Electrical Equipment and Fittings

Rawlings Street 34

London SW12 5LX

Great Britain

Telephone +44(0)3454476633

Fax +44(0) 3457984521

May 17, 2009

Mr. P. Johnson

General Manager

Damson and Sons Ltd.

56 Long Avenue

New York FC5 9RT

U.S.A

NEWFOUNDLAND CONSTRUCTION FAIR

Dear Mr. Johnson!

I’m writing with reference to your range of electrical equipment and fittings which I recently saw on display at Newfoundland Construction Fair. We would be very interested in receiving further information about your products. We would therefore be grateful if you could send us a copy of your current price list together with any available samples. We look forward to doing business with you in the near future.

Yours faithfully,

Elizabeth Tenny (Miss)

pp Gordon Branch

Sales Manager

Encs

Служебные записки, сообщения по факсу, электронная почта

Хотя основным средством коммуникации внутри организации является личное общение, иногда все же возникает необходимость служебных записок.

Служебная записка (Memorandum) – это письменное сообщение одного лица, адресованное другому лицу (или ряду лиц) в пределах одной организации. Они используются в целях предоставления и запроса информации.

СОСТАВЛЯЮЩИЕ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ

1. Слово MEMORANDUM.

2. Имя и должность получателя.

3. Имя и должность отправителя.

4. Дата.

5. Тематическое заглавие (краткая формулировка содержания сообщения).

6. Основной текст. Должен быть разделен на пункты, содержащие соответствующие выводы и заключительную формулировку.

7. Место для подписи. Имя и должность отправителя указаны сверху, поэтому нет необходимости дублировать их здесь.

8. Enc (в случае необходимости).

9. Copy (в случае необходимости).

Наличие приветствия в служебной записке не является обязательным. Нет необходимости и в заключительной формуле вежливости.

ПРИМЕР СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ

MEMORANDUM

To Mandy Lim, Engineer

From Sally Thomas, Personal Assistant

Date 14 August 2012

DOCUMENT FORMATS

Many congratulations on joining our staff in the chairman’s office. I hope you will be happy here.

I’m enclosing a booklet explaining the company’s general rules regarding document formats. However, I thought it would be helpful if I summarized the rules for ease of reference.

1. Formats

All documents should be presented…

2. Orders

In reports it’s necessary to…

I hope these guidelines will be useful. If you have any questions please do not hesitate to contact me.

Sally Thomas

Enc

Сообщения по факсу (Fax Messages) могут рассылаться в филиалы самой компании или внешним деловым партнерам. Многие компании используют стандартный бланк для отправки факсовых сообщений. Тогда остается только ввести в компьютер необходимую информацию. Если бланк не используется, то следует помнить основные правила структурирования такого сообщения.

СОСТАВЛЯЮЩИЕ ФАКСОВОГО СООБЩЕНИЯ

1. Заголовок (наименование и адрес организации, отправляющей сообщение, номера телефонов, факса, адрес электронной почты; часто указывается еще и род деятельности компании).

2. Словосочетание FAX MESSAGE.

3. Основные детали, включающие имя и должность получателя, название компании, номер факса, имя и должность отправителя, дату, количество отправляемых страниц.

4. Тематическое заглавие (краткая формулировка содержания сообщения).

5. Основной текст (составляется по тем же правилам, что и любое деловое письмо).

6. Место для подписи. Имя и должность отправителя указаны сверху, поэтому нет необходимости дублировать их здесь.

Наличие приветствия и заключительной формулы вежливости не является обязательным в сообщении, отправляемом по факсу.

ПРИМЕР ФАКСОВОГО СООБЩЕНИЯ

AMEY UK Construction specialists

21 Ashton Drive

Sheffield tel. +44 114 2871122

S26 2ES fax +44 114 2871123

FAX MESSAGE

To Janet Benson, General Manager

Company European Top Ltd.

