Глава 5. Формирование организационной структуры в области информатизации

ЭЛЕМЕНТЫ ТЕОРИИ ОРГАНИЗАЦИИ

ОРГАНИЗАЦИЯ КАК СИСТЕМА

Существуют различия в трактовке даже самого термина орга­низация. Иногда под ним понимают процесс или деятельность по упорядочению элементов объекта во времени или в пространстве, что близко к понятию организовывать. Однако во многих случа­ях под термином организация рассматривается собственно некий объект, имеющий упорядоченную структуру. В таком объекте совместно существуют разнообразные элементы и связи между ними, при этом в качестве элементов могут быть как технологи­ческие элементы (машины, устройства и т.д.), так и люди. В на­стоящей книге в качестве основного используется именно такой подход.

Существует специальная дисциплина - теория организации, которая в качестве специального университетского курса пре­подается менеджерам, как в нашей стране, так и за рубежом.

Здесь приводятся лишь основные понятия из этой дисципли­ны. Предполагается, что более глубокий интерес к теории орга­низации читатель сможет удовлетворить из указанных источни­ков. Для первого же представления об общей теории организа­ции может оказаться достаточно и приведенных ниже кратких сведений, особенно для специалистов по ИТ.

В любом обществе всегда существует множество организаций самого разного толка. Теория организации призвана ответить на все общие вопросы, которые могут возникнуть по поводу среды существования человека в различных организациях.

Для целей настоящей книги достаточно определить организа­цию как «сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, функционирующее на относитель­но постоянной основе для достижения общей цели или целей» или как «группу людей, деятельность которых сознательно коор­динируется для достижения общей цели или целей». Именно и прежде всего наличие цели определяет само существование орга­низации.

«Теория организации» как научная дисциплина обеспечива­ет методологические основы успешного менеджмента. Для целей настоящей книги достаточно принять, что она базируется на си­стемном подходе и методах системного анализа. В связи с этим при изучении конкретной организации основными являются воп­росы, связанные с рассмотрением внешней среды существования и функционирования организации, внутренней ее среды, а также взаимосвязей, которые образуются в организации.

Важно выделить различные факторы воздействия на орга­низацию внешней среды. В качестве факторов прямого воздей­ствия можно принимать все, что связано с поставщиками раз­нообразных ресурсов, необходимых для работы организации; это прежде всего, поставки материалов и энергии. Однако это и возможности привлечения капитала, и трудовые ресурсы – наем работников осуществляется из внешней среды. От того, как обстоят дела в окружающей организацию среде с наличи­ем и уровнем квалификации рабочей силы, существенно зави­сит ее успех.

Потребители продукции организации тоже относятся к фак­торам прямого воздействия, организация может даже ориенти­ровать свою внутреннюю структуру на наиболее влиятельные группы потребителей. В чем-то они смыкаются с факторами, оп­ределяемыми конкурентами. Фактором прямого воздействия яв­ляется сфера законодательства по профилю организации.

Факторы среды косвенного характера обычно не влияют на организацию непосредственно, причем косвенные факторы обыч­но сложнее, чем прямые. По поводу механизма их воздействия не бывает полной уверенности, приходится делать некоторые пред­положения.

К числу косвенных факторов относят уровень технологии. Конечно, технология входит также и в число внутренних факто­ров. В качестве внешнего фактора ее нужно рассмат­ривать при оценке соотношения технологической вооруженнос­ти организации и ее окружения.

Общее состояние экономики страны или региона также явля­ется косвенным внешним фактором. Заметную роль могут играть социокультурные и просто политические факторы: культурные традиции населения, политические силы, массовые кампании и т.п., а также международная обстановка.

Для анализа внутренней среды организации тоже применим системный подход: организация состоит из множества частей (эле­ментов), связанных между собой некоторыми связями. Внутрен­ние условия существования организации можно трактовать как некие переменные, характеризующие ее состояние. Это цели, за­дачи, структура, технология и ресурсы. Цели у организации мо­гут быть весьма разнообразными. В бизнесе цели одни, а в госу­дарственных управленческих органах - совсем другие. В круп­ных организациях целей бывает множество, в то время как в ма­лых организациях цели скромнее и число их меньше. В подразде­лениях одной организации цели бывают разными; более того, направляющим фактором в согласовании подразделений долж­на служить глобальная цель организации. Таким образом, пони­мание и разделение целей деятельности является в организации ведущим элементом ее формирования.

Одной из основных внутренних характеристик организации являются ресурсы, которыми она располагает. В настоящее вре­мя в любой организации выделяются материальные, энергетичес­кие, финансовые, интеллектуальные и информационные ресур­сы. К числу основных внутренних переменных организации от­носится технология. Термин «технология» в широком толковании обозначает некоторую область деятельности, в узком - опреде­ленный тип переработки сырья в конечный продукт. В узком смысле понятие технология более предметно характеризует кон­кретную организацию, ее специфические особенности и конкрет­ные возможности: технологию можно определить как техноло­гический ресурс. Именно такой подход используется в настоя­щей книге. Люди как ресурс организации входят в состав ее внут­ренних переменных (см. далее в главе 8).

В процессе деятельности с внешней средой и между элемента­ми организации должны осуществляться различные связи - ком­муникации, что требует обеспечения как концептуального, так и технологического. От совершенства коммуникаций успех орга­низации зависит не в меньшей степени, чем от набора ресурсов. Внутри организации имеются как вертикальные - по подчинен­ности коммуникации (субординация), так и горизонтальные, ко­торые диктуются технологиями (координация). Коммуникации могут быть формальными, т.е. предусмотренными структурой, и неформальными, которые возникают сами по себе и, может быть, даже вопреки формальным.

Для обеспечения коммуникаций создаются специальные сред­ства, которые, по существу, тоже являются технологиями. К важ­нейшим особенностям коммуникационных каналов относятся резервирование и обратная связь,

Множество созданных в организации коммуникаций обеспе­чивает сбор информации и тем самым - принятие решений [8, 54]. Решение всегда - это выбор определенной альтернативы из како­го-то их набора на основе некоторых критериев предпочтения альтернатив. Он сопровождается помехами или шумами в пред­ставляемой информации, а также неопределенностью условий. В связи с этим в одних случаях для повышения эффективности ре­шения требуется дополнительная информация, в других - фильт­рация имеющейся информации для преодоления искажений. В любом случае следует оценивать затраты на получение и обра­ботку информации, используемой в процессе принятия решения.

При использовании формально упорядоченной информации возникают так называемые запрограммированные решения, т.е. такие стандартные решения, которые принимаются всегда в оп­ределенных условиях. Такие решения могут эффективно выраба­тываться и без непосредственного участия человека. С обязатель­ным участием человека решения принимаются в нестандартных условиях. Это могут быть незапрограммированные, или интуитив­ные, решения. Основой управленческих решений, принимаемых менеджером, является психологическая теория решений.

Принятие решений - центральный пункт теории управления. В связи с этим в науку об управлении внедряются методы моде­лирования, позволяющие существенно повысить производитель­ность процесса выработки и адекватность принимаемых реше­ний. В решении задач поиска управленческих решений значитель­ное место принадлежит исходной информации. Поэтому вопро­сам сбора, формирования, представления, повышения достовер­ности и ценности информации уделяется постоянное внимание, для чего используются методы и средства информатики и инфор­мационные технологии.