Методи виявлення проблем різноманітні й вибираються виходячи із цілей дослідження проблем і характеру джерел інформації. Основні методи дослідження проблем наведені в табл. 12.5.
Таблиця 12.5
Методи виявлення проблем організації
Особливу цінність структуризації проблемного поля представляє визначення головної (кореневий, ключовий) проблеми, від рішення якої залежать інші проблеми, а вона сама ні від однієї з них не залежить.
Формулювання проблем можливо на основі результатів аналізу розпорядницької, звітної й статистичної інформації, експертного опитування (працівників організації, споживачів продукції організації, конкурентів, власників і т.д.), спостережень за фактичною діяльністю організації і її оточення.
В організаційних системах істотне значення мають відносини причинно-наслідкового характеру, тому зв'язок між проблемами найчастіше підкоряється діалектиці взаємини «причина - слідство».
Схема формування сукупності проблем організації (проблемного поля) наведена на мал. 12.5, що демонструє, як у міру росту кількості і якості інформації про проблемну ситуацію в організації система із простої безлічі проблем (первинного каталогу) трансформується в структуровану проблемну область.
Структуризація проблемного поля дозволяє виділити проблеми значимі (вузлові, які є причиною виникнення інших проблем) і проблеми, які вирішуються автоматично при рішенні інших проблем каталогу (результуючі проблеми).
У результаті одержуємо граф проблем організації, з якого треба, чим займатися організації в першу, другу й третю черги. Головна проблема організації вимагає стратегічних рішень.
Рис. 12.5. Схема формування проблемного поля
До достоїнств розглянутого підходу аналізу проблем організації варто віднести відносну простоту й швидкість його реалізації, але експертні оцінки, що лежать в основі підходу, несуть у собі погрішності суб'єктивних суджень експертів.
Фахівці в області дослідження систем керування розглядають етапи постановки проблем у вигляді схеми, представленої на мал. 12.6, з якої треба, що багатокрокова процедура складається з п'яти повторюваних етапів.
Етап 1 - загальне знайомство із проблемою; складання плану роботи, із вказівкою строку виконання, виконавців і основних джерел, які можуть бути використані.
Етап 2 - установлення «симптомів», під якими розуміються деякі непрямі ознаки або характеристики, що вказують на наявність проблеми.
Етап 3 - збір фактів, що підтверджують «симптоми», виявлення причин виникнення проблеми.
Етап 4 - тлумачення фактів (аналіз всієї релевантної (англ. relevant - стосовний до справи) інформації).
Наявність зворотних послідовних етапів роботи дозволяє направити процес формулювання проблеми в правильному напрямку й поліпшувати його в міру виявлення й нагромадження фактів.
Рис. 12.6. Послідовність етапів «діагнозу» проблеми [37]
Для з'ясування проблеми необхідно:
зібрати й проаналізувати дані, які представляють недоліки системи;
описати й проаналізувати підсистему, що прямо породжує дані проблеми, зокрема оцінити вхід на повноту, частоту, погодженість, надійність і точність;
знайти зворотний зв'язок, що дає можливість судити про відхилення, величину помилки або недолік системи;
постаратися вибудувати об'єкти й властивості підсистеми відповідно до їх очевидного, логічного або причинного зв'язку;
постаратися представити повну систему, у якій дана проблема є тільки частиною;
постаратися зв'язати між собою повну систему, що ставляться до справи підсистеми, і проблему, як вона визначена.
Все це допомагає сформулювати проблеми. Етап 5 - формулювання проблеми включає:
складання вихідного формулювання проблеми;
осмислення цього формулювання стосовно різних частин проблеми;
осмислення фактів, які стосуються проблеми;
загальне уточнення вихідного формулювання проблеми. Формулювання проблеми називається вихідної, або попередньої, постановкою тому, що в ході аналізу й на його підставі багато вихідних положень можуть бути переглянуті або уточнені.
Перелік проблем, що описують проблемну область, як правило, можна впорядкувати методом парних порівнянь, визначаючи наявність і спрямованість причинно-наслідкових зв'язків між проблемами. Приклад побудови графа проблем наведена на мал. 12.7.
Рис. 12.7. Виявлення кореневої проблеми підприємства: 18 – немає стратегії, що забезпечує підготовку й підвищення кваліфікації кадрів; 34 – низька вимогливість і відповідальність керівників знижує економічні результати; 36 – система оплати праці недостатньо мотивує працівників; 37 – відсутність причетності до спільної справи не формує соціокультурні цінності; 38 – нерівномірне завантаження ІТП, є «випадкові» люди; 39 – відділ кадрів не веде базу даних «кращих» сезонних робітників; 46 - розташування підприємства, що при підйомі економіки може вести до відтоку кваліфікованих кадрів
У результаті одержуємо граф проблем організації, з якого треба, чим і коли повинна займатися організація. Головна проблема організації вимагає стратегічних рішень, що визначає формулювання відповідних цілей.
