Редактор электронных таблиц EXCEL

Структура документа EXCEL

Каждый документ представляет собой набор таблиц – рабочую книгу, которая состоит из одного или нескольких рабочих листов. Каждый рабочий лист имеет свое название, это как бы отдельная электронная таблица. Рабочая книга может содержать до 256 рабочих листов. Файлы EXCEL имеют расширение.XLSX. Для перехода на другой рабочий лист надо щелкнуть мышью по нужному ярлычку рабочего листа. Если нужного ярлычка не видно, можно пользоваться кнопками прокрутки ярлычков.

Таблицы состоят из строк и столбцов.

Столбцы обозначаются латинскими буквами A, B, C, …. Если букв не хватает, используют двухбуквенное обозначение AA, AB, AC, …, BA, …, VD и т.д. Максимальное число столбцов в таблице – 256.

Строки нумеруются целыми числами. Максимальное число строк, которое может иметь таблица – 65536.

Данные записываются в ячейку, которая располагается на пересечении строк и столбцов. Адрес (номер) ячейки формируется из имени столбца и номера строки без пробела между ними. Таким образом А1, HH65000, CZ56 – допустимые адреса ячеек. Программа EXCEL вводит адреса ячеек автоматически.

Одна из ячеек на рабочем листе всегда является текущей. В большинстве операций используется именно она. Текущая ячейка обведена жирной рамкой, а ее адрес показан в поле адреса строки формулы.

Лента

Традиционные меню и панели инструментов заменены лентой – компонентом, представляющим команды, организованные в виде набора вкладок. Эти вкладки на ленте отображают команды, наиболее востребованные для каждой из областей задач в приложениях.

Лента позволяет быстро находить команды, нужные для выполнения определенной задачи. Команды собраны в логические группы, отображаемые на вкладках. Каждая вкладка связана с определенным типом действий, например с вводом текста или изменением макета страницы. Чтобы не загромождать экран, некоторые вкладки появляются только тогда, когда в них возникает необходимость. Например, вкладка Работа с рисунками отображается тогда, когда выделен рисунок.

Общие сведения о книгах и листах Microsoft Excel

Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. Лист это место для хранения и обработки данных. Лист Excel состоит из ячеек, образующих строки и столбцы. Иногда листы Excel называются электронной таблицей.

Листы служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов.

Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного листа выделено жирным шрифтом.

Вставка нового листа

Чтобы добавить лист нужно в нижней части рабочей области, рядом с горизонтальной полосой прокрутки нажать кнопку «вставить лист» или нажать Shift + F11

Переименование листа

1 Выберите двойным нажатием кнопки мыши нужный ярлычок листа.

2 Введите новое имя поверх старого.

Содержимое ячеек

Ячейки таблицы могут содержать совершенно разную информацию. В ячейках таблицы может быть записано число, формула или текст.

 

Число может состоять только из следующих символов:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + -, $ % E e

Стоящий перед числом знак плюс (+) игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов.

Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (-).

Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю.

Чтобы изменить выравнивание, выделите ячейки, выберите команду на ленте ГЛАВНАЯ \ группа Ячейки - Формат \ ФОРМАТ ЯЧЕЕК \ вкладка Выравнивание и установите необходимые параметры или ГЛАВНАЯ \ группа ВЫРАВНИВАНИЕ\ нажать нужную кнопку выравнивания.

 

При вводе числа в ячейку таблицы могут возникнуть следующие ситуации:

· после фиксирования значения в ячейку выводятся #####. В этом случае надо изменить ширину ячейки.

· после фиксирования значения в ячейку выводятся число в экспоненциальной форме m * E m n, где

m – мантисса числа (правильная дробь),

E – основание степени (основание системы счисления, в которой проводятся расчеты.,

n – показатель степени.

В этом случае надо изменить ширину ячейки.

 

Если ячейка содержит формулу,значит, эта ячейка вычисляемая, т.е. значение ячейки может зависеть от значения других ячеек.

Содержимое ячейки рассматривается, как формула, если оно начинается со знака равно (=).

Формула может содержать числа, адреса ячеек, математические функции, связанные между собой знаками арифметических операций. Все формулы используют только числовые данные и дают числовой результат.

Текст- любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов, например, приведенные ниже записи интерпретируются как текст:

10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.

Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю. Чтобы изменить выравнивание, выберите команду на ленте: ГЛАВНАЯ \ группа Ячейки -Формат \ ФОРМАТ ЯЧЕЕК \ вкладка Выравнивание, а затем измените необходимые параметры или ГЛАВНАЯ\ группа ВЫРАВНИВАНИЕ\ нажать нужную кнопку выравнивания

Чтобы разместить текст, занимающий в ячейке несколько строк, выберите команду на ленте: ГЛАВНАЯ \ группа Ячейки - Формат \ ФОРМАТ ЯЧЕЕК \ вкладка Выравнивание, установите флажок «Переносить по словам».