Fax Number 65 6767777

From Sally Turner, Managing Director

Date 6 June 2014

Number of Pages 1

VISIT TO GERMANY

Text… …….

I look forward to meeting you.

Sally Turner

В настоящее время деловое общение во многом опирается на использование компьютерных технологий. По этой причине электронная почта (e-mail) становится крайне эффективным способом передачи и запроса информации.

Правила написания электронного сообщения во многом похожи на правила написания любых деловых писем. Однако в процессе эволюции электронной почты появился еще и сетевой этикет, некоторые правила которого рассмотрены ниже:

Проверяйте, правильно ли напечатали адрес электронной почты отправителя.
Всегда заполняйте графу Тема (Subject).
Проверяйте дату. Важно, чтобы часы компьютера показывали верное время и дату, иначе могут возникнуть проблемы с сортировкой писем в хронологическом порядке.
Не используйте клавишу Caps Lock. Заглавные буквы смотрятся вызывающе и даже угрожающе.
В электронном сообщении допустимо заменять формальные приветствия типа Dear Mr. White на более неформальные: Hello Mr. White. Формулировка Yours sincerely также может заменяться на менее формальную: Best regards.
Предложения не должны быть слишком длинными. Старайтесь писать короткими и простыми фразами. Чем лучше Вы составите Ваше сообщение, тем понятнее оно будет, тем легче удастся добиться желаемого результата.
Проверяйте Ваше сообщение в «отправленных», как только нажмете кнопку «отправить».
Предупреждайте получателя заранее, если хотите отправить большой файл.

ПРИМЕР ЭЛЕКТРОННОГО СООБЩЕНИЯ

Рис. 112.

УПРАЖНЕНИЯ

№ 1

Напишите служебную записку на следующую тему:

В компании, где Вы работаете, появился новый сотрудник, и Вас попросили курировать его в течение первого месяца его деятельности. Напишите служебную записку, в которой дайте информацию о строительных материалах, которые продает организация, о возможности предоставления скидок клиентам, акциях, о необходимости составления еженедельных отчетов.

№ 2

Из предложенных слов составьте советы, как написать удачное электронное сообщение.

1) capital is write impolite in to letters it

2) grammar don’t of the forget punctuation rules and

3) point get in first to sentences the two the

4) subject subject write always in title the a line

5) e-mail your sending it proofread before

№ 3

Прочитайте диалоги и ответьте на вопросы:

Customer: How do I go online?

Assistant: You're already connected to the Internet. Do you want to send e-mail?

Customer: No, I just want to browse the web for a while.

Assistant: OK, just open the search engine or enter the web address and press 'enter'.

Customer: I can't access my company's website. Can you help? Assistant: Have you put in the correct address?

Customer: Yes, I'm sure I have.

Customer: How do I reply to this e-mail? Sorry, I'm not very good with computers.

Assistant: That's OK. Just hit 'reply', then compose your message, then press 'send'.

Customer: Then can I forward the message to myself at my home address?

Assistant: Yes. Make sure you enter the right address, or the e-mail will bounce (come

Back). Let me know if you would like a hard copy of your e-mail and I'll show

you how to print out your work.

Customer: Can I send an attachment with this e-mail? Assistant: Yes, you click here and then attach the file.

Customer: What does “ dot com ” mean? I’ve heard that a lot.

Assistant: A lot of addresses end with. com (com is short for company).

Customer: And how do I spell this symbol @ when I’m asked to give my e-mail address?

Assistant: It’s called “ at ”.

Customer: Thank you.

