Діловодство взагалі — це робота, пов'язана з обліком, реєстрацією, контролем за виконанням та збереженням документів.
Розвиток господарства в Україні, перебудова управління ним і всією економікою викликали збільшення потоків управлінської інформації, обсягу документів, що видаються, і внесення змін у чинні законодавчі акти. Цей процес особливо характерний для діяльності юридичних служб.
Основну роботу з діловодства виконують спеціальні структурні підрозділи апарату управління підприємства (загальний відділ, канцелярія, секретаріат та ін.).
Діловодством займається й юридична служба, оброблюючи велику кількість різних документів.
Система діловодства визначається залежно від організаційної структури ЮС, обсягу покладеної роботи із правового обслуговування і визначення в конкретному СГ форм і правил ведення, обліку і збереження юридичних та інших документів.
Недодержання термінів оформлення документів або їх порушення призводить до негативних наслідків, наприклад, накладання штрафу.
Основними умовами раціональної роботи з документами є їх чітка систематизація, закріплена в номенклатурі справ (номенклатура справ — це систематизований перелік найменувань справ у діловодстві з визначенням термінів їх зберігання).
Номенклатура має п'ять граф. У графі 1 зазначається порядковий номер справи у номенклатурі. У графі 2 проставляється умовне позначення структурного підрозділу, що веде цю справу, його порядковий номер — разом це визначає індекс справи. У графі 3 подається найменування справ. У графі 4 визначаються терміни зберігання справ, а у графі 5 даються пояснення до найменувань справ і термінів їх зберігання.
Метою організації діловодства є:
- максимальне зменшення обсягу паперів і ширше використання технічних засобів одержання й обробки інформації;
- розробка і використання типових форм документів і встановлення чіткого порядку їх оформлення та проходження на підприємстві; розробка і використання найраціональнішої системи обліку документів, що надходять та відсилаються;
- забезпечення систематичного контролю за рухом претензій, позовів, справ у судах;
- розробка номенклатури справ з виокремленням питань, що входять до компетенції юридичної служби.
Крім того, у діловодстві ведуться спеціальні справи, до яких згідно з
номенклатурою вкладаються:
- накази вищих організацій;
- роз'яснення та інструктивні листи Вищого господарського суду України;
- копії положень про підприємство і структурні підрозділи;
- плани роботи відділу і юрисконсультів; матеріали перевірок правової роботи у структурних підрозділах та деякі інші.
Зазначені документи зберігаються в юридичній службі впродовж року, після чого передаються до архіву підприємства. Цьому передує експертиза цінності документів, яку проводить комісія, призначена керівником підприємства.
Обліково-довідкова робота
Обліково-довідкова робота — це організація систематизованого обліку і зберігання чинних нормативних актів.
Систематизація закріплює результати вивчення законодавства, допомагає юридичне обґрунтовувати вирішення правових питань, що виникають у практиці роботи підприємства, забезпечує підготовку і видавання точних довідок щодо законодавства.
Існує кілька форм обліку і систематизації нормативних актів: журнальна, карткова або контрольно-текстова, кожна з яких обирається юридичною службою залежно від умов, обсягу роботи, кількості співробітників тощо.
Організація юридичного обліку та зберігання нормативних актів, що надходять в структурні підрозділи суб’єкта господарювання, установи, організації, органу виконавчої влади тощо визначається з врахуванням Рекомендацій з питань підготовки, подання на державну реєстрацію, юридичного обліку та зберігання нормативних актів міністерств, інших органів державної виконавчої влади, органів господарського управління та контролю N10-90-449 від 18.06.93 року, схвалених постановою колегії Міністерства юстиції України від 17 червня 1993 року N13.
Відповідно до названих Рекомендацій у такому ж порядку, як у міністерствах, повинен бути організований облік локальних актів на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності та господарювання.
В апаратах органів, які видають акти, встановлюється чіткий порядок ведення їх юридичного обліку та зберігання.
Порядок юридичного обліку та зберігання відомчих нормативних актів повинен бути закріплений у відповідному локальному акті.
Розробку такого акта доцільно доручити заінтересованим структурним підрозділам (юридичній службі, управлінню справами, канцелярії тощо).
У зазначеному акті перш за все слід визначити конкретний підрозділ, який буде здійснювати такий облік та зберігання. При цьому повинно бути враховано, що обов'язки по веденню юридичного обліку можуть бути покладені безпосередньо на юридичну службу.
Якщо виконання цієї функції покладається на інший підрозділ, то необхідно зазначити, що юридична служба надає йому методичну допомогу з цих питань.
Слід визначити форму ведення обліку нормативних актів (за допомогою картотеки, електронно-обчислювальної техніки тощо).
Необхідно також передбачити правила ведення контрольних екземплярів відомчих нормативних актів та їх збірників.
