Дополнительные действия со справочниками

 

Утверждение записи

В отличие от карточек документов и папок, карточки записи справочников можно сохранять неутвержденными. Запись автоматически сохраняется неутвержденной, если одно или несколько обязательных полей не заполнено. Неутвержденные записи в списке имеют значение «?» в поле «S», утвержденные имеют значение «+». Неутвержденные записи нельзя выбрать в поле типа «справочник» и они не попадают в отчеты.

 

Просмотр истории работы с записью

История работы с записью:

• главное меню Файл/История;

• контекстное меню История.

 

В истории работы с записью отражаются сведения о том, когда, кем и на каком сервере (если их в организации несколько) была создана или изменена запись.

 

Пересылка записи вложением в задачу

Для отправки записи вложением в задачу нужно воспользоваться одним из способов:

• главное меню Файя/Отправипгъ/Вможеншм в задачу;

• контекстное меню Отправить/Вложением в задачу.

При этом будет создана задача, темой которой будет <Имя справочника>:<Наименование записи>, и в которую будет вложена данная запись.

 

 

Навигация

Навигация позволяет быстро перемещаться между связанными объектами. Например, можно от города перейти к списку организаций, расположенных в этом городе. Переход по навигации:

• пункт главного меню Фаш/Анапиз/Навигация в справочники',

• контекстное меню Навигация в справочники.

В результате откроется подменю, в котором можно выбрать один из связанных справочников. После выбора справочника будет выдано окно справочника в режиме списка, в котором покажутся только записи, в которых используется данная запись.

 

Экспорт в Microsoft Excel

Данные списка в том виде, как они настроены (с учетом фильтра, сортировки, порядка и состава колонок), можно перенести в Microsoft Excel.

Для выполнения действия необходимо в главном меню выбрать пункт Сервис/Экспорт в Microsoft Excel.

Отчеты

Интегрированные отчеты

ИНТЕГРИРОВАННЫЕ ОТЧЕТЫ - отчеты, «привязанные» к конкретному справочнику. Например, отчет «Наклейка для конверта» в справочнике Организации. В каждом справочнике свой набор отчетов.

Интегрированные отчеты формируются по данным текущего справочника.

Открытие списка интегрированных отчетов:

• главное меню Сервис/Отчеты;

• клавиша <F8>;

• панель инструментов

• кнопка Печать в карточке записи справочника (есть не во всех справочниках).

Аналитические отчеты

АНАЛИТИЧЕСКИЕ ОТЧЕТЫ - отчеты, не привязанные к какому-то конкретному справочнику. Они формируют сводную информацию по всей системе.

Вызов аналитического отчета: запуск компоненты Отчеты.

 

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА

 

1. В справочнике Организации сделать видимыми только колонки Наименование, Насел, пункт, Почтовый адрес и Телефоны. Изменить ширину колонок таким образом, чтобы информация по организациям целиком помещалась на экране.

2. Найти в списке организаций «Мобил-Авто».

3. Сгруппировать организации по городам.

4. Настроить фильтр «Без телефона» для просмотра организаций, у которых отсутствуют сведения о телефонах.

5. Настроить фильтр «Все АО» для отображения организаций, в названии которых встречается «АО».

6. Добавить новую организацию под своим именем, например, Иванов ИП, заполнить реквизиты организации произвольным образом.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПРОВЕРКИ

 

1. Как из справочника Организации открыть список РКК по одной конкретной организации?

2. Вы создаете фильтр в справочнике Организации так, чтобы отображались только те организации, у которых в наименовании есть «ОАО». Что необходимо предпринять?

3. В справочнике Организации Вам нужно найти все организации, в названии которых присутствует «Удм» или «Удмуртия». Вы нажали F4. Что набрать для корректного поиска?

4. Вы находитесь в справочнике Организации и набираете на клавиатуре первые буквы названия организации, с которой раньше уже работали, но она не находится. Какова наиболее вероятная причина?

5. Вы обнаружили, что в одну из записей справочника были внесены неправильные изменения. Как узнать, кто изменял запись?

6. Что делать, если другой пользователь говорит, что добавил новую организацию, а Вы ее не находите в справочнике Организации?

7. Как отмечаются обязательные реквизиты в карточках справочников?

8. Что понимается под терминами поле, запись, текущая запись?

9. Какой горячей клавишей вызывается окно диалога для произвольного поиска по списку?

10.По какому полю осуществляется поиск?

11.Как внести в справочник новую запись?

12.Сколько записей в настоящий момент в справочнике Организации?

13.Что означает значение «?» в поле 5?

14.Вам необходимо обзвонить организации, расположенные в Москве. Вы открыли справочник Организации, отобразили на экране колонки "Название", "Населенный пункт", "Телефоны". Какие существуют настройки списка записей справочника, чтобы не искать организации из Москвы по
всему справочнику?

15.Вы открыли справочник Организации и обнаружили, что Вам видны не все записи справочника. Укажите возможные причины этого.

16.К каким типам полей могут применяться все без исключения итоговые функции?

17.Как можно временно отключить текущий фильтр?