Questions:

1. What should you check if you're not able to access a web page you want to look at?

2. What is Google?

3. If you don't put the right address on an e-mail, what will happen?

4. How do you reply to an e-mail that you have received?

5. If you want to e-mail a document to someone, what do you normally do?

6. If you want to work on a document at home, where will you e-mail the document?

7. How can you get a hard copy of your document?

8. Could you tell us your e-mail address?

№ 4

Объедините слова в словосочетания:

1) browse a file

2) be connected online

3) enter to the Internet

4) access a message

5) compose the web

6) attach a website

7) go an option

8) select the web address

№ 5

Отгадайте кроссворд:

1. The person who receives the letter is the ….

2. To read through a finished document to check for mistakes.

3. When you compose the e-mail, you can add an attachment. How do you call it when you send the document together with your business letter?

4. You write the title of your e-mail in the ……… line.

5. To reply to the e-mail you type your message and press ‘….’.

№ 6

Напишите факсовое сообщение на следующую тему:

Вы сообщаете своим партнерам о том, что 18 декабря в 13.00 прибудете к ним на выставку, на которую они Вас пригласили. Не забудьте поблагодарить за приглашение и попросить забронировать Вам номер в гостинице рядом с офисом. Попросите прислать Вам программу конференции.

Приложение I – 5.2

Виды деловых писем

Строительным компаниям все время приходится иметь дело с отправкой и получением запросов на предоставление информации о товарах и услугах, с составлением оферт, смет и спецификаций, с оформлением заказов, а иногда и с написанием жалоб или ответов на них. Правила составления и оформления всех видов деловых писем одинаковые. Однако существуют некоторые особенности написания каждого из них, определенные клишированные фразы, предназначенные для того или иного вида делового письма.

При составлении запроса (enquiry) руководствуйтесь следующими указаниями:

1. Ясно и четко излагайте то, что Вам нужно – общая информация, каталог, прайс-лист, образец, расценки и т.д.

2. Если существует предельная цена, которую Вы готовы заплатить за товар, не указывайте ее, иначе поставщик может повысить расценки до указанных Вами пределов.

3. Большинство поставщиков указывают в своем ответе условия платежа, так что не стоит отдельно запрашивать об условиях, если только Вы не рассчитываете на какие-либо особые тарифы.

4. Запрос предполагает потенциальную возможность деловых отношений, поэтому его получение должно быть быстро подтверждено. Если это запрос от постоянного заказчика, напишите, что Вы очень признательны; если же запрос пришел от предполагаемого клиента, напишите, что Вы были рады получить его, и выразите надежду на продолжительные и дружеские деловые отношения.

Стандартный запрос (о предоставлении каталогов и прайс-листов) содержит следующие части: 1) сообщение о том, откуда узнали о продукции; 2) запрос каталога или прайс-листа.

ПРИМЕР СТАНДАРТНОГО ЗАПРОСА

Dear Sir/Madam,

I have seen one of your safes in the office of a local firm, which passed on your address to me.

Please send me a copy of your current catalogue. I am particularly interested in safes suitable for a small office.

Yours faithfully,

При составлении ответа на запрос поблагодарите предполагаемого заказчика и сообщите, что прикладываете каталог. В следующем абзаце предоставьте дополнительную информацию об отдельных видах товаров и услуг, ссылаясь на информацию, содержащуюся в каталоге. В последнем абзаце предложите возможные действия, которые получатель может предпринять.

ПРИМЕР ОТВЕТА НА ЗАПРОС

Dear Mrs. Johnson,

Thank you for your letter enquiring about electric heaters. I am pleased to enclose our latest catalogue.

You may be particularly interested in our Model FX21 heater. Without any increase in fuel consumption, it gives out 15 % more heat than earlier models. You will find details of our terms in the catalogue.

Perhaps you would consider placing a trial order to provide you with an opportunity to test its efficiency. This would enable you to see for yourself the high quality of material.

If you have any questions please do not hesitate to contact me.

Yours sincerely,

Если товар заинтересовал, то, возможно, возникнет потребность написать заявку на демонстрационный показ материалов или оборудования. Он включает в себя: 1) объяснение причин заявки; 2) желаемые действия с указанием удобной даты и времени.

