Билет № 7.32 Управление контрактами ( К ) и обеспечением проекта как одна из функций РМ: приложение к контракту, контроль исполнения приложения, закрытие контракта

Основные этапы закрытия кон тракта:

• Проверка финансовой отчетности; • Паспортизация;

• Выявление невыполненных обязательств; • Завершение невыполненных обязательств;

• Гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.
Проверка финансовой отчетности относится к отчетности за­казчика и подрядчика.

Проверка финансовой отчетности заказчика включает: Проверка финансовой отчетности заказчика включает:

• Проверку полноты выписки фактуры на весь объем завершенных работ;

• Согласование полученных платежей с представленным

• Согласование полученных платежей с представленными счетами-фактурами;

• Проверку наличия документации по изменениям;

• Контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком.

Проверка финансовой отчетности исполнителя включает

• Проверку платежей поставщикам и субподрядчикам;

• Соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков;

• Поиск просроченных платежей поставщику;

• Подтверждение соответствующих удержаний.

Результаты такой проверки позволяют получить данные для под-готовки окончательных финансовых отчетов по проекту.

Паспортизация - один из важных элементов организации закрытия контракта. Для ее проведения необходимо представить соответствующую документацию. Например, документацию, характеризующую технические условия используемого сырья и материалов. Это могут быть сертификаты, так как ими аттестуется продукция. Вся документация передается заказчику для регистрации. При правильном управлении проектом вопросы паспортизации решаются своевременно, а не только на этапе закрытия контракта.

Невыполненные обязательства должны быть завершены пол­ностью на этапе закрытия контракта. Руководитель проекта должен стараться решить все спорные вопросы путем переговоров. Может быть принято решение о том, что некоторые элементы проекта не будут выполнены при закрытии контракта. Окончательное решение о выполнении невыполненных обязательств остается за заказчи­ком. Объемы работ, определенные в начале проекта, могут оказаться ненужными в связи с изменениями контракта. Какие-то работы уже завершены, но остались невыполненными из-за мелких недоделок. Выявление невыполненных обязательств должно осуществляться постоянно в течение всего времени выполнения контракта, и они должны устраняться своевременно, а не на этапе закрытия контракта, чтобы избежать излишних затрат и нерационального использования ресурсов.

В результате проверки устанавливаются:

• Объемы работ, не требующих дополнительных усилий и гото­вых к закрытию;

• Объемы работ, требующих завершения для выполнения дого­ворных обязательств.

В то же время руководитель проекта запрашивает у заказчика перечень расхождений и недостатков, которые, по его мнению, должны быть устранены до приемки работ. Этот перечень проверяется с точки зрения соответствия договорным обязательствам. На этапе завершения невыполненных обязательств предпринимаются усилия для исправления брака и устранения недоделок. Однако эти усилия могут быть слишком дорогостоящими и длительными. В этом случае руководитель проекта должен урегулировать проблемы с заказчиком путем уступок с его стороны в отношении некоторых требований или путем уплаты штрафа. В контрактах предусматриваются штрафы за невыполнение определенных обязательств, Если работа своевременно не выполнена, то в этом случае рассматривается вопрос об изменении контракта. Ведение переговоров с целью изменения условий контракта производится до его закрытия и окончательных платежей. Все изменения в контракте утверждаются заказчиком. До его утверждения никакие дополнительные работы не выполняются. Информацию о выполнении всех работ контрактам руководитель проекта передает комиссии, принимающий объект.

Закрытие контракта должно сопровождаться завершением расчетов по нему — то есть, выпиской счета для осуществления окончательного платежа.

Оплата подрядных работ при сдаче объекта в эксплуатацию за­висит от качества выполнения СМР. Перед началом строительства подрядчик может вносить "гаран­тийный резерв" на подтверждение качества. Если в процессе сдачи объекта в эксплуатацию обнаружены дефекты, оплата выполненных подрядных работ производится за вычетом "гарантийного резерва". Этот резерв возвращается подрядчику при отсутствии строитель­ных дефектов. Несмотря на наличие "гарантийного ре­зерва" затраты, связанные с исправлением дефектов, могут быть весьма существенными. В ряде стран эти затраты достигают 1-1.5% от годового объема инвестиций. Как показывает анализ некачественного выполнения строитель­ных работ, чаще всего это происходит из-за ошибок в действиях руководителей, отвечающих за качество работ), реже — это результат ошибок в проектах, а также некачественных материалов и конструкций. Кроме того, в случае выявления дефектов и недоделок при экс­плуатации в течение обусловленного контрактом гарантийного сро­ка, заказчик может производить вычеты с подрядчика на их устранение или подрядчик устраняет дефекты за свой счет. Как правило, в контрактах предусматриваются штрафные сан­кции за нарушение сроков строительства. Если объект не закончен к установленному времени, заказчик предъявляет подрядчику требование об уплате неустойки. Специально оговоренные условия позволяют заказчику предъявить подрядчику счет на ликвидацию ущерба за каждый день просрочки строительства. Сумма ущерба заранее указывается в условиях контракта. В контракте также устанавливается и размер премий за досрочный ввод объекта в эксплуатацию. При завершении проекта осуществляется подготовка итогов отчета, в котором описаны все проблемы строительства, пуск наладки и организации эксплуатации. Этот отчет отражает опыт реализации проекта и используется для последующих проектов