Инструменты сбора информации

Методами управленческого аудита являются стандартные проце­дуры экспертного консультирования:

• установочные и экспертные интервью;

• анализ документов;

• сбор данных;

• формализованное описание процедур;

• построение схем и моделирование бизнес-процессов и ключе­вых функций.

Данные методы базируются на технологии структурного анализа и проектирования (Structured Analysis and Design Techniques — SADT)[41].

В ходе управленческого аудита используются следующие инстру­менты сбора информации.

Наблюдения. Посещение служебных помещений, наблюдение людей в работе и изучение их взглядов, проблем и предложений да­ют наиболее важную для управленческого аудита информацию, как организация работает на практике, как она живе т, каково се развитие и каковы в ней человеческие взаимоотношения. Наблюдают за про­цедурами, операциями, процессами и характером социализации (коллективного общения). Например, наблюдение за собраниями ра­ботников позволяет выявлять групповые процессы и формы поведе­ния. К методам активного (прямого) наблюдения относятся: фото­графия рабочего дня, хронометраж, метод моментных наблюдений, самофотография и др.

• Специальные записи ведутся по просьбе аудитора в течение оп­ределенного времени в соответствии с его требованиями.

• Специальные отчеты делаются по просьбе аудитора отдельны­ми отобранными им специалистами по определенным аспектам про­блемы, включая их видение ее решения.

• Беседа (интервью). При управленческом аудите беседа — наи­более применяемый инструмент сбора информации. Интервьюиро­вание применяется для получения информации, необходимой при анализе рабочего процесса, выяснении суждений работников по определенным вопросам. В ходе беседы каждый последующий факт дополняет, исправляет или опровергает предыдущие, раскрывает по­бочные явления и неожиданные взаимосвязи, влияния или ограниче- ния. Беседой можно управлять. При этом гибкость, присущая живой беседе, при достаточной квалификации интервьюера, определяет по­лезность интервью, как вида ауди торского обследования. Однако вы­сокая стоимость использования из-за больших за трат времени, опре­деляющая узкий охват исследуемой совокупности, и кажущаяся субъективность интервьюирования, а также неточность информации при наличии заинтересованности в исследуемом вопросе у опраши­ваемого, ограничивают масштабы применения интервьюирования и требуют при планировании сбора информации определить, какие факты следует получить в ходе бесед, от кого, когда, где и как.

• Вопросники (использование анкет) позволяют получить огра­ниченное количество фактов от большого числа лиц или от людей, находящихся на большом расстоянии друг от друга. Анкетирование требует четкого определения исследуемой темы и формулировки простых, точных, недвусмысленных вопросов. Желательно получать ответы «да» или «нет» или числовое значение. Применение вопрос­ников и обзоров — разновидность интервьюирования. Их исполь­зование объясняется относительной дешевизной по сравнению с личной беседой (интервью), а также более широким охватом опра­шиваемых. Вопросник может служить подготовительной стадией к личному интервью. Если мероприятия по использованию опреде­ленного вида опроса осуществляются периодически и в сопостави­мом виде, существует возможность исследования динамики состоя­ния организации.

• Встречи для сбора данных предполагают организацию аудито­ром специальных обсуждений, цель которых получение информации по рассматриваемой проблеме.

• Обзоры отношений служащих. При выполнении некоторых за­даний, например, при необходимости изменений условий работы и занятости, могут использоваться исследования отношений служа­щих, дающих информацию, как люди относятся к существующему положению дел и как могут отреагировать на возможные изменения.

• Оценки служащих. Аудитор может использовать оценки клиен­та относительно:

• фактов, знакомых клиенту;

• аспектов текущей ситуации, изучение которых не требует боль­шой точности;

• аспектов текущей ситуации, изучение которых посредством на­блюдения и измерения дорогостоящи, а вероятность недостоверной оценки незначительна.

Использование оценок служащих требует их проверки и внима­ния к возможной погрешности. Суждения персонала будут достовер­нее, если они не имеют прямого отношения к изучаемому вопросу. В целом оценки проверяют на достоверность на основе опыта (изве­стные величины объема, количества или стоимости за недавний пе­риод времени) и путем сопоставления с информацией об идентич­ных событиях.

• Аудиторский эксперимент применяется для получения инфор­мации о последствиях того или иного управленческого воздействия, приводящего к изменениям состояния системы ситуационных усло­вий. При проведении аудиторского эксперимента существует про­блема обеспечения его «чистоты», что особенно тяжело сделать в сфере управления персоналом. Так, чистота эксперимента может быть нарушена изменением рабочего окружения персонала и даже разговорами между участвующими в эксперименте и не участвующи­ми (примером может быть Хоторнский эксперимент). Возможность осуществления аудиторского эксперимента идеальная ситуация, позволяющая произвести сравнение экспериментальной и контроль­ной совокупностей при формировании рекомендаций аудитора о требующихся изменениях. Реализация возможностей аудиторского эксперимента может повлечь побочные эффекты. Так, осуществле­ние эксперимента может привести к неудовлетворенности персона­ла, не ставшего его участником. В то же время у участников экспери­мента может сложиться чувство, что ими манипулируют.