ПРИМЕР ЗАЯВКИ НА ПОКАЗ ОБОРУДОВАНИЯ

Dear Mr. Jenkinson,

I have studied with interest the literature you sent me with your letter of 28 April.

Our Administration Manager would like to visit your showrooms to see a demonstration of your device. Can we arrange this for next Friday 6 May at 3.30 pm?

Yours sincerely,

Оферта (offer/quotation) – это обязательство поставить товар на определенных условиях. При этом у предполагаемого покупателя нет никаких обязательств по приобретению товара, на который предоставляется оферта.

Удачная оферта должна включать следующее:

Выражение благодарности за запрос.
Сведения о ценах, скидках и условиях платежа.
Конкретную информацию о том, что включает в себя цена: к примеру, упаковка, транспортировка, страхование.
Обязательства относительно даты доставки.
Выражение надежды на то, что оферта будет акцептована.

Запрос оферты отвечает всем требованиям, предъявляемым к обычному запросу. В нем ясно и четко излагается все, что Вам необходимо; указывается требуемое количество; отмечается, нужна ли доставка.

ПРИМЕР ЗАПРОСА ОФЕРТЫ

Dear Sir,

We will soon be requiring 300 rolls of white wall paper which will retain its white colour after pasting on walls.

Please let us have some samples, including delivery at our works within 4 weeks from receiving our order.

Yours faithfully,

После получения запроса рекомендуется выслать оферту незамедлительно. Ни один пункт запроса не должен остаться без ответа.

ПРИМЕР ОФЕРТЫ

Dear Mr. Keenan,

Thank you for your enquiry of 5 October. As requested we enclose samples of different qualities of paper.

We are pleased to quote as follows:

• AA56 Wall Paper £32 per roll

• SG39 Wall Paper £28 per roll

These prices include delivery at your works.

All these goods are of excellent quality and we guarantee that they will not discolour when pasted.

We can promise delivery within 1 week from receiving your order and hope you will find both samples and prices satisfactory.

Yours sincerely,

В отличие от оферты, смета (estimate) используется для предложений о выполнении определенной работы за установленное вознаграждение и составляется, как правило, на основе спецификации (specification). Так же как и оферта, смета не является юридическим обязательством, то есть при составлении сметы необязательно принимать все имеющиеся в спецификации заказы.

К запросу обычно прилагают спецификацию, в которой дается подробное описание работы и материалов. На ее основе составляется смета подрядчика. Ниже представлен пример оформления подряда на установку центрального отопления.

(1) ЗАПРОС

Dear Sirs,

Please let me have an estimate for installing central heating in my cottage at 1 Margate Road, St Annes-on-Sea. A plan of the cottage is attached showing required positions and sizes of radiators, together with a specification showing further details and materials to be used.

As you will note from the specification, I am interested only in first-class workmanship and in the use of best quality materials. However, cost is, of course, a matter of some importance. Completion of the work is required by 31 August at the latest.

In your reply please include a firm completion date.

Your prompt reply will be appreciated.

Yours faithfully,

(2) СПЕЦИФИКАЦИЯ

SPECIFICATION FOR INSTALLING CENTRAL HEATING AT 1 MARGATE ROAD, ST ANNES-ON-SEA

1. Installation of the latest small-bored central heating, to be carried out with best quality copper piping of 15 mm bore, fitted with ‘Ryajand’ electric pump of fully adequate power and lagged under floor to prevent loss of heat.

2. Existing boiler to be replaced by a Glow-worm No 52 automatic gas fired boiler, rated 15.2 kW and complete gas governor, flame failure safety device and boiler water thermostat.

3. Installation of a clock controller to give automatic operation of the central heating system at predetermined time.

4 Existing hot-water cylinder to be replaced by a calorifier-type cylinder suitable for supplying domestic hot water separately from the central heating system.