Чтобы начать в ячейке новую строку, нажмите клавиши: ALT+ENTER.

Перемещение и прокрутка внутри рабочего листа

Чтобы передвигаться по ячейкам листа, используйте мышь или клавиши перемещения. Когда на ячейку устанавливается указатель, она становится активной.

 

Чтобы перейти…	Сделайте следующее…
На одну строку вверх или вниз	Нажмите кнопку со стрелкой вверх или вниз на вертикальной полосе прокрутки или кнопку со стрелкой ­или ¯ на клавиатуре.
На один столбец влево или вправо	Нажмите кнопку со стрелкой влево или вправо на горизонтальной полосе прокрутки. Или кнопку ил и ® на клавиатуре
На один экран вверх или вниз	Щелкните мышью на вертикальной полосе прокрутки выше или ниже бегунка на клавиатуре кнопки PgUp или PgDn.
На один экран влево или вправо	Щелкните мышью на горизонтальной полосе прокрутки слева или справа от бегунка.
На большое расстояние	Перетащите бегунок на нужную позицию. Если лист слишком большой, удерживайте при перетаскивании клавишу SHIFT.

Для просмотра на экране различных участков листа служат полосы прокрутки.

Выделение ячеек, диапазонов, строк и столбцов

Чтобы выделить…	Сделайте следующее…
Отдельную ячейку	Щелкните мышью по ячейке или перейдите к ней, используя клавиши перемещения.
Диапазон ячеек	Протащите указатель от первой ячейки диапазона к последней.
Все ячейки листа	Нажмите: ГЛАВНАЯ \ группа РЕДАКТИРОВАНИЕ \ ВЫДЕЛИТЬ
Несмежные ячейки или диапазоны ячеек	Выделите первую ячейку или первый диапазон ячеек, затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, выделите остальные ячейки или диапазоны.
Большой диапазон ячеек	Выделите первую ячейку, затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, укажите последнюю ячейку диапазона. Для перемещения к последней ячейке можно использовать полосы прокрутки.
Всю строку	Щелкните мышью по заголовку строки (1,2,…,65536).
Весь столбец	Щелкните мышью по заголовку столбца. (A,B, …,IV)
Смежные строки или столбцы	Протащите указатель по заголовкам строк или столбцов. Иначе, выделите первую строку или первый столбец, затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, выделите последнюю строку или последний столбец.
Несмежные строки или столбцы	Выделите первую строку или первый столбец, затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, выделите остальные строки или столбцы.
Большее или меньшее количество ячеек по сравнению с текущим диапазоном	Удерживая нажатой клавишу SHIFT, укажите последнюю ячейку, которую необходимо включить во вновь выделяемый диапазон. Прямоугольная область между текущей ячейкой и указанной ячейкой образует новый диапазон.

Переход на другой лист книги

Щелкните мышью по ярлычку листа, содержащему нужные данные.

Если ярлычок нужного листа не виден, то для его вывода используйте кнопки прокрутки листов (ярлычков). Затем укажите (щелкните левой кнопкой мыши) необходимый ярлычок.

Удаление ячеек, строк и столбцов

1. Выделите ячейки, строки и столбцы, которые следует удалить.

2. ГЛАВНАЯ \ группа Ячейки - УДАЛИТЬ \ УДАЛИТЬ ячейки (строки с листа, столбцы с листа)

Соседние ячейки сместятся, чтобы заполнить освободившееся место.

Изменение ширины столбца

1. Перемещайте правую границу заголовка столбца до тех пор, пока его ширина не достигнет необходимого размера. Указанная ширина столбца показывает среднее число символов 0-9 стандартного шрифта, необходимое для заполнения ячейки.

2. Выделите столбец, на ленте ГЛАВНАЯ \ группа Ячейки -ФОРМАТ \ заголовок РАЗМЕР ЯЧЕЙКИ - ШИРИНА СТОЛБЦА установите нужную ширину столбца.

Ширина столбца измеряется в символах стандартного шрифта. Максимальная ширина столбца 255 символов.

Советы:

· Для изменения ширины нескольких столбцов, выделите столбцы, которые необходимо изменить, затем переместите правую границу заголовка столбца.

· Чтобы изменить ширину всех столбцов на листе, нажмите CTRL+A, а затем переместите границу заголовка любого столбца.

· Для подгонки ширины столбца в соответствии с содержимым его ячеек:

- установите указатель на правую границу заголовка и дважды нажмите кнопку мыши.

- ГЛАВНАЯ \ группа Ячейки - ФОРМАТ \ заголовок РАЗМЕР ЯЧЕЙКИ - АВТОПОДБОР ШИРИНЫ СТОЛБЦА

Изменение высоты строки

· Перемешайте нижнюю границу заголовка строки до тех пор, пока высота строки не достигнет необходимого размера.

