Общей чертой всех табличных процессоров является способ ссылок на ячейки, используемых при конструировании формул. Ссылки бывают трех типов: абсолютные, относительные и смешанные. По умолчанию, при создании формул применяются относительные ссылки. Относительная ссылка на ячейку, например, A1, основана на положении этой ячейки по отношению к ячейке, содержащей формулу. При перемещении ячейки с формулой или при копировании формулы вдоль строк или вдоль столбцов относительные ссылки, включенные в формулу, автоматически корректируются. Например, формула "=A1+B1" в ячейке C1 при копировании вниз в ячейку C2 изменяется на "=A2+B2", а при копировании вправо в ячейку D1 изменяется на "= B1+C1".
Абсолютная ссылка на ячейку, например, $A$1, всегда указывает на ячейку, расположенную в определенном месте. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, абсолютная ссылка не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов абсолютная ссылка не корректируется. Например, формула "=$A$1+$B$1", введенная в ячейку C1, при копировании в ячейку C2 или D1 останется без изменения.
Смешанная ссылка содержит либо абсолютный адрес столбца и относительный адрес строки, например, $A1, $B1, либо абсолютный адрес строки и относительный адрес столбца, например, A$1, B$1 и т. д. При копировании или перемещении ячейки, содержащей формулу, относительная часть ссылки изменяется, а абсолютная часть остается неизменной, т.е. при копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная часть ссылки автоматически корректируется, а абсолютная часть ссылки не изменяется. Например, формула "=$A1+$B1", расположенная в ячейке C1, при копировании в C2 изменится на "=$A2+$B2", а при копировании в D1 останется без изменения. Напротив, формула "=A$1+B$1", расположенная в ячейке C1, при копировании в C2 останется без изменения, а при копировании в D1 изменится на "=B$1+C$1".
При изменении позиции любой ячейки, на которую ссылается формула, изменяется и ссылка на эту ячейку, независимо от того, использовалась ли в формуле абсолютная или относительная ссылка.
| Рисунок 12 - Диалоговое окно функции. |
Для удобства вычислений в табличные процессоры встроены функции различных категорий, а именно: математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логические и другие. Мастер функций облегчает и ускоряет ввод формул, позволяет выбрать нужную функцию и, заполнив ее параметры, получить результат сразу в диалоговом окне (рис. 12).
Построение диаграмм
В современных табличных процессорах существуют возможности построения различных типов двумерных и трехмерных диаграмм, позволяющих представлять числовые данные в наиболее понятном для целевой аудитории графическом виде. Диаграммы используются для облегчения восприятия больших объемов данных и взаимосвязей между различными рядами данных. Количество типов диаграмм, которые можно построить, зависит от конкретного приложения и его версии.
Списки Ms Excel
Табличный процессор Ms Excel дает в руки пользователя мощные средства анализа данных, если таблица, где они хранятся, организована особым образом, называемым списком. Список – способ хранения данных в таблице, совокупность поименованных строк, содержащих однородные данные (набор строк таблицы, содержащий связанные данные).
Существует ряд требований, которым должны отвечать списки:
- на листе рабочей книги может размещаться только один список;
- если на этом листе размещаются данные, не входящие в список, то их должны отделять от списка не менее одного пустого столбца и одной пустой строки;
- первая строка списка должна содержать заголовки столбцов;
- оформление заголовков столбцов должно отличаться от данных, для этого используется их выделение с помощью шрифта, выравнивания, форматов и рамок;
- 
во всех ячейках столбца размещаются однотипные данные, при этом используется один формат;
-
| Рисунок 13 - Область Редактирование на Ленте Ms Excel. |
- для поиска записи, подлежащей удалению или изменению, следует нажать кнопку Критерии и ввести в соответствующие поля условия поиска. Затем с помощью кнопок Далее и Назад найти записи, соответствующие этим условиям. Для поиска необходимых данных можно, так же как и в текстовом процессоре Ms Word, использовать команду Редактирование® Найти (рис. 13).
В этом случае для организации поиска используется Раскрывающийся список Найти и выделить. Табличный процессор Ms Excel позволяет производить сортировку по нескольким показателям (до трех). Очевидно, что в первую очередь сортировка производится по той категории, которая включает в себя наибольшее число записей, так как последующая сортировка осуществляется уже внутри нее. Для упорядочения данных в ячейках по значениям (без учета формата) в Microsoft Excel предусмотрен определенный порядок сортировки – по возрастанию или по убыванию, причем этот порядок зависит от типа данных.
Вопросы для закрепления теоретического материала
1. Как задается адрес ячейки в электронной таблице?
2. Какие знаки операций используются в формулах электронных таблиц?
3. С какого знака начинается ввод формулы?
4. Как записываются абсолютные и относительные ссылки на ячейки?
5. Что происходит с относительными ссылками при копировании формул?
6. Можно ли задать в формуле ссылку на ячейку, расположенную в другой рабочей книге?
7. Какие основные категории функций присутствуют практически во всех табличных процессорах?
8. Какие возможности реализованы в табличных процессорах для работы со списками (табличными базами данных)?