5. Seven ‘Dimplex’ or similar flat-type radiators to be fitted under windows of five rooms, and in the hall and kitchen, according to plan enclosed; also a towel rail in the bathroom. Sizes of radiators to be specified in the plan attached to my letter dated 5 July 2012.

6. Each radiator to be separately controlled and painted pale cream with red-lead undercoating.

7. The system to be provided with necessary fall for emptying and to prevent air-locks.

8. Insulation of a roof with 80 mm fiberglass.

J. Harris

(3) СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО К СМЕТЕ

На основе предоставленной в спецификации информации подрядчик рассчитывает стоимость работ и отправляет смету вместе с сопроводительным письмом. В письме должна содержаться следующая информация:

Благодарность за запрос.
Цену, скидки (если возможны) и предполагаемый срок окончания работ.
Пункт, касающийся рыночных цен и корректировки заработной платы, защищающий подрядчика от непредвиденного роста цен и, как следствие, снижения доходов.
Упоминание о ранее выполненных работах аналогичного характера; это даст заказчику ощущение уверенности.
Выражение надежды на то, что смета будет принята.

Dear Mr. Harris,

INSTALLATION OF CENTRAL HEATING AT 1 MARGATE ROAD, ST ANNES-ON-SEA

Thank you for your letter of 5 July enclosing specification for a central heating system.

We should be glad to carry out the work for £2,000 with a 2% discount. We can promise to complete all work by 31 August. Please note that the price is based on present costs of materials and labour. Should these costs rise we should have to add the increased costs to our price.

We have installed many similar heating systems in your area. Our reputation for high class work is well known; if you would like to inspect one of our recent installations before making a firm decision this can be arranged.

We hope you will be satisfied with the price quoted, and look forward to receiving your instructions soon.

Yours sincerely,

При отправлении заказа (order) письмом в нем должны быть отражено следующее:

1) аккуратное и полное описание требуемого товара;

2) каталожные номера;

3) количество;

4) цены;

5) требования доставки (место, дата, способ транспортировки, кто оплачивает перевозку);

6) условия оплаты, согласованные при предварительных переговорах.

Согласно английскому законодательству заказ является лишь предложением заплатить. Соглашение не является правовым обязательством, пока поставщик не примет это предложение. После этого обе стороны юридически обязаны соблюдать соглашение.

После того, как соглашение вступает в силу, покупатель по закону обязывается: принять поставленные товары, если они соответствуют условиям заказа; произвести оплату за товар в момент доставки или в момент, определенный поставщиком; как можно скорее произвести проверку товара (недостаточно быстрый ответ с описанием замеченных дефектов может быть расценен как принятие товара). Поставщик обязывается доставить товар точно в срок, оговоренный в заказе; гарантировать отсутствие дефектов товара. Если товар был доставлен с дефектом, покупатель может потребовать снижения цены, замены товара или отмены заказа. Можно также подать иск об убытках.

ПРИМЕР ЗАКАЗА НА ОСНОВЕ ОФЕРТЫ

Dear Mr. Brooks,

Thank you for your offer of 2 June. Please supply:

50 scaffolding systems, iron, at £130 per item, including delivery.

Delivery is required not later than the end of this month.

Yours sincerely,

ПРИМЕР ЗАКАЗА В ВИДЕ ТАБЛИЦЫ

Dear Sirs,

Please accept our order for the following roof tiles on our usual discount terms of 25%:

Number Title Colour Price

500 Macquaire Ebony £ 70

400 Slimline Mid grey £ 80

We look forward to prompt delivery.

Yours faithfully,

Даже если заказ не может быть выполнен сразу, он должен быть подтвержден незамедлительно. Если товар не может быть поставлен, Вам необходимо написать объяснение с указанием причин и по возможности предложить подходящую замену.

При подтверждении заказа необходимо поблагодарить за заказ, сообщить о том, когда будут доставлены товары, выразить надежду на дальнейшее сотрудничество.

