Руководитель и подчиненные в межличностных отношениях на службе руководствуются общепринятыми нормами и правилами этикета, основанными на принципах гуманизма, целесообразности, эстетической привлекательности, что предполагает взаимную вежливость, понимание и доброжелательность, внимательность и чуткость в отношении к окружающим, настрой на сотрудничество.
Правила поведения:
1. Критика или наказание подчиненного никогда не должны основываться на непроверенных данных или подозрениях.
2. В случае неудовлетворенности качеством выполненной работы руководитель должен прежде всего выяснить, кто поручил этому сотруднику выполнение задачи, с которой он не справился, кто и как его при этом инструктировал и каков был контроль за этой работой. Только после этого может быть установлена степень виновности подчиненного в том, что работа выполнена некачественно.
3. Если просчеты в работе произошли отчасти по вине руководителя, необходимо немедленно и открыто признать это, не пытаясь переложить всю вину на подчиненного.
4. Прежде чем определить форму воздействия на подчиненного, следует постараться объективно оценить поступок и мотивацию его действий
5. Неудовлетворенность руководителя качеством работы или поступком подчиненного может быть выражена в форме критики. Однако всякая критика должна быть справедливой, объективной, доброжелательной и корректной по форме.
6. Наказание должно соответствовать степени тяжести проступка сотрудника.
7. Особый такт требуется при вынесении взыскания новому работнику. Первое замечание подчиненному лучше всегда делать наедине. Больше всего уважают тех руководителей, которые хвалят на людях, а критикуют с глазу на глаз.
9. Правила служебного этикета не позволяют руководителю жаловаться на своих подчиненных.
10. Дисциплинарные взыскания не должны повторяться слишком часто. В противном случае они теряют смысл, ожесточают виновных и лишают их стимула к работе.
11. Важный аспект этикета взаимоотношений руководителя и подчиненных – единство требований ко всем сотрудникам.
1. Стремитесь превратить вашу организацию в сплоченный коллектив с высокими моральными нормами общения. Приобщите сотрудников к целям организации
2. При возникновении проблем и трудностей, связанных с недобросовестностью, руководителю следует выяснить ее причины.
3. Если сотрудник не выполнил вашего распоряжения, необходимо дать ему понять, что вам известно об этом, иначе он может решить, что провел вас.
5. Критикуйте действия и поступки, а не личность человека.
6. Тогда, когда это уместно, используйте прием «бутерброда» – спрячьте критику между двумя комплиментами. Закончите разговор на дружеской ноте и вскоре найдите время поговорить с человеком, чтобы показать ему, что вы не держите зла. Делая замечание, нужно учитывать возраст, пол и темперамент работника.
7. Никогда не советуйте подчиненному, как поступать в личных делах
8. Не обрастайте любимчиками. Относитесь к сотрудникам как к равноправным членам и ко всем с одинаковыми мерками.
9. Никогда не давайте сотрудникам возможность заметить, что вы не владеете ситуацией, если вы хотите сохранить их уважение.
10. Соблюдайте принцип распределительной справедливости: чем больше заслуги, тем больше должно быть вознаграждение.
11. Поощряйте свой коллектив даже в том случае, если успех достигнут главным образом благодаря успехам самого руководителя.
12. Укрепляйте у подчиненного чувство собственного достоинства. Хорошо выполненная работа заслуживает не только материального, но и морального поощрения. Не ленитесь лишний раз похвалить сотрудника.
13. Привилегии, которые вы делаете себе, должны распространяться и на других членов коллектива.
14. Доверяйте сотрудникам и признавайте собственные ошибки в работе.
15. Защищайте своих подчиненных и будьте им преданными.
16. Выбирайте правильную форму распоряжения. Формами распоряжения могут быть: приказ, просьба, запрос и так называемый «доброволец».
43. Речевой этикет в деловом общении: культура устной речи,культура письменной речи.
Современный чиновник не может допускать речевые ошибки, не знать правил речевого поведения.
Постоянная забота о совершенствовании речи – важная часть общей культуры государственного чиновника.
Центральное понятие культуры речи – языковая норма, определяемая как «принятые в общественно-языковой практике образованных людей правила произношения, словоупотребления, использования традиционно сложившихся грамматических, стилистических и других языковых средств. Литературная норма складывается как совокупность устойчивых, традиционных реалий языковой системы в результате отбора языковых элементов из числа сосуществующих, образуемых вновь или извлекаемых из пассивного запаса прошлого и возводимых в процессе общественной коммуникации в ранг правильных, пригодных и общеупотребительных».
Существуют определенные формулы этикета, употребляемые при знакомстве. Для официальной обстановки больше подойдут следующие: «Разрешите (позвольте) с вами познакомиться (вам представиться.
