Законом РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» и изданными нормативными документами предусмотрено, что контрольно-кассовые машины подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения торгового предприятия и должны быть поставлены на учет в региональных центрах технического обслуживания (ЦТО) или на предприятиях — изготовителях ККМ. Использование контрольно-кассовой машины, не зарегистрированной в налоговых органах, рассматривается как осуществление денежных расчетов с населением без применения контрольно-кассовой машины. Постановка на учет в ЦТО обеспечивает технически грамотную эксплуатацию кассовых машин в течение всего срока их использования. Торговое предприятие заключает с ЦТО договор на техническое обслуживание и ремонт контрольно-кассовых машин.
Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам утверждено Положение о порядке продажи, технического обслуживания и ремонта контрольно-кассовых машин в Российской Федерации. В соответствии с этим документом производится ввод в эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт кассовых машин.
При вводе машин в эксплуатацию должны присутствовать кассиры как материально-ответственные лица. Согласно Положению по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением допускается применение только исправных контрольно-кассовых машин с хранением информации в фискальной памяти, которые должны соответствовать техническим требованиям к ККМ, находиться на техническом обслуживании в ЦТО, а также должны быть зарегистрированы в налоговых органах и оснащены средствами визуального контроля.
Специалист ЦТО готовит кассовую машину к регистрации в налоговой инспекции. При этом выполняются следующие операции: проверка исправности контрольно-кассовой машины, программирование необходимых параметров машины (наименование организации, номер ККМ, ИНН и др.); заполнение в паспорте машины раздела «Ввод в эксплуатацию», установка средства визуального контроля ЦТО «Сервисное обслуживание» и запись в паспорт кассовой машины об установлении голограмм; опломбирование контрольно-кассовой машины (ЦТО обязаны представить в налоговые органы образцы оттисков пломбиров и печатей); фискализация контрольно-кассовой машины совместно с налоговыми органами. Применение контрольно-кассовых машин с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти приравнивается к неприменению контрольно-кассовых машин.
На каждую кассовую машину администрация заводит Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4), а при установке кассовых машин на прилавках магазинов — Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5). Каждый журнал должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Записи в журнале ведутся ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.
Предприятие — владелец контрольно-кассовых машин заводит Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8). В журнале делается запись специалистом ЦТО об опломбировании машины и содержании оттиска клейма. Журнал хранится у руководителя торгового предприятия.
Для получения разрешения на эксплуатацию контрольно-кассовую машину необходимо зарегистрировать в налоговых органах. Порядок регистрации ККМ в налоговой инспекции утвержден приказом Государственной налоговой службы РФ «Об утверждении порядка регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах» от 22.06.95 № ВГ-3-14/36. При регистрации ККМ, относящихся по классификации к активным системным контрольно-кассовым машинам, имеющим возможность работать в компьютерно-кассовой системе, управляя при этом работой системы, необходимо проверить соответствие установленной программы перечню пакетов прикладных программ к активным системным ККМ (утверждены решением ГМЭК по ККМ).
В налоговую инспекцию необходимо представить: заявление на регистрацию ККМ; паспорт контрольно-кассовой машины, договор на техническое обслуживание с ЦТО; свидетельство о регистрации предприятия — для уточнения реквизитов, сроков и регистрации предприятия; журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 или № КМ-5.
