Методы управления на этапе сбора информации и определения проблем

Этап третий: выработка общего и полного понимания решаемых проблем

Цель этого этапа — разработать такое видение проблем, которое способно привести к скорейшему достижению цели Этот этап позво­ляет выявить организационные проблемы текущего процесса, инфор­мационные потоки Планируются мероприятия текущего процесса, задачи и возможности по его улучшению, согласовываются намечае­мые изменения На этом этапе необходимо дать ответы на следующие ключевые вопросы

1. Каковы основные и вспомогательные виды деятельности, охваты­ваемые процессом реорганизации? В каком порядке они исполняются?

2. Как совершается движение ресурсов, информации и операци­онного потока в ходе процесса?

3. Почему организационные изменения происходят именно так, как в настоящее время? Какие могут быть намечены изменения в ме­тодах выполняемой работы?

4. Есть ли способы реализации разработанных бизнес-планов и запросов потребителей, которые кажутся невыполнимыми сегодня, но в случае их осуществления могли бы фундаментально изменить деятельность организации?

5. Каковы границы взаимодействия с деловыми партнерами, по­требителями, поставщиками, стратегическими союзниками? Как можно пересмотреть эти границы для того, чтобы улучшить весь ход работы?

6. Каковы основные сильные и слабые стороны отдельных про­цессов реорганизации?

7. Как другие компании того же уровня осуществляют процессы реорганизации и преодолевают связанные с ними трудности?

8. Какие мероприятия должны быть проведены, учитывая резуль­таты сравнения организационной работы компании с другими, более преуспевающими компаниями того же уровня?

9. Каковы причины отставания компании в организационной работе? Чему можно научиться у других компаний?

10. Как можно использовать результаты данного этапа при проек­тировании намечаемых процессов реорганизации?

11. Каковы специфические задачи по совершенствованию новых процессов?

12. Как донести концепцию и стратегию изменений до всех ра­ботников?

В ходе выполнения этих задач должно быть расширено понима­ние статических аспектов процессов. Речь идет об охвате всех видов деятельности и этапов процессов, круга вовлеченных организаций и функционирующих подразделений Наряду с этим составляется мат­рица операций, охватывающих всю деятельность компании. И имен­но на этой основе подготавливаются предложения по организацион­ным формам и технологии управления

На этом же этапе производится оценка влияния каждой операции на получение конечного результата с выделением операций, имею­щих наибольшую ценность. Проводятся сравнения процессов внутри организации и уровня управления ими в аналогичных организациях (табл. 29.4) Необходимо выявить равные по уровню компании, опре­делить показатели их деятельности и основные различия в процессах, выявить возможности использования лучших элементов и приемов Определяются причины, тормозящие производственный процесс, дис­функции и несоответствия, причины информационного отставания

Используется вся полученная ранее информация для того, чтобы выявить приоритетные процессы Ведется поиск путей быстрых улуч­шении Обнаруженные противоречия и несоответствия возможных вариантов дают основания для выработки путей их эффективного раз­решения в масштабе организации Рассматриваются временные рам­ки, достаточные для реализации намеченной реорганизационной про­граммы Они должны быть распределены по соответствующим эта­пам работ

Таблица 29.4