ПРИМЕР ПОДТВЕРЖДЕНИЯ ЗАКАЗА

Dear Mr. Davis,

Thank you for your order number 37 for floor coverings.

As all items were in stock, they will be delivered to you tomorrow by our own transport.

We hope you will find these goods satisfactory and that we may have the pleasure of further orders from you.

Yours sincerely,

При подтверждении первых заказов, то есть заказов от новых клиентов, желательно написать и о наличии других товаров и приложить каталог.

ПРИМЕР ПОДТВЕРЖДЕНИЯ ПЕРВОГО ЗАКАЗА

Dear Mr. Jacobs,

We were very pleased to receive your order of 18 May for steel profiles, and welcome you as our customer.

We confirm supply of the profiles at the prices stated in your letter. Delivery should be made by our own transport next week. We feel confident that you will be satisfied with these goods.

As you may not be aware of the wide range of goods we have, we are enclosing a copy of our catalogue.

We hope that our handling of your order will mark the beginning of a happy working relationship.

Yours sincerely,

Как бы ни были хороши наши намерения и усилия, непременно возникают ситуации, когда нам приходится рассматривать жалобу (complaint) или даже писать таковую. Жалобы пишутся по разным причинам, например:

• Получен не тот товар.

• Плохое обслуживание.

• Неудовлетворительное качество товара.

• Доставка с опозданием.

• Товар с дефектом.

• Цены отличаются от оговоренных.

Если Вы имеете реальный повод для жалобы, то Вы чувствуете злость, но в письме Вы должны сохранять сдержанный тон, поскольку волнующая Вас проблема могла возникнуть и не по вине поставщика. Необходимо принять во внимание следующие рекомендации:

1. Не медлите, так как это может ослабить Вашу позицию и затруднить поставщику поиск причин случившегося.

2. Ограничьтесь в своей жалобе изложением фактов; спросите, что собирается предпринять поставщик в этой ситуации, или сами предложите возможный путь решения проблемы.

4. Не грубите; это может повлечь за собой лишь злость и нежелание поставщика решать возникшую проблему.

При составлении жалобы необходимо указать номер заказа и дату, причины недовольства и меры, которые следует предпринять.

ПРИМЕР ЖАЛОБЫ

Dear Sirs,

On 12 August I ordered 12 tons of galvanized welded wire mesh under my order number FT567.

When it was delivered this morning, I found out that it was non-galvanized welded wire mesh, which usually comes at a lower price. I am returning it for immediate replacement, as I have several customers waiting for it.

We must ask you to attend the matter with utmost urgency.

Yours faithfully,

Большинство поставщиков, разумеется, желают знать, имеются ли у заказчиков причины для жалоб. Лучше иметь представление о возможных поводах для жалоб, нежели терять клиентуру. Такой подход дает возможность изучить, понять и исправить ситуацию. Так можно сохранить репутацию. Кроме того, рассматривая жалобы, поставщик может также найти способ улучшить качество своих товаров или услуг. При общении с недовольными заказчиками помните следующие правила:

1. Говорят, что клиент всегда прав. Но очень часто эта формулировка не соответствует истине, так что разумнее было бы предположить, что клиент может быть прав.

2. Своевременно подтверждайте получение жалобы. Если у Вас нет возможности дать исчерпывающий ответ, сообщите, что дело рассматривается, и полный ответ будет прислан позднее.

3. Если жалоба не имеет оснований, укажите на это по возможности вежливо и таким образом, чтобы не оскорбить заказчика.

4. Если Вы виновны, с готовностью признайте это, выразите сожаление и пообещайте исправить ситуацию.

5. Поблагодарите заказчика за предоставленную информацию.

Ответ на жалобу содержит следующие пункты:

Выражение сожаления.
Описание того, каким образом была допущена ошибка.
Сообщение о принятых мерах.
Заключительное извинение.