· На ленте ГЛАВНАЯ \ группа Ячейки - ФОРМАТ \ заголовок РАЗМЕР ЯЧЕЙКИ - ВЫСОТА СТРОКИ установите новую высоту строки.

· Высота строки измеряется в пикселах. Максимальная высота строки 409 пиксел.

Советы:

· Для изменения высоты нескольких строк выделите строки, которые необходимо изменить, а затем переместите нижнюю границу заголовка строки.

· Для подгонки высоты строки с содержимым ее ячеек

- установите указатель на нижнюю границу заголовка и дважды нажмите кнопку мыши;

- ГЛАВНАЯ \ группа Ячейки - ФОРМАТ \ заголовок РАЗМЕР ЯЧЕЙКИ АВТОПОДБОР ВЫСОТЫ СТРОКИ.

Формулы

Отображение формул и результатов вычислений на листе

 

1. На ленте ФОРМУЛЫ нажать команду ПОКАЗАТЬ ФОРМУЛЫ.

2. Для отображения результатов вычислений нажать команду ещё раз.

Ссылки на ячейку или на группу ячеек

Ссылкой однозначно определяется ячейка или группа ячеек листа, а также упрощается поиск значений или данных, используемых в формуле. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах листа, а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Кроме того, можно ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах книги или в другой книге, или на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других книг называются внешними ссылками. Ссылки на данные других приложений называются удаленными ссылками.

 

Чтобы сослаться на	Введите
Ячейку столбца A и 10-й строки	A10
Диапазон ячеек столбца A с 10-й строки по 20-ю	A10:A20
Диапазон ячеек в 15-й строке со столбца B по столбец E	B15:E15
Все ячейки в 5-й строке	5:5
Все ячейки между 5-й и 10-й строками включительно	5:10
Все ячейки в столбце H	H:H
Все ячейки между столбцами H и J включительно	H:J

 

В зависимости от поставленной задачи можно использовать либо относительные ссылки, которые ссылаются на ячейки относительно позиции формулы, либо абсолютные ссылки, которые ссылаются всегда на одну и ту же ячейку.

Абсолютная ссылка на ячейку

Часть формулы, являющаяся адресом ячейки, и ссылающаяся на данную ячейку независимо от положения формулы. Примерами абсолютных ссылок являются: $A$1, $B$1, $С$1.

Относительная ссылка на ячейку

Ссылка на ячейку, например, A1, позволяющая Microsoft Excel найти искомую ячейку, начав поиск с той ячейки, в которой эта ссылка находится. Относительная ссылка, подобно указанию прохожему «пройти два квартала прямо и затем один квартал направо», позволяет максимально кратко определить положение искомой ячейки относительно той ячейки, в которой эта ссылка находится. Пример: A1, B1, С1.

Смешанные ссылки

Смешанные ссылки являются наполовину абсолютными и наполовину относительными. Иногда возникает необходимость закрепить адрес ячейки только по строке или только по столбцу. В таких случаях используют смешанные ссылки. Пример: С$1, $B1.

Перемещение или копирование формулы

При перемещении формулы ссылки, расположенные внутри формулы, не изменяются. При копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки изменяются.

1. Выберите ячейку, содержащую копируемую или перемещаемую формулу.

2. Установите указатель на рамку выделения и нажмите кнопку мыши.

3. Для перемещения ячейки перетащите выделение, удерживая нажатой кнопку мыши, в необходимую область. Microsoft Excel заменит все существующие данные во вставляемой области. Чтобы скопировать ячейку, при перетаскивании удерживайте нажатой клавишу CTRL.

Совет. Кроме того, можно скопировать формулы в соседние ячейки при помощи маркера заполнения (черный прямоугольник в правом углу рамки, выделенной ячейки). Выделите ячейку, содержащую формулу, и перетащите маркер заполнения в примыкающий диапазон.

Различия между относительными и абсолютными ссылками

При создании формулы ссылки обычно изменяются относительно расположения ячейки, содержащей формулу. В следующем примере ячейка B6 содержит формулу =A5; искомое значение находится на одну ячейку выше и левее ячейки B6. Такая ссылка называется относительной.		А	В
		=А5

 

При копировании формулы, содержащей относительные ссылки, и вставке ее в другое место, ссылки будут указывать на другие ячейки. В следующем примере формула из ячейки B6 копируется в ячейку B7. В ячейке B7 будет содержаться формула =A6, которая ссылается на одну ячейку выше и левее ячейки B7.		А	В
		=А5
		=А6

 

Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку, воспользуйтесь абсолютными ссылками. Например, если имеется формула, умножающая содержимое ячейки A5 на ячейку C1 (=A5*C1), то при копировании формулы в другую ячейку изменятся обе ссылки. Для создания абсолютной ссылки на ячейку C1, поставьте знак доллара ($) перед той частью, которая не должна изменяться. Чтобы создать абсолютную ссылку на ячейку C1, поместите знак доллара так, как показано в примере: =A5*$C$1.