Порядок оформления личного дела при передаче его на архивное хранение

Правила хранения кадровых документов отличаются от общих правил хранения управленческой документации: эти документы обладают высокой социальной значимостью (особенно те, что содержат персональные данные), служат документальным подтверждением прав работника на получение социального обеспечения и подтверждают его трудовой стаж. Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. [13]. Порядок формирования личных дел и требования к оформлению личных дел, передаваемых в архив, утверждены «Основными правилами работы архивов организаций».

«?» Является ли оформление личных дел обязательным требованием для каждой организации (предприятия, учреждения)?

«?» Вспомните состав основных требований, предъявляемых к текущему хранению личных дел в организации

«?» Вспомните срок хранения личных дел уволенных работников. Отличается ли срок хранения личных дел руководителей организации от сроков хранения личных остальных работников организации?

Дела уволившихся сотрудников, в соответствии со статьей 17 Федерального закона 125-Ф3, подлежат передаче в архив. Предархивная подготовка включает две процедуры: оформление и описание дела. Как и все дела длительного хранения, личные дела подлежат полному оформлению. Помимо общих процедур по полному оформлению дел, существует ряд особенностей, относящихся к оформлению личного дела. Речь идет, прежде всего, о группировке документов в дела. Так, при подготовке личных дел к передаче на архивное хранение документы систематизируют по хронологии их дат. Для личного листка по учету кадров и автобиографии это будет дата их заполнения[4]. Указанные документы располагают в начале дела. Далее идут документы, связанные с оформлением работника на работу (анкета, автобиография, копии (ксерокопии) документов об образовании, личное заявление о приеме на работу и проч.) Затем в хронологическом порядке следуют документы, создаваемые в течение трудовой деятельности сотрудника. Завершают личное дело документы, которыми оформлялось увольнение.

«!» Не все документы, создаваемые в процессе трудовой деятельности работника, включают в состав личного дела. Так, согласно Перечню, в состав личного дела входят только заявления о приеме и увольнении. Остальные заявления в архив не передаются, формируются отдельно и хранятся 5 лет (ст.665). Также формируются отдельно уведомления о начале отпуска. Они, как и приказы об очередных отпусках хранятся 5 лет (ст. 665 Перечня). Таким образом, при систематизации документов личного дела необходимо также обращать внимание на сроки хранения документов по перечням.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) их вкладывают в конверт и подшивают в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. [6]

Следует обратить особое внимание на оформление обложки личного дела. На верхнем поле обложки указывают в именительном падеже наименование организации, если у организации есть официальное (по учредительным документам) сокращенное название, его пишут в скобках, после указывают наименование структурного подразделения. Если наименование организации или подразделения менялось в течение «жизни» дела, на обложке приводят оба названия. Прежнее название указывают в скобках. На обложке необходимо указывают также порядковый номер дела по описи (архивный шифр) и индекс дела по номенклатуре. Из номенклатуры также переносят на обложку дела срок хранения документов. Датой личного дела являются крайние даты документов дела. Например, крайние даты личного дела – это даты подписания приказа о приеме и увольнении сотрудника.

«!»Крайними датами личного дела работника всегда будут даты, поставленные в заявлениях на прием работу и увольнение, даже если этим документам предшествуют другие (анкета, автобиография и проч.)

Подготовка личных дел к сдаче в архив может осуществляться комплексно. Под комплексом личных дел понимается объединение нескольких личных дел сотрудников по алфавиту фамилий, имен и отчеств внутри года их увольнения с учетом допустимого объема одного дела (не более 250 листов). С этой целью все личные дела работников, уволенных в одном и том же году, систематизируют по алфавиту фамилий, имен и отчеств. Все материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, отделяют чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника. При наличии нескольких томов комплексов личных дел заполняется реквизит «Том». Каждое объединенное дело (том) снабжают внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы).

Например, заголовок комплекса личных дел сотрудников, уволенных в 2006 году, на обложке дела и в сдаточной описи будет выглядеть следующим образом: «Личные дела сотрудников, уволенных в 2005 году. Лит. А-К.».

В свою очередь, сдаточная опись за один год оформляется передающей (структурным подразделением или предприятием, если в нем нет структурных подразделений) и принимающей (архивом) сторонами и утверждается руководителем структурного подразделения (организации), являющейся источником комплектования архива.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела.