1. Штамп судна или компании обычно напечатан типографским способом. Он может содержать наименование судна, пароходства, компании и ее адрес, род деятельности, телеграфный адрес, телекс, телефоны.
2. Дата может обозначаться различными способами. Наиболее распространенный способ обозначения даты в заголовке письма: November 17. 1993. или November 17th, 1993, или Nov. 17, 1993.
Число отделяется от года запятой, точка после обозначения года не обязательна. Такая дата читается; November the seventeenth nineteen
eighty-nine. Этот способ обозначения даты распространен в США, Канаде, Японии.
Другой способ обозначения даты в заголовке:
17th November 1993
17 November 1993
17 Nov., 1993.
Месяц отделяется от года запятой. Если месяц пишется сокращенно, то после него ставится точка, а затем запятая. Такая дата читается: The seventeenth of November, nineteen eighty-nine.
Этот способ предпочитается в Англии и других Европейских странах.
В этих способах даты являются порядковыми числительными с соответствующими окончаниями:
1st, 2nd, 3rd, 4th, 5th, 21st, 22nd, 23rd, 24th. Вместо названия месяца могут быть слова: instant (inst.) текущего месяца, ultimo (uIt.) прошлого месяца, proximo (рг-ох.) следующего месяца.
В настоящее время в документах часто применяется цифровое обозначение даты: 17/11/93 (день, месяц, две последние цифры года). Однако в США, Канаде, Японии и некоторых других странах цифровые даты обозначаются в другом порядке: вначале пишется месяц, затем день и год: 11/17/93 или год, месяц и день: 93/11/17.
Даты со временем пишут так:
11/17/93 0645 HRS или 93/11/17 0645 HRS (17-го ноября 1993 года в 06 часов 45 минут).
С учетом вышеизложенного следует остерегаться путаницы дат.
3. Наименование или имя и адрес получателя письма (адресата). Если в наименовании получателя имеются собственные имена, то перед наименованием такой фирмы ставится слово Messrs. (mesez), являющееся сокращением французского слова Messieurs. После слова Messrs, ставится точка. Например; Messrs. Watson & Co., Ship Agents.
Перед названием организаций и фирм, не содержащих собственных имен, слово Messrs, не пишется, а ставятся предлог "to" и определенный артикль "the". Например: То the Harbour Master.
Когда письмо адресуется отдельному лицу-мужчине, то перед его фамилией ставится слово Mr. (сокращение слова Mister - господин). В конце слова Mr. обязательно ставится точка. Перед фамилией лица следует указать его имя или инициалы.
При адресовании писем замужним женщинам употребляется слово Mrs, (Misiz) - госпожа, после которого следует имя (или первая буква имени с точкой) и фамилия.
При адресовании писем к незамужней женщине употребляется слово Miss с именем и фамилией.
В английском языке имена или инициалы никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.
Слова Mr., Mrs. никогда полностью не пишутся и без фамилии и имени не употребляются.
В адресе сначала на отдельной строке пишется наименование организации или имя (инициалы) и фамилий адресата, ниже, на следующей строке, номер дома и название или номер улицы - затем, номер комнаты (room) или номер блока (анфилады) комнат (suite), ниже, на следующей строке, номер дома и название или номер улицы, затем, на следующей строке. название города, штата (графства, провинции) и номер почтового района.
Если письмо идет за границу, ниже указывается страна. Слова Street, Place, Avenue и т. п. пишутся с прописной буквы.
После наименования организации или фамилии ставится запятая. Запятая также ставится после названия улицы и перед обозначением штата (почтового отделения). Между номером дома и названием улицы (площади, квартала) запятая не обязательна. Например:
William, Dimond & Со. Universal Shipping
50, California Street, Agencies, Inc.,
Suite 660. 2201, Market Street,
San Francisco, Room 605,
California 94111, Galveston, USA
Texas 77550, USA
4. Указание на лицо, которое, по желанию отправителя, должно прочесть данное письмо, или отдел учреждения (фирмы), в который следует направить письмо, должно делаться через 1-2 строки ниже адреса: Attn: Mr., или For the attention of Mr., или Attention of Mr., или Attention: Liner Department, (Claim Division).
После слова Attention ставится двоеточие. если после него нет предлога of.
5. Вступительное обращение Dear Sirs либо, при обращении к одному лицу Dear Si г или Si r является официальной формой вежливого обращения. Dear Madam к женщинам и девушкам.
После обращения Dear Sirs, Dear Sir (Dear Madam) всегда ставится запятая. В США принято писать вступительное обращение Gentlemen: и ставить после него двоеточие. (Но не пишется Dear Gentleman).
При обращении к капитану судна принято обращение Dear Si r: после которого ставится двоеточие, или Dear Captain, после которого ставится запятая.
Вступительное обращение не пишется в текстах деклараций, актов, заявлений, сертификатов и т. п.
