Практика договірної роботи свідчить і підтверджує необхідність включення до журналу реєстрації договорів таких реквізитів:
- порядковий номер;
- назва структурного підрозділу, який сприяв укладанню договору;
- назва суб'єкта господарювання, з яким укладено договір, конкретна його адреса, поштові та банківські реквізити;
- код організації;
- номер, дату та зміст договору (предмет);
- сума договору, строки дії та виконання договору;
- дата погодження з відповідними структурними підрозділами, в тому числі з юридичною та бухгалтерськими службами;
- зміст і наслідки переддоговірного спору;
- відмітка про перевірку виконання договору;
- відмітка про стягнення штрафних санкцій.
В основному в суб'єктах господарювання реєстрація господарських та інших договорів здійснюється або в спеціальних журналах, або на картках.
Така реєстрація має низку переваг при організації контролю за виконанням господарських договорів.
На юрисконсультів згідно з вимогами Загального положення про юридичну службу може бути покладено обов'язок стежити за своєчасним внесенням змін у договори, які виявилися неприйнятними для суб'єкта господарювання. Як правило, підготовку, оформлення та збереження господарських та інших договорів здійснюють відповідні структурні підрозділи суб'єкта господарювання, які несуть відповідальність за їх виконання згідно з покладеними на них функціональними обов'язками.
У справі обліку виконання договірних зобов'язань важливе значення має визначення моменту або дня їх виконання, яким є день, коли продукцію було передано органу транспорту або зв'язку для відвантаження споживачеві в іншу місцевість або день складання приймально-передавального акту чи розписки про отримання продукції безпосередньо на складі споживача або постачальника.
У деяких договорах (підряду на капітальне будівництво, надання послуг тощо) моментом виконання договору визнається день складання спільного акта передавання-приймання об'єкта або надання послуги, передавання документації. Моментом виконання зобов'язань замовником є день перерахування кредитору грошових сум, який визначається за календарним штемпелем установи банку на платіжному дорученні боржника.
Облік і контроль за виконанням договірних зобов'язань здійснюються відділами матеріально-технічного забезпечення, капітального будівництва, головного механіка, головного енергетика, збуту продукції та товарів.
Юридична служба повинна періодично (щонайменше один раз на квартал) перевіряти дотримання встановленого порядку обліку виконання договорів.
З метою обліку та контролю виконання договорів важливо організувати прийом продукції і товарів за кількістю та якістю. Для цього на підприємстві потрібно розробити конкретні правила приймання продукції та посадові інструкції осіб, які приймають вантажі та відправляють виготовлену продукцію. При цьому необхідно визначити місце і порядок прийняття продукції залежно від виду вантажу і засобу його доставки, місце зберігання вантажу, кількість посадових осіб, які відповідають за організацію прийняття, осіб, які беруть участь у прийманні продукції, і осіб, які відповідають за аналіз продукції, терміни оформлення документів і передавання матеріалів юридичній службі для висунення претензій до постачальника. Майже такий самий порядок повинен бути встановлений і для відправлення готової продукції, товарів і вантажів.
З метою забезпечення належного виконання договірних зобов'язань юридична служба підприємства здійснює загальний контроль за виконанням договорів згідно з методичними рекомендаціями про правове забезпечення виконання договірних зобов'язань щодо постачання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання та участі в цій роботі юридичних служб підприємств.
Правове забезпечення планової і договірної дисципліни
Державна дисципліна складається з різних видів дисципліни: планова, фінансова, договірна, технологічна, службова та ін. Наприклад, плановий елемент державної дисципліни полягає в необхідності планування державними органами своєї діяльності, реалізації запланованих програм в будь-якій сфері своєї компетенції. У області господарських, комерційних відносин головним елементом державної дисципліни є дотримання договірної дисципліни. Вона виражається в точному і неухильне виконання юридичними та фізичними особами прийнятих зобов'язань за договорами.
Ослаблення договірної дисципліни як найважливішого господарсько-економічного елемента державної дисципліни веде до занепаду господарства країни.
Основною формою планування і діяльності підприємства є річний план, який воно розробляє самостійно на основі державних замовлень, замовлень споживачів та інших, передбачених укладеними господарськими договорами, що сприяє демократизації управління виробництвом та економікою в цілому і підвищує економічну відповідальність виробника.
За порушення договірних зобов'язань, кредитно-розрахункової та податкової дисципліни, вимоги до якості продукції та інших правил здійснення господарської діяльності підприємство несе відповідальність, передбачену законодавством України. При цьому сплата штрафів за порушення умов договору, а також відшкодування заподіяних збитків не звільняють підприємство (без згоди споживача) від виконання зобов'язань щодо постачання продукції, виконання робіт чи надання послуг.
План і господарський договір завжди є взаємодіючими категоріями (функціями), від виконання яких залежить і оцінюється господарська діяльність кожного підприємства. Невиконання зобов'язань за договорами є порушенням договірної дисципліни і тягне за собою майнову відповідальність підприємств.
З огляду на зазначене, юридичні служби підприємства беруть участь у плануванні роботи підприємства, зокрема розроблюють нормативні акти, що регламентують форму участі, обов'язки структурних підрозділів і служб у розробці планової документації, порядок її узгодження і введення в дію.
Чинне законодавство передбачає відповідальність за невиконання зобов'язань, яку несуть керівники та інші посадові особи підприємств. Насамперед це матеріальна відповідальність за шкоду, завдану невиконанням або неналежним виконанням зобов'язань, а також виплатою санкцій підприємством. Притягнення до матеріальної відповідальності не виключає можливості притягнення винних і до дисциплінарної відповідальності.
У разі систематичних або окремих грубих порушень дисципліни постачання, сплати санкцій у великих розмірах органами попереднього слідства, прокуратури і судом винні посадові особи можуть бути притягнені до кримінальної відповідальності.
