Несколько слов о сроках хранения документов

Условно все архивы организаций можно разделить на передающие и не передающие документы в архивные учреждения на постоянное хранение.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» 125-ФЗ выделяет следующие сроки хранения документов:

- Хранение документов без указания срока (бессрочное);

- Временное хранение архивных документов – хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

- Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное;

- Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и официально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Федеральным законодательством определены следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ в архивах организаций-источников комплектования до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

- для документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

- для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;

- для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

- для отдельных видов архивных документов: записей актов гражданского состояния - 100 лет; документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет; проектной документации по капитальному строительству - 20 лет; технологической и конструкторской документации - 20 лет; патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет; научной документации - 15 лет; кино- и фотодокументов - 5 лет; видео - и фонодокументов - 3 года. [2]

В зависимости от сроков хранения, дела подразделяются на три группы: Дела кратковременного (не более 10 лет) хранения – документы, содержащие оперативную информацию и необходимые для практического пользования в течение короткого срока. К ним относится и большинство документов бухгалтерского учета, дела постоянного хранения и дела долговременного (свыше 10 лет) хранения. Ниже приведена характеристика групп дел постоянного и долговременного хранения.

Дела постоянного хранения – документы, которые по своей информационной значимости представляют научно-историческую, культурную ценность и поэтому относятся к составу Архивного фонда Российской Федерации и подлежат по истечению определенного законодательством срока (от 5 до 15 лет) передаче в государственные или муниципальные архивы.

Дела долговременного хранения – как правило, это большинство документов по личному составу, личные дела. Согласно пункту 3 статьи 3 Федерального закона от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем [3].

Сроки хранения документов определены в ряде законодательных актов. Так, согласно закону ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет, а для акционерных обществ установлены еще более длительные сроки хранения. [26]

Большинство сроков хранения документов определяется по перечням, которые, в свою очередь, делятся на типовые и ведомственные (отраслевые). Типовые перечни утверждаются центральным органом по управлению архивным делом в Российской Федерации, ведомственные и отраслевые – центральным управляющим органом ведомства или отрасли соответственно. Типовые перечни документов могут быть использованы, фактически, во всех организациях, использующих в своей деятельности стандартный (типовой) набор документов.

Пример типового перечня: Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения ( утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. № 1182. Он содержит состав документов для организаций, сферу деятельности которых можно охарактеризовать как научно-, производственно-техническую, проектную и строительную) (ПРИЛОЖЕНИЕ).

Для большинства других организаций возможно применение Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558). Этот документ может использоваться всеми организациями и предприятиями, независимо от форм собственности. Сфера его применения распространяется на все документы, созданные позднее 2010 года. С его появлением был отменен Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем федеральной архивной службы России 06 октября 2000 года[1].

Примеры ведомственных перечней:

« Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации»;

« Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений гражданской службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации»;

«Перечень документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы, с указанием сроков хранения»;

«Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» –требования этого документа обязательны для исполнения всеми акционерными обществами».

Любой перечень из основной части и справочного аппарата.

Основная часть – описательные статьи - представляет собой наименование видов документов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схемой и имеющих сквозную валовую нумерацию.

Справочный аппарат помогает ориентироваться в перечне, пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, указанного аппарата (Типовое положение ЭК, ЦЭК ведомства, форма акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номенклатуры дел и т.п.).

Помимо сроков хранения документов, указанных в перечнях, существуют и другие:

«До минования надобности» – срок хранения документации организация определяет сама, но он не может быть менее 1 года;

Отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

«!» Сроки хранения документов нельзя изменять в меньшую сторону; однако по результатам проведения экспертизы ценности (только при участии экспертно-проверочной комиссии) можно установить конкретный, «удобный» для организации срок хранения