В неофициальных письмах или письмах, адресуемых хорошо знакомым лицам, вступительное обращение Sir, Madam заменяется фамилией адресата с предшествующим Mr. - для мужчин, Mrs. - для женщин, Miss - для незамужних женщин. Допускается добавление перед фамилией имени или первой буквы имени с точкой.
Уважаемый мистер Уайт - Dear Mr. White.
Уважаемая миссис Браун- Dear Mrs. Brown.
Уважаемая мисс Джоунз - Dear Miss Jones.
6. Указание на содержание письма помещают между вступительным обращением и текстом письма. Указание на содержание письма выделяют для того, чтобы легче и быстрее при разборке почты адресатом направить письмо в соответствующий отдел. Например:
Каc: Вашей претензии по недостаче на т/х...
Re: Your claim for the shortage m/v...
Содержание: Претензия по недостаче на т/х...
Sub: Claim for shortage m/v...
После слов Re: и Sub: всегда ставится двоеточие.
стр. 9
7. Основной текст письма пишется в виде отдельных абзацев, связанных между собой логической последовательностью. Каждый абзац начинается с прописной буквы с отступом от края строки 5 знаков, однако иностранцы очень часто начинают абзацы из-под запятой или двоеточия вступительного обращения Dear Sirs, или Gentlemen:. Второй и все последующие абзацы должны начинаться строго под первым.
В деловых письмах следует писать с большой буквы;
а) имена, фамилии, названия фирм или организаций, названия отделов, за исключением предлогов, артиклей и союзов: The Black Sea Shipping Co., Odessa, Ukraine;
б) существительные и прилагательные, обозначающие государственную и национальную принадлежность: Russian, French;
в) названия республик, штатов, городов, дорог, причалов, районов, зданий, гостиниц, этажей, квартир, комнат:
Universal Shipping Agencies, Inc.,
10202 East Freeway, Suite 210.
Houston, Texas 77029,
U.S.A;
г) все слова, обозначающие занимаемые должности: Master, Captain, Chief Mate, President;
д) названия месяцев и дней недели, в том числе сокращенные: March, Monday, Tu., Sa;
e) названия грузов, товаров, торговых марок и некоторых грузовых документов:
Wheat, Coal, Bill of Lading, Cargo Plan;
ж) сокращения Mr.. Mrs., Messrs., а также слова вступительных обращений Dear Sirs, Gentlemen:
Dear Madam и т. п.;
з) первое слово в заключительном приветствии: Yours faithfully, Yours truly.
8. Заключительное приветствие.
Обычное заключительное приветствие делового письма:
Официальное
С уважением - Yours faithfully/Faithfully yours,
Менее официальное
Преданный Вам Yours truly/Yours very truly/Truly yours.
Неофициальное
Искренне Ваш - Yours sincerely/Yours very sincerely.
Американские варианты заключительного приветствия:
Строго официальное
С уважением - Respectfully/Yours respectfully, Respectfully yours/Very respectfully.
Официальное
Преданный Вам - Yours truly/Yours very truly, Very truly yours.
Менее официальное
Искренне Ваш - Sincerely/Very Sincerely, Yours Sincerely/Sincerely yours.
Неофициальное
Искренне Ваш - Cordially/Yours Cordially/ Cordially yours.
Весьма искренне Ваш - Most sincerely,
Иногда заключительному приветствию могут предшествовать обороты:
Мы остаемся - I am, We are, We remain.
Например: Thanking you for assistance, we remain Yours truly.
Особенно это характерно заключительному предложению, начинающемуся с причастия. Например: В ожидании Ваших указаний, мы остаемся -Awaiting your instructions, we are Yours faithfully,
После заключительных приветствий всегда ставится запятая, отделяющая приветствие от подписи.
9. Подпись и фамилия с указанием должности лица, подписавшего письмо, помещаются под заключительным приветствием.
Иногда вместо фамилии с указанием должности после заключительного приветствия пишется:
За и от имени/за и по поручению - For and on behalf of.
По доверенности - per pro (p. p.)
Подписано - signed (sgn.)
Например:
Yours faithfully,
For and on behalf of
Black Sea Shipping Co.
sgn.
10. Указание на приложения и копии делается ниже подписи: в нижнем левом углу письма пишется слово Enclosure - приложение или Enclosures -приложения, чаще пишется сокращенно - End или Ends. Если имеются два приложения и более, то указывается их число:
3 Enclosures или 3 End. - 3 приложения.
В указании на приложение рекомендуется перечислять прилагаемые материалы, особенно когда это важные или ценные документы. В названиях материалов и документов все слова, кроме предлогов, пишутся с прописной буквы, артикли обычно опускаются.
Например:
3 Ends.
Notice of Readiness
Statement of Facts
Cargo Plan.
