Підготовчі роботи до будівництва об'єкта при управлінні проектами можуть бути розпочаті і проводитися тільки після вирішення питань, пов'язаних із загальною організаційно-технічною підготовкою.
Загальна організаційно-технічна підготовка виконується відповідно діючого положення про підрядні контракти у будівництві України. Такими стадіями (елементами) підготовки є:
1. Передконтрактні роботи у випадках прямих переговорів і при оголошенні тендерних торгів.
Прямі переговори проводяться між сторонами в наступних випадках:
- на підставі довгострокових і довірчих відносин замовника і генпідрядника;
- при довгострокових поетапне освоєння інвестицій генпідрядником на даній будіві;
- при необхідних уточнень обсягів, складу робіт і ціни в ході виконання контракту;
- при виконанні ремонтних робіт, відновлення інших подібних робіт, якщо вони здійснюються в невеликих обсягах;
- безрезультатності проведених раніше торгів;
- особливо термінової роботи;
- неможливості проведення торгів, виходячи із специфіки монопольного становища генпідрядника.
Учасники прямих переговорів, які домовилися про укладення контракту, оформляють передконтрактні угоди у формі протоколу намірів, яким беруть на себе взаємні зобов'язання. Протокол намірів є обов'язковим юридичним документом для виконання його сторонами і в разі відмови однієї із сторін від укладення контракту, остання компенсує в добровільному або арбітражному порядку вагу понесених витрат.
Тендерні торги (конкурси) проводяться на етапах проектування, постачання або закупівлі будівництва об'єктів і т.д. Проводяться вони замовниками зі створенням тендерних комітетів. Учасники торгів на підставі вимог і даних замовника готують комплект документів, якими передбачаються пропозиції та умови, на яких вони згодні виконати замовлення.
2. Укладення підрядних контрактів з будівництва об'єктів при реалізації проекту здійснюється після прямих переговорів і оформлення учасниками протоколу намірів, а також після отримання замовлення в результаті проведених торгів.
До укладення контрактів замовником і підрядником проводиться підготовча робота в частині підготовки учасниками контрактної документації та особливих умов виконання контракту. Встановлюється персональна відповідальність за строками та підготовку контрактної документації, в тому числі з передачі майданчика на будівництво об'єкта, технічної документації, обладнання, графіків виконання робіт, матеріально-технічних ресурсів, комплексної наладки обладнання та інше.
3. Укладення контрактів з субпідрядними організаціями проводиться на підставі розподілу загальних обсягів за видами робіт між виконавцями залежно від специфіки робіт, що виконуються субпідрядником і його спеціалізації. До таких спеціалізованих робіт, які визначають профіль роботи субпідрядника відносяться:
- загальнобудівельні роботи;
- по влаштуванню складних фундаментів, в тому числі пальових;
- по монтажу каркасів складних будівель та споруд;
- сантехнічні та вентиляційні роботи;
- електромонтажні роботи;
- по монтажу технологічного обладнання;
- оздоблювальні роботи;
- спеціалізовані роботи по монтажу ліфтів, КІП і сигналізації, пожежної сигналізації, запобіжника;
- спеціалізован роботи з виконанню зовнішніх комунікацій, споруд та інших.
Підготовка до укладання контрактів з субпідрядними організаціями та їх порядок аналогічний укладанню та порядку між замовником і підрядником.
4. Пошук постачальників матеріалів, конструкцій, виробів обладнання, укладення з ними договорів, організація поставок на будівництво.
Матеріально-технічне забезпечення будівництв при управлінні проектами є одним із складних і відповідальних етапів у реалізації проекту і полягає у виборі відповідних постачальників, виходячи з оцінки їх можливостей. Такими можливостями є:
- управлінські, технічні та виробничі можливості;
- наявність прямих довгострокових зв'язків;
- фінансове становище;
- якість продукції (оцінка зразків, результати випробувань і т.д.);
- документальні відгуки інших замовників (споживачів) та інше.
З урахуванням цих вимог складається список претендентів постачальників, з якими може укладатися контракт на поставку обладнання та матеріальних ресурсів. Список складається для кожного способу закупівель, схвалюється замовником і може бути потенційним списком для проведення торгів. Особливу увагу при виборі постачальника слід приділяти транспортним витратам.
При виборі постачальника слід мати на увазі, крім першого та другого джерело постачання.
