В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания.
Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый..., или Уважаемый...! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) будничный характер; знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение. Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок.
- Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику.
Слово товарищ, преимущественно употреблявшееся в нашей стране до 90-х годов, уже вытеснено словом господин, используемым в мировой практике. Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений. По ГОСТу 6.38-72 "Организационно-распорядительная документация. Единый формуляр-образец" не следует употреблять -- текстовое сокращение т. при указании фамилии в подписи, упомянутый ГОСТ указывает также, что инициалы должны ставиться после фамилии; если перед фамилией стоит сокращение т., то инициалы могут не указываться.
- В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу. Вместо я выполнил пишут мною выполнено. Однако нельзя сказать мною решено. Правильно: я решил. В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках.
- Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением он. Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.
- Следует учитывать, что служебные документы пишутся в нейтральном доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости и т.п.Разумеется, никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему административного речевого этикета. Только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать выбор слов и выражений.
Культура делового спора.
Итак, принципы спора:
- Терпимое отношение к оппоненту. Помните о том, что другая сторона имеет такое же право как и вы на собственное мнение, и цель у вас одна – найти истину.
- Подготовка к спору. Этот принцип обязателен к исполнению. Он позволяет мобилизовать свои силы на ведение дискуссии и предусмотреть ее вероятные повороты, собрать недостающую информацию.
- Анализ альтернатив. Любой спор предполагает наличие нескольких мнений, точно также и любая проблема имеет несколько решений, не все они являются оптимальными. Этот принцип помогает найти приемлемый выход.
- Корректность. Принцип корректности спора определяет возможность вашей победы над оппонентом. Все зависит от того, насколько правильны ваши суждения и как вы их преподнесете.
- Отстранение. Наблюдая за спором будто со стороны, и будучи его участником, у вас больше шансов взглянуть на ситуацию объективно, а значит – и выиграть. Вы на ходу сможете корректировать свои промахи и преодолевать недостатки.
- Поэтапное продвижение к истине. От правильного использования этого принципа спора будет зависеть весь его ход – то, насколько четко обозначаются этапы ведения спора и обсуждаются его альтернативные решения.
- Преодоление психологических барьеров. Суть этого принципа в наличии ложных стереотипов, преодолев которые оппонент может повысить эффективность собственной аргументации. Например, ваш страх выглядеть не лучшим образом перед оппонентом, существенно сдерживает ваши суждения, тем самым лишая точки опоры.
- Уважение. Высокая культура спора и уважение к личности, располагающей своим собственным мнением составляют суть этого принципа ведения спора. Оскорбления отнюдь, не увеличивают эффективности ведения любых переговоров.
- Конструктивнаякритика. Прежде чем критиковать точку зрения вашего оппонента, вы должны высказать свои конструктивные предложения по решению стоящей проблемы.
Рекомендации по ведению спора:
Оперируйте простыми, ясными и точными понятиями, так как:
· убедительность можно легко «утопить» в море слов и аргументов, особенно если они неясны и неточны;
· оппонент слышит или понимает намного меньше, чем хочет показать;
· аргументы должны быть достоверными. Если аргумент имеет хотя бы привкус лжи, лучше от него избавиться, чтобы не давать козырь оппоненту.
Ведите аргументацию корректно по отношению к оппоненту:
· открыто и сразу признавайте правоту оппонента, если он прав;
· продолжайте оперировать теми аргументами и понятиями, которые уже приняты вашим оппонентом;
· ответьте сначала на аргументы оппонента, а только потом приводите свои собственные;
· в любой ситуации будьте вежливы.
Учитывайте личностные особенности оппонента:
· нацеливайте вашу аргументацию на мотивы оппонента;
· старайтесь избегать простого перечисления фактов и аргументов, лучше покажите их преимущества;
· соизмеряйте темп и насыщенность вашей аргументации с особенностями ее восприятия оппонентом;
· старайтесь как можно нагляднее изложить свои идеи, соображения, доказательства;
Используйте специальные приемы аргументации:
· метод перелицовки — постепенное подведение оппонента к противоположным выводам путем поэтапного прослеживания решения проблемы вместе с ним;
· метод «салями» — постепенное подведение оппонента к полному согласию путем получения его согласия сначала в главном, а затем в частностях, необходимых для полного согласия;
· метод расчленения — разделение аргументов оппонента на верные, сомнительные и ошибочные с последующим доказательством несостоятельности его общей позиции;
· метод положительных ответов — такое построение разговора, чтобы оппонент на ваши вопросы отвечал: «Да», а потом соглашался бы с вами и по более существенным для дискуссии моментам;
· метод классической риторики (применяется в случаях излишней агрессивности оппонента) — вначале соглашаться с высказываниями оппонента, а затем внезапно опровергнуть все его построения с помощью одного сильного аргумента;
· метод замедленного темпа — умышленное замедление речи и проговаривание слабых мест в аргументации оппонента;