Если делается указание на копии, отправляемые в другие адреса, оно помещается под указанием на приложение или вместо него; пишется Carbon Copy - сокращенно - С. С. Например:
2 Ends.
Notice of Readiness
Statement of Facts
C. C. - Black Sea Shipping Co., Odessa -
Morflot, London.
ОФОРМЛЕНИЕ КОНВЕРТА
В верхней части конверта над адресом печатаются слова, указывающие способ отправки: заказное - Registered, авиа - Air-Mail, со срочной доставкой - Express Del ivery или курьерской почтой - DHL mail, до востребования - То Be Called For или Poste Restante.
Адрес на конверте пишется в следующем порядке:
наименование фирмы или организации, либо имя и фамилия адресата;
номер комнаты (room) или номер блока (анфилады) комнат (suite);
номер дома и название или номер улицы;
город;
штат (провинция) и номер почтового района (отделения).
Если письмо идет за границу, ниже указывается страна назначения.
Обратный адрес пишется в нижней части лицевой стороны конверта.
Если отправитель письма желает, чтобы оно было прочитано определенным лицом, в левом нижнем углу пишется: Attention: Mr...
ПОЧТОВЫЕ ТЕРМИНЫ
Авиапочта - Ai r mail
Авиапочтой - By air mail
Адрес - Address
Адресат - Addressee
Бандероль - Book-post, printed matter
Буква - Letter
До востребования - Post restante
Доставка - Delivery
Доставлять - Deliver
Заказное письмо - Registered letter
Имя - Name, first name
Инициалы - Initials
Конверт - Envelope
Конверт с маркой - An envelop with a stamp
Корреспонденция - Mail
Курьерская почта - DHL mail
Марка почтовая - Postage stamp
Обратный адрес - Return address
Открытка - Postcard
Открытка поздравительная - Greeting card
Отчество - Patronymic
Письмо - Letter
Посылка - Parcel
Почтовый ящик - P. 0. Box/mail box
Фамилия - Surname/Family nam
ВВОДНЫЕ ФРАЗЫ
| Благодарю Вас за Ваше письмо... Благодарим Вас за Ваше письмо (запрос) от... Благодаря тому, что... В дополнение к нашему письму от 15-го... Всем, кого это может касаться... В ответ на Ваше письмо от... В ответ на Вашу телеграмму/телекс... В соответствии с Вашими указаниями мы... В соответствии с условиями нашего соглашения... В этом письме мы хотим сообщить Вам... Заметьте, пожалуйста, что... К сожалению, должен сообщить Вам... Мне сообщили, что... Мы вынуждены сообщить Вам... Мы должны обратить Ваше внимание на следующее: Мы обращаем Ваше внимание на тот факт... Мы подтверждаем, что... Мы подтверждаем получение... Мы получили Ваше письмо от... Мы с сожалением узнали... Мы с удивлением узнали... Мы с удовольствием сообщаем Вам... Мы спешим ответить на Ваше письмо от... Мы хотим сообщить Вам... Мы хотели бы напомнить Вам... Нам хотелось бы сообщить Вам... Настоящим довожу до Вашего сведения... Настоящим мы подтверждаем... Настоящим сообщаю Вам, что... Настоящим мы подтверждаем получение... Настоящим ставим Вас в известность, что... Настоящим удостоверяется, что... Относительно Вашего письма от... Просим Вас заметить, что... Просим заметить/Просим заметить, что... Просим принять к сведению... Просим сообщить нам о... С благодарностью подтверждаем... Следуя Вашим указаниям, мы... Согласно Вашей просьбе... Согласно договору... Ссылаясь на Ваш запрос... Ссылаясь на Ваше письмо... Ставим Вас в известность, что... Я должен сообщить Вам... Я имею удовольствие сообщить Вам... | Thank you for your letter... We thank you for your letter (inquiry) of the... th of... Due to the fact that... Further to our letter of (the) 15th... A 11 whom it may concern. In reply (answer) to your letter of (the)... th of... In response to your cable/telex... In conformity with your instruction we... In accordance with the terms of our agreement... We are writing to inform you... Kindly note that... I regret to inform you... I have been informed that... We are forced to inform you... We wish to bring to your attention the to I lowing: We draw your attention to the fact... We confirm that... We acknowledge the receipt of... We have received your letter of... We learn with regret (We regret to hear)... We are surprised to learn... We are pleased to inform you... We (are) hasten to reply to your letter of... We wish to advise you... We would like to remind you that... We should like to inform you... This is for your kind information... We hereby confirm... This is to inform you that... We hereby acknowledge receipt of... This is to inform you that... This is to certify that... Regarding your Letter of... Will you please notice that... Please note that/Please take notice that Please note... Please inform us about... We acknowledge with thanks... Following youг instructions we... As requested... As per agreement... With reference to your inquiry... With reference to your letter... Please be informed that... I have to inform you... I have the pleasure to inform you... |
