Основные термины и определения в архивном деле. Организация документов и дел в пределах архивного фонда

В действующем российском законодательстве, регулирующем сферу архивного дела, указаны следующие определения, попадающие под общие понятия «архивные документы»:

- архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

- документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

- документ Архивного фонда Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

- особо ценный документ – документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;

- уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;

- архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

- Архивная коллекция - это совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.

- архивный фонд Российской Федерации – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. [3]

Архивный фонд РФ делится на государственную и негосударственную части. Государственную часть составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью республик в составе РФ, краев, областей, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью. Негосударственную часть составляют архивные фонды и архивные документы, которые представляют собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и находятся в собственности общественных объединений и организаций, в частной собственности, религиозных организаций с момента отделения церкви от государства, действующих на территории РФ. Организация хранения документов в пределах архивного фонда выглядит следующим образом:

Схема 1. Классификация архивных документов и дел АФ РФ по срокам хранения

Государственная часть

Негосударственная часть

Архивный фонд Российской Федерации

 

Ведомственные (частные) архивы

Отраслевые фонды

Музеи и библиотеки

Архивы Федеральной архивной службы

Ведомственные архивы

Отраслевые фонды

Музеи и библиотеки

Архивы Федеральной архивной службы

Постоянное хранение

Постоянное хранение

Временное хранение

Депозитарное хранение

В собственности государства

Временное хранение

Депозитарное хранение

 

 

 

В свою очередь, архивы делятся на государственные, ведомственные, муниципальные и негосударственные.

- государственный архив – это федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством РФ, или государственное учреждение субъекта РФ, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

- муниципальный архив – это структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

- ведомственные архивы – структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив. Выделяют следующие виды архивов ведомств: центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, центральный отраслевой архив, объединенный архив, архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.[3]

«!» Документы ведомственного архива (архива предприятия) не входят в состав Государственного архивного фонда, но являются источниками его комплектования

Негосударственный архив – архив, созданный негосударственным юридическим или физическим лицом.

В зависимости от состава документации, хранящейся в архиве, может быть создан архив управленческой документации, научно-технический архив, аудиовизуальный архив или архив документации на электронных носителях.

Классификация документов в пределах архива, независимо от его вида, будет выглядеть так:

 

Схема 2. Классификация документов в пределах архива