ПРИМЕР ОТВЕТА НА ЖАЛОБУ

Dear Mr. Ramsay,

I was sorry to learn from your letter of 28 August that a mistake occurred in dealing with your order.

This mistake is entirely our own and we apologize for the inconvenience it is causing you. This occurred because of staff shortage during this unusually busy season.

12 tons of the correct title has been dispatched today.

We apologize again for this mistake.

Yours sincerely,

УПРАЖНЕНИЯ

№1

Определите, к какому виду делового письма относятся следующие отрывки:

A. We would be grateful if you could send a replacement for the damaged items. We must ask you to attend to the matter with the utmost urgency as this delay is causing us great inconvenience.

B. Could you please send details of your pyramidal models as well as your current catalogue showing prices and colour ranges if possible?

C. Quantity Name Model Colour Price

50 Duo B.476 Pink £67.95

70 Paris C.932 Green £88.75

D. Thank you for your order no.78 dated 6^th December. As all items are in stock, they will be delivered to you in 3 days.

E. We regret the inconvenience this has caused you. Upon investigation, we have ascertained that the consignment was packed in the usual manner, which in our experience is more than adequate for a journey of the kind undertaken.

F. We should be glad to carry out the work for £3,000 with a 5% discount. We can promise to complete the work by 14^th September.

G. Thank you for your letter enquiring about ceramic granite. I am pleased to enclose our latest catalogue.

G. We are able to offer a 5% discount for all orders exceeding £2,000. We can promise delivery within 3 weeks from receiving your firm order.

№2

Соедините начало каждой фразы с ее концом.

1. Please find enclosed...

2. We regret to inform you that...

3. We look forward to...

4. We acknowledge receipt of...

5. Delivery will be….

6. Please accept our sincere apologies...

7. I am writing...

8. Should you require any further information...

9. We would be grateful if you could...

10. We would be very interested in receiving...

a) your order will be one week late.

b) your order dated 17th January.

c) please do not hesitate to contact us.

d) some samples of your products.

e) to enquire about your range of concrete additives.

f) send us an estimate for insulating our attic.

g) for the inconvenience you have been caused.

h) a copy of our brochure and a price list.

i) doing business with you in the near future.

j) made within two months.

Приложение III

№3

Вставьте пропущенные слова, выбрав их из списка, представленного ниже.

1. While__________your factory, __________very impressed with your manufacturing procedures. ________be interested to know___you produce smaller sizes of model no.27. I would like to_____500 pieces___this model.

2. We are wholesalers in building materials, and we________some information___the types of tiles you produce. Could you_______send us your latest__________as well as a selection of _______.

3. ___________for your offer____6^th November. We are pleased__________an order for the following items. Please__________that you can supply the goods____the end of the moth.

4. We____________to inform you that our order no.67 has not arrived. This ________is causing us great _____________as we have a very tight construction schedule.

5. With__________to your enquiry of 25^th January, we have pleasure___enclosing our current price list___the goods specified. Please let__have your order as soon as_________.

6. We can allow a 3%___________on all orders____________£100. Prices are subject to__________without notice.

7. We____________to acknowledge your order no.527 of 7^th May. _________will be made by 1^st June as requested.

order

catalogue

delay

delivery

samples

reference

discount

inconvenience

please

possible

visiting

are pleased

exceeding

change

regret

to place

require

confirm

Thank you

I was

I shall

if

us

by

of (2)

about

in

for

№4

Соотнесите каждое неофициальное выражение с его официальным эквивалентом, используемым в деловых письмах.

Sorry for the delay.

Sorry about the mistake.

I’m sorry, but it’s not possible.

soon

Can you…?

Just call the office.

Want to meet you soon.

We need an estimate for…

Let me know when you get everything you ordered.

Could you find out what is going on?

Send us your samples.

I hope to hear from you.

We will give you a 5% discount.

Here is a copy of…

I must tell you again…

If you want to know more…

I hope you’ll like it.

I want to meet you.

I’m writing to ask about your stuff for building.

As you asked, we will send the goods by air.

I would be grateful if you could…

I look forward to meeting you as soon as possible.

Should you be interested in taking the matter further…

We apologize for the delay.

As agreed, the consignment will be transported by air.

in the near future

Please find enclosed a copy of…

Could you please give this matter your immediate attention?

Please do not hesitate to contact us.

Please accept our apologies for any inconvenience this may have caused.

Please acknowledge receipt of the items ordered.

I am writing with reference to your range of construction equipment.

I hope you will be satisfied with it.

I would be grateful if you could send us some samples.

We regret to inform you that we are unable to…

I would like to remind you…

We would be pleased to offer you a 5% discount.

Would you kindly provide an estimate for…

I would like to make an appointment.

I look forward to hearing from you.

№5

Поставьте слова каждой фразы в правильном порядке.

1) to delivery am I confirm writing.

2) enclosed find please.

3) apologize this we mistake for.

4) samples let some please us have.

5) of your 12^th you letter thank for April.

6) order pleased your we acknowledge are to.

7) hesitate us to contact do please not.

8) to catalogue am send I latest you pleased our.

9) satisfied with hope will price you be the we.

10) grateful could we replacement be you a send if would.

Приложение I – 5.3

№6

Напишите деловые письма на предложенные темы:

1. Стандартный запрос

Вы выпускаете бетон. У Ваших конкурентов Вы увидели улучшенную продукцию. Считаете, что улучшение качества бетона увеличит спрос. Сделайте запрос о новых добавках для бетона.

2. Ответ на запрос

Вы выпускаете добавки для бетона. К вам обратились с запросом о самых новых вариантах. Порекомендуйте конкретные образцы, предложите проверить их. Скажите о том, что прикладываете прайс-лист.

3. Запрос на показ товара

Вы занимаетесь продажей облицовочного кирпича. Хотите заказать большую партию товара для компании, занимающейся строительством стадиона. Перед оформлением заказа хотите, чтобы Вам предоставили часть товара на пробу, что позволит посмотреть его в действии и оценить его качество.

4. Заказ

Закажите фасадные панели для облицовки коттеджа. Напомните, что у Вас есть скидка 20%. Попросите доставить не позднее, чем через 2 недели.

5. Подтверждение заказа

Вам заказали фасадные панели для облицовки коттеджа. Попросили скидку 20%. Напишите подтверждение заказа. Согласитесь на скидку. Заверьте покупателя в том, что он будет доволен качеством товара. Сообщите о наличии совершенно новых высококачественных фасадов, которые можно будет заказать при строительстве следующего коттеджа. Обещайте доставить товар через 2 недели. Выразите надежду на дальнейшее сотрудничество.

6. Запрос оферты

Напишите запрос оферты на краску. У производителя появилась новая серия красок. Хотите заказать 100 л. синей краски и 200 л. белой. Кроме того, хотите заказать 50 л. зелёной краски предыдущей серии. Интересуетесь, могут ли Вам предоставить скидку, так как Вы уже давно сотрудничаете. Спрашиваете об условиях и датах поставки.

7. Оферта

У Вас заказывают краску. У Вас появилась новая серия красок. Хотят заказать 100 л. синей краски и 200 л. белой. Кроме того, хотят заказать 50 л. зелёной краски предыдущей серии. Интересуются, можете ли Вы предоставить скидку, так как уже давно сотрудничаете. Укажите цены товаров, условия и дату поставки, условия оплаты. Предложите скидку, если они закажут не менее 200 л. каждого наименования.

8. Жалоба

Вы заказали гипсокартон толщиной 15 мм. Вам привезли гипсокартон толщиной 9 мм на 5 дней позже срока, указанного в договоре. Попросите заменить его, а также потребуйте денежную компенсацию, объяснив, что данная ситуация задерживает строительные работы.

Приложение III

ГЛАВА 6