Практикою юридичних служб визначено загальний порядок виконання договірної роботи, якого дотримуються на підприємствах з урахуванням їх специфіки.
Усі проекти договорів, що надходять на підприємство, підлягають реєстрації канцелярією в журналі вхідної кореспонденції, після чого передаються у встановленому порядку службі або підрозділу, що визначені наказом керівника як організатори підготовчої роботи з укладення цього виду договорів.
Після отримання проекту договору служба або підрозділ повинні перевірити, чи є планове завдання або замовлення на виготовлення продукції, чи відповідає замовлена продукція спеціалізації та профілю підприємства, чи не перевищено у проекті договору обсяг продукції порівняно з плановим завданням або замовленням.
Ініціатором укладення договору може бути кожна із сторін, яка має право направити іншій стороні проект договору, головне, щоб інтереси сторін не порушувались: постачальник забезпечив себе замовленнями на виготовлення і збут продукції, а споживач забезпечив власне виробництво необхідними матеріально-технічними ресурсами за виконанням договорів згідно з методичними рекомендаціями про правове забезпечення виконання договірних зобов'язань щодо постачання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання та участі в цій роботі юридичних служб підприємств.
Основною формою планування і діяльності підприємства є річний план, який воно розробляє самостійно на основі державних замовлень, замовлень споживачів та інших, передбачених укладеними господарськими договорами, що сприяє демократизації управління виробництвом та економікою в цілому і підвищує економічну відповідальність виробника.
За порушення договірних зобов'язань, кредитно-розрахункової та податкової дисципліни, вимог до якості продукції та інших правил здійснення господарської діяльності підприємство несе відповідальність, передбачену законодавством України. При цьому сплата штрафів за порушення умов договору, а також відшкодування заподіяних збитків не звільняють підприємство (без згоди споживача) від виконання зобов'язань щодо постачання продукції, виконання робіт чи надання послуг.
З огляду на зазначене юридичні служби підприємства беруть участь у плануванні роботи підприємства, зокрема, розробляють нормативні акти, що регламентують форму участі, обов'язки структурних підрозділів і служб у розробці планової документації, порядок її узгодження і введення в дію.
В підпункті 6 пункту 11 Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 26.11.2008 № 1040 зазначено, що юридична служба підприємства організовує роботу, пов’язану з укладенням договорів (контрактів), бере участь у їх підготовці та здійсненні контролю за виконанням, дає правову оцінку проектам таких договорів (контрактів).
Робота з виявлення і встановлення найбільш раціональних договірних зв’язків, опрацьовування правових методів впливу щодо недобросовісних конкурентів покладено на юрисконсульта.
При укладанні договору слід дотримуватись таких основних правил:
• проект договору краще готувати самому ініціатору – суб’єкту господарювання, а не його контрагенту, тому що останній буде просто підганяти договір під свої інтереси;
• не слід підписувати договір, доки йому не надасть правову оцінку юрисконсульт або інша особа, яка надає правову допомогу, і не завізує його;
• формуючи умови договору, не можна допускати двозначності, нечіткості.
Укладаючи договір, слід звернути увагу на те, щоб у ньому була його назва (договір поставки, договір підряду та ін.), зазначені дата, місце підписання договору, найменування сторін, під яким вони зареєстровані у реєстрі державної реєстрації.
Необхідно також звернути увагу на назву посади, прізвища, ім’я, по батькові особи, що підписує договір, а також назву документа, з якого випливають її повноваження на підписання договору. Необхідно чітко уявляти хто перед вами, чи є в цієї особи, представника контрагента, право ставити свій підпис на той чи інший договір, укладати саме цей договір.
При укладанні договору слід перевіряти також:
• чи є на довіреності підпис керівника контрагента та чи скріплений підпис печаткою;
• дату, коли довіреність видана і на який термін вона діє;
• обсяг повноважень особи, яка представляє інтереси контрагента.
