Уявлення про вербальної комунікації як спілкування людей у процесі їх спільної діяльності мають на увазі дві форми спілкування - усну та письмову. Письмова комунікація є досить поширеним видом мовленнєвої діяльності.
Навчаючись письмовій промови, необхідно в першу чергу розвивати її психофізіологічні механізми. Ці механізми базуються на механізмах говоріння, яке з'явилося набагато раніше листи. Графічні образи, перетворюючись у внутрішній промови, сприяють створенню звукових образів. Оскільки швидкість говоріння набагато більше швидкості письма, у комунікатора є можливість при написанні промовляти у внутрішній промови інформацію і висловлювати її в більш точних мовних формах.
Письмове вираження думок потребує розвитку таких механізмів породження текстів:
o вибір слів, необхідних для створення тексту певної тематичної спрямованості;
o розподіл предметних ознак у групі речень;
o виділення предиката як стрижневої частини в смисловій організації пропозиції;
o організація зв'язку між реченнями.
Багато вчені-методисти (С. Л. Рубінштейн, В. А. Артемов, Н. В. Жинкин, В. А. Зимова та ін) підкреслюють, що основною діючою силою при складанні письмового тексту є сто випередження - розуміння автором тексту того, що буде написано, ще до самого моменту написання. В результаті реалізації дії механізму запобігання з'являється певний текст, що володіє наступними змістовними і формальними якостями:
o текст складається з речень;
o мовні моделі, службовці для побудови тексту, наповнені мовним матеріалом у відповідності з нормами його вживання (лексичними, орфографічними, граматичними);
o текст містить мовні кліше, формули, звороти, типові для тієї чи іншої форми письмової комунікації;
o виклад інформації розгортається послідовно, логічно;
o у тексті є (при необхідності) або надмірна, або стисла інформація як на формальному, так і на змістовому рівні;
o виклад інформації характеризується точністю, виразністю, доступністю для адресата (читача).
Уміння ефективно користуватися письмовим мовленням є ключем до успіху в будь-якій сфері бізнесу. Погано складені ділові документи в кращому випадку, можуть залишитися непоміченими, а в гіршому - привести до серйозного конфлікту з начальником, діловим партнером або клієнтом.
Письмові комунікації, як правило, використовують при необхідності:
o зберегти запис повідомлення;
o передати важливу або офіційну інформацію;
o забезпечити письмове підстава для обговорення або докази;
o відправити одне і те ж повідомлення кільком людям;
o з'ясувати складне питання.
Функції письмових повідомлень:
o документальне фіксування інформації;
o відбір і подання інформації;
o передача інформації на відстань;
o накопичення і зберігання інформації як документального докази (зокрема, може служити свідченням в судочинстві);
o облік (з реквізитами, що дозволяють ідентифікувати інформацію);
o планування (при веденні складних і трудомістких справ).
Переваги письмових повідомлень порівняно з іншими видами комунікацій:
o фіксування інформації, на яку можна згодом послатися;
o можливість одне і те ж відправити повідомлення одночасно багатьом людям;
o здійснення планування, відбір і правильне оформлення думок;
o передача офіційної інформації;
o передача конфіденційної інформації;
o можливість чітко сформулювати, узгодити та оформити умови договірних відносин;
o засіб для підтримки ділових та особистих взаємовідносин;
o забезпечення постійного інформаційного сліду" повідомлення, так як письмові повідомлення можуть зберігатися одержувачем і переглядатися по мірі необхідності.
Недоліки письмових комунікацій:
o односпрямованість;
o збільшення часу па підготовку повідомлення;
o збільшення собівартості витрат на папір, дизайн, ксерокопіювання або друкарські роботи, послуги поштової розсилки тощо;
o затримка часу між відправленням і отриманням;
o неможливість виправити текст письмового повідомлення.