Після вибору постачальника, до укладення контракту на поставки, проводиться певна підготовча робота, яка полягає в наступному:
- складаються і розсилаються заявки на поставку матеріальних ресурсів постачальникам;
- після отримання пропозицій від постачальників і оцінки їх можливостей проводиться зустріч сторін;
- готуються замовлення на поставку і вирішуються питання їх доставки з складанням програми гарантій поставок і перевезень;
- узгоджуються питання контролю якості та виконання програми перевезення.
Контракт на постачання укладається у письмовій формі з рішенням попередніх питань щодо обсягів і асортименту поставляємих матеріальних ресурсів, термінів їх поставки, ціни, якості, приймання, майнової відповідальності та інше.
Організація поставок матеріальних ресурсів при управлінні проектами на споруджуваний об'єкт здійснюється відділами постачання, а для великих будівництв управліннями технологічної комплектації (УПТК). Річне, квартальне, місячне планування забезпечення будівництв матеріальними ресурсами здійснюється виробничими відділами, а організаційний оперативний контроль - диспетчерськими службами.
Забезпечення матеріалами має бути сплановано і ув'язано з календарними графіками робіт з урахуванням перехідного замовлення.
5. Забезпечення будівництва проектно - кошторисною документацією при управлінні входить в обов'язки замовника, що розробляється проектними організаціями або силами самого замовника.
У тому випадку, якщо технічна документація розробляється підрядником (проектно-будівельною фірмою (ПБФ)), то її розробка входить в обов'язки останнього. При цьому розробка проектної документації повинна випереджати терміни виробництва БМР. Зарубіжною практикою встановлено, що початок БМР, відноситься до точки, в якій готовність проектних робіт складає 25-30%, а 50%-ва готовність проектних робіт припадає на період, коли ступінь здійснення проекту складає 25-35%. 50%-ва готовність будівельних робіт збігається з періодом, в якому проект виявляється здійсненим на 65-75% за часом. Точка 85% готовності проектно-конструкторських робіт визначає початок монтажу обладнання.
Такий метод поєднання проектування і будівництва при виконанні робіт ПБФ знайшов широке застосування в промисловому будівництві і дозволяє: скоротити тривалість інвестування на 30-40%, будівництва на 20-30% і знизити витрати на реалізацію проекту на 10-12%.
6. Відведення в натурі майданчика (траси) для будівництва, здійснюється з урахуванням вимог зацікавлених органів (організацій) місцевого самоврядування та органів державного нагляду. При виборі майданчика розглядаються наступні питання:
- місце розташування і розміри майданчика для будівництва;
- можливості застосування місцевих матеріальних ресурсів;
- технічні умови на підключення проектованного об'єкту до існуючих інженерних мереж і комунікацій;
- прокладання нових трас зовнішніх мереж і комунікацій;
- заходи по захисту навколишнього середовища, збереження пам'яток архітектури, культури, історії, пожежної безпеки та охорони праці;
- заходи, пов'язані з підтопленням ділянки, а також інших вимог, визначених ДБН А.2.2.-3-97.
Відповідальність і узгодження цих вимог лежить на обов'язках замовника.
При прийманні майданчика (траси) генпідрядником від замовника останній повинен передати геодезичну основу з розбивкою осей і трас із закріпленням їх в натурі.
7. Вирішення питань фінансування будівництва об'єкта та фінансові гарантії визначають життєдіяльність проекту при його управлінні. Воно повинно бути підтверджено фінансуючими банками та націлене на:
- своєчасне забезпечення інвестиціями проекту, які необхідні для планомірної його реалізації. Своєчасне фінансування споруджуваного об'єкта дозволяє у встановлені терміни за графіками набувати матеріально-технічні ресурси, виплачувати заробітну плату і забезпечує ритмічну роботу реалізації проектів;
- зниження капітальних витрат і ризику проекту за рахунок оптимальної структури інвестицій і отримання податкових переваг.
Фінансування проекту може здійснюватися одним інвестором або кількома. Спільне інвестування має переваги, оскільки створює умови можливості отримання більшого кредиту, який забезпечує необхідний рівень потоку інвестицій і фінансування проекту з меншими витратами. Податкові переваги досягаються за рахунок передачі прав власності на весь проект або його частини інвесторам, які в даний момент мають податкові пільги.
8. Звільнення замовником для майданчика будівництва, знесення і будівництво будівель замість тих, що зносяться і є обов’язками замовника. Ці роботи можуть бути виконані силами підрядника за окрему плату за договором та здійсненні до початку будівництва об’єкта.
9. Оформлення різних дозволів і допусків на виконання робіт проводиться до початку робіт і входить у обов’язки замовника і здійснюється в строки визначені особливими умовами до договору.
