Письменные (заметки-записки)

В более крупных организациях используют также внутренние газеты -- листки новостей, публикации для менеджеров (или управленческие публикации), ежегодные отчеты организации, доски объявлений, внутреннее видео. Интернет (электронная почта), встречи с руководителями, слухи. Все эти виды внутренних коммуникаций (их наличие или отсутствие) являются показателем культуры внутриорганизационных отношений и формируют образ организации в глазах ее сотрудников.

ЛИСТКИ НОВОСТЕЙ. Листки могут быть тематическими, выпуск по

конкретной тематике ("новости рынка", "новые проекты", "персонал") может

окрашиваться в свой цвет. Распространение листков по подписке позволяет

выяснить заинтересованность занятых (упомянутых?) в информации,

содержащейся в листках. Листки могут также распространяться по принципу

"прочитал -- передай другому", или адресно руководителям подразделений.

Кроме того, они могут выкладываться в нескольких местах в специальных

лотках открытого доступа, -- на первом этаже у лифтов, у переходов в другие

корпуса, -- где занятые/?/ могут их свободно разбирать. Листок новостей

должен выходить регулярно, в установленные сроки и в заданном объеме.

Занятые должны его ждать с нетерпением. Листок должен служить важным

средством для объяснения менеджментом философии и политики компании.

Важно также, чтобы он обеспечивал двусторонюю коммуникацию, выражая

не только позицию руководства фирмы, но и мнения других сотрудников.

 

УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ПУБЛИКАЦИИ. Менеджеры среднего звена фирмы должны быть хорошо информированы о том, что происходит в организации, поскольку они должны постоянно обеспечивать взаимодействие ее отдельных компонентов. Систематические публикации для менеджеров -- один из путей обеспечения этого. Многие компании часто публикуют бюллетени для менеджмента с информацией о персональных изменениях, перемещениях офисов, новых телефонных номерах и

пересмотренной политике компании. По мере появления разработок новых продуктов, чрезвычайных новостей компаний или других событий, выпускаются специальные бюллетени.

 

ЕЖЕГОДНЫЕ ОТЧЕТЫ ДЛЯ ПЕРСОНАЛА. Относительно новым

и менее распространенным средством для российских организаций являются

ежегодные отчеты для персонала, хорошо известные в практике иностранных

компаний. Такие отчеты могут печататься параллельно с ежегодными

отчетами для акционеров или распространяться как единые годовые отчеты.

Естественно, что многие сотрудники интересуются результатами работы

компании и тем, что делает менеджмент для ее будущего. Ежегодный, или

годовой отчет несет информационную функцию, отражая деятельность и

значительные события компании в течение года. При этом он должен нести и

мотивационную функцию, неявно подспудно обращаясь к чувству

корпоративной причастности, гордости и патриотизма занятых.

Годовой отчет для работников фирмы может быть столь же сложен, как

и отчет для акционеров, или столь же прост, как краткое освещение событий

года в компании. Типичный ежегодный отчет для персонала включает:

1. Обращение-письмо высшего руководителя к штату компании,

рассматривающее результаты работы за год и содержащее благодарность

занятым за их помощь в достижении результатов.

2. Описание компании. простое графическое объяснение того, что

организация представляет собой и где расположены ее отделения, филиалы.

3. Организационная политика. Объяснение текущих задач, по поводу

которых менеджмент имеет серьезное мнение и в решении которых он ищет

поддержки занятых.

4. Отчет об использовании фондов. Часто здесь прикладывается

график, описывающий как компания использовала каждый рубль или доллар,

который она привлекла.

5. Финансовое положение компании с описанием активов,

задолженностей компании и собственности акционеров в динамике.

6. Освещение социальной ответственности. Обсуждение роли

организации в решении социальных задач общества – финансовая поддержка

и участие занятых в течение года.

7. Освещение финансовых аспектов оплаты штата – общее описание,

нередко в графической форме, зарплат, пособий-льгот и других затрат,

имевших отношение к штату.

8. Материалы, акцентирующие человеческий аспект, показывающие

значимость людей для организации. Это могут быть достаточно глубокие

профили конкретных работников, комментарии специалистов об их работе и

зарисовки, эссе о людях на работе.

Введение внутреннего телевидения и изготовление видеофильмов

должно быть предварено проработкой специалистами ПР следующих

вопросов:

1. Зачем нам это видео?

2. Чего мы стремимся достичь этим видео?

3. В чем идея видео?

4. Что мы хотим, чтобы сделали зрители, посмотрев это видео?

5. Насколько хорош сценарий?

6. Достаточно ли высоко качество нашего вещания?

7. Дотягивает ли ведение вещания до уровня обычного

телевидения?

8. Насколько профессиональна команда телевидения?

9. Где наши зрители увидят видео?

10 Какими средствами коммуникации мы поддержим видео?

11. Как много денег можем мы истратить?

Эффективным средством внутрифирменных коммуникаций является Интранет – электронная коммуникация на базе объединенных в сеть используемых в фирме компьютеров. С помощью Интранета легко и просто наладить оперативный выпуск новостей, приветствия и обращения руководства, поздравления с праздниками, вплоть до дней рождения работников. Кроме того, межличностное общение работников во внуренней электронной сети весьма способствует развитию корпоративной культуры.