Обследование существующей системы

Обследованию подвергаются:

- характер деятельности организации (определяются сфера деятельности организации, ее характер, цели и результаты функционирования, а также выполняемые функции управления, ранжируются по приоритету и с учетом их взаимосвязи);

- организационная и функциональная структуры организации;

- документы, массивы и потоки данных;

- используемые средства обработки информации;

- затраты на функционирование системы.

Организационная структура представляет подразделения организации с учетом их подчиненности. Если в качестве объекта автоматизации выступает какое-либо одно подразделение организации, определяется должностная структура подразделения. Изучение должностной структуры дает возможность понять содержание используемых процедур управления, смысл некоторых документов, суть отношений между сотрудниками. В результате изучения определяется функциональная структура организации, функциональные обязанности лиц, имеющих отношение к разрабатываемой задаче. На этом этапе изучения следует помнить, что конкретная задача управления реализуется определенным набором функций, хотя часто встречается взаимозаменяемость этих понятий: задача - функция.

При изучении обязанностей должностных лиц, имеющих непосредственное отношение к анализируемой задаче, особенно тщательно изучается круг их функциональных обязанностей, характер выполняемых ими работ и сроки выполнения. Изучение функциональных обязанностей каждого должностного лица должно быть направлено на выявление их перегрузки, а также основных недостатков существующей организационной структуры.

Таким образом, в результате функционального анализа по каждому подразделению и должностному лицу определяется:

- перечень задач (функций) управления;

- содержание задачи управления (перечень реализующих данную задачу функций (операций));

- периодичность выполнения задач и функций управления;

- количество работников, участвующих в реализации задачи, их образование, должность, время, необходимое для выполнения функций;

- наличие и содержание формальных методов решения задач;

- технические средства, применяемые для выполнения функций.

Документы и массивы. Обследование информационной составляющей предполагает:

- уточнение применяемой терминологии с целью обеспечения взаимопонимания персонала разработчика и заказчика;

- выявление используемых в организации внешних и внутренних документов, составление схемы документооборота;

- анализ массивов информации;

- определение информационных связей организации и ее подразделений.

Документы, которые предназначены для сбора и регистрации данных, называются входными (регистрационными, учетными) документами.

Документы, вырабатываемые в результате обработки данных, называются выходными (результирующими) документами.

Документы, предназначенные для использования внутри организации, называются внутренними документами. Документы, поступающие или направляемые вне организации, называются внешними документами.

Прежде чем приступить к изучению каждого документа, следует составить список всех документов разрабатываемой задачи. Существование каждого документа должно быть обосновано, поскольку часто выясняется, что некоторые документы, хотя и существуют, но не используются. Должны быть выявлены причины, по которым эти документы не используются, происходят перегрузка должностного лица, задержка в поступлении документов.

Массивы информации, подлежащие исследованию, могут быть или ручными или машинными. При изучении массивов необходимо собрать информацию о наименовании, носителе, месте нахождения, структуре записи, длине записи, числе записей, процедурах ведения массивов, способах использования массивов, процедурах защиты массивов.

Следует обратить внимание на ручные массивы информации, которые ведутся не по стандартным формам, а в тетрадях, личных записных книжках.

Используемые средства обработки информации. В этих исследованиях определяют:

- ручные процедуры, выполняемые при обработке данных;

- средства, с помощью которых выполняются процедуры;

- скорость выполнения процедур.

Для каждого из используемых средств следует зафиксировать следующие сведения: тип средства, цена и дата приобретения, срок амортизационного отчисления, расходы на содержание, ежегодная продолжительность использования. Эти сведения могут использоваться для определения экономических показателей.