И, разумеется, ожидаются ответы: «Рад(а) с вами познакомиться», «Очень приятно» и т. п. Следует помнить и о некоторых общепринятых нормах: младшего по возрасту всегда представляют старшему; мужчину представляют женщине независимо от ее возраста, кроме тех случаев, когда мужчина имеет высокий социальный статус. При официальном знакомстве называют имя, отчество, фамилию и должность человека.
Просьба в официальном общении выражается с помощью следующих речевых клише: «^ Сделайте, пожалуйста, сообщение...», «Я прошу вас сделать сообщение...», «Разрешите (позвольте) попросить вашу книгу...», «Будьте добры (любезны), позвоните...»
Ответ на просьбу: «Хорошо. Пожалуйста. С удовольствием» и т. д.
Для выражения извинения в деловой обстановке существуют следующие формулы этикета: «^ Извините (простите), пожалуйста, за опоздание (за то, что звоню так поздно)»
В различных ситуациях желательно использовать разные формулы извинения, не ограничиваясь одной: «Извините, пожалуйста». Не рекомендуется использовать выражения «Пардон» или «Я дико извиняюсь».
Устное речевое поведение госслужащего предполагает знание различных психологических приемов. Среди них так называемые «поглаживания» – знаки (фразы и формы поведения), приятные для собеседника. Среди них: «Приветствую вас», «Удачи вам», «Всего хорошего (доброго)» и др. К их числу относятся и комплименты, которые не надо путать с лестью; с их помощью говорящий выражает положительную оценку деятельности, деловых качеств своего собеседника.
Приятно выразить одобрение, сделать комплимент сослуживцу. Неодобрение в неофициальном общении принято высказывать лишь близким людям. Используются следующие выражения: «Думаю, что вы недостаточно хорошо выполнили это задание», «Вы огорчили (расстроили, обидели, подвели) меня», «Вы поставили меня в неловкое положение».
При этом надо критиковать не человека вообще, а упрекать его за плохо сделанную конкретную работу, критиковать за невыполненное поручение. Не стоит выражать неодобрение следующим образом: «С вами трудно разговаривать (работать, иметь дело). У вас нет чувства юмора. У вас плохой характер» и т. д.
Отказ в ответ на приглашение тоже должен быть вежливым, некатегоричным, с оттенком сожаления: «^ К сожалению, я не могу...», «Извините (простите), но я никак не могу...», «Охотно бы, но...»
Нежелательно употребление форм категорического отказа: «Ни в коем случае!», «Об этом не может быть и речи!», «Ни при каких обстоятельствах!».
Неуместны и разговорные выражения типа: «Что-то мне не хочется. Ни за что» и т. п. В некоторых ситуациях возможен и уклончивый, неопределенный ответ, который не обидит собеседника: «Не знаю, смогу ли... Возможно (скорее всего), приду» и т. п.
Соболезнование в устном деловом общении выражается с помощью фраз, относящихся к высокому стилю: «^ Я вам искренне соболезную», «Я приношу вам свое (свои) соболезнование(я)».
Служебная деятельность государственного служащего не допускает празднования событий личной жизни в рабочее время.
Занимая высокое положение в обществе, государственный служащий, безусловно, должен быть носителем среднелитературной речевой культуры и непременно стремиться к овладению элитарной речевой культурой.
Репутация организации, учреждения во многом зависит от того, насколько правильно разговаривают руководители и рядовые сотрудники, насколько они культурны, доброжелательны и корректны в своем речевом поведении.
Письменная речь.
Деловая переписка требует соблюдения твердо закрепившихся в деловой практике норм и правил письменной речи, т.е. того, что принято называть ее речевым этикетом. Нормы такого этикета как бы предполагают общественную договоренность о том, что считать принятым в деловой переписке, а что непринятым.
Деловое общение - это самый массовый вид социального общения. Оно представляет сферу коммерческих и административно-правовых отношений, экономико-правовых и дипломатических отношений.
Универсальным принципом использования этикетных средств является принцип вежливости, который выражается в рекомендациях, данных читателям в одном старом русском письмовнике и не утративших актуальности по сей день: «Первая обязанность пишущего - помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем». Это особенно важно сегодня, когда официальная переписка начинает носить более личный и динамичный характер.
Низкая речевая культура напрямую связана с низкой эффективностью совещаний, переговоров.
Каждое деловое письмо может содержать один или несколько аспектов - содержательных фрагментов, включающих речевое действие Композиция, или структура, текста официального письма - это последовательность расположения его составных частей – аспектов. Структура письма в этом случае может выглядеть следующим образом:
Просим
Также просим…
А также просим…
Сообщаем…
Одновременно сообщаем…
Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решении.
Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.
Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:
Во-первых…Прежде всего…Во-вторых…Затем…В-третьих…В заключение…
Переходя к следующему вопросу…
Что касается вопроса о…В связи с необходимостью вернуться к вопросу о…В заключение выражаем надежду на…
Объем абзаца колеблется в деловых письмах весьма существенно - от одного предложения до страницы и более.
