета.

11 Каким образом на предприятиях организуется регулирование остатка наличных денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранных валютах?

12 В какой оценке принимаются к бухгалтерскому учету денежные документы.

13 Какие формы безналичных расчетов являются традиционными в Российской Федерации?

14 На какие цели организация может расходовать наличные денежные средства в иностранной валюте?

15 Дайте определение курсовой разницы.

16 Перечислите условия выдачи наличных денежных средств сотруднику в подотчет.

17 Перечислите расходы, компенсируемые сотруднику при направлении его в служебные командировки.