В международной практике дипломатические приемы являются одной из общепринятых и распространенных форм деятельности дипломатических представительств, ведомств иностранных дел, а также законодательных и исполнительных органов власти. Кроме сугубо представительского значения, дипломатические приемы являются важнейшим средством установления, поддержания и развития контактов официальных властей с дипломатическим корпусом и иностранными журналистами.
Дипломатические приемы проводятся в ознаменование каких-либо событий: национальные праздники иностранных государств, важнейшие юбилейные и памятные даты в истории государства, годовщины установления дипломатических отношений, подписания двусторонних или многосторонних договоров и соглашений основополагающего характера и т.д. Другой повод для проведения приема — оказание почестей или гостеприимства высшим государственным должностным лицам, находящейся с визитом в стране делегации, а также деятелям науки, культуры, искусства.
В отдельных случаях дипломатические приемы могут проводиться и в порядке повседневной деятельности, независимо от каких-либо событий.
Действующая протокольная практика подразделяет дипломатические приемы в зависимости от повода и времени проведения на следующие основные виды: «Бокал шампанского» (с 12 до 13 часов), «Завтрак» (между 12 и 15 часами), «Чай» (между 16 и 18 часами), «Коктейль» или «Фуршет» (начало — в интервале от 17 до 18 часов, продолжительность — два часа), «Обед» (начинается в промежуток времени от 20 до 21 часа и длится два-три часа), «Ужин» (после 21 часа). В российской протокольной практике такой вид дипломатического приема как «Ужин» в настоящее время практически не используется. Официальный обед может быть проведен начиная с 19 часов.
В последнее время в дипломатическом протоколе все чаще используется такая разновидность приема как «Обед-буфет», при котором гости сами выбирают блюда с общего стола, а затем свободно рассаживаются по своему выбору. Это одна из наиболее демократичных форм вечернего дипломатического приема, поскольку в иных случаях строгое соблюдение принципа рассадки по протокольному старшинству является одним из важнейших правил, требующих неукоснительного соблюдения.
На полученные приглашения достаточно часто требуется обязательный ответ. В таком случае в правом нижнем углу пригласительного билета содержится просьба об ответе (часто это делается с использованием протокольной французской аббревиатуры R.S.V.P., что означает «Просьба ответить»). Обычно это делается при проведении приемов с рассадкой, а также при приглашении на прием по случаю национального праздника, когда для хозяина важно знать не только число гостей принявших приглашение, но и их состав. Отсутствие ответа на подобное приглашение расценивается в дипломатическом протоколе как верх неучтивости.
Надо иметь в виду, что подготовка каждого протокольного мероприятия — дело непростое и ответственное. Даже организовать классический прием типа «Обед» требует особых усилий и внимания практически всех подразделений дипломатического учреждения. Необходимо предусмотреть продолжительность мероприятия, порядок приглашения, встречи у входа и сопровождения гостей в зал, их представления и размещения за столом. Следует заблаговременно решить вопрос о сервировке и содержании стола, где и как будет подаваться аперитив, кто и в какой последовательности будет получать слово для приветствия и провозглашения тоста. Не менее тщательного осмысления требует и процедура прощания с гостями.
Строгость, продуманность, доброжелательность атмосферы — важнейшие характеристики каждого протокольного мероприятия. Любой дипломатический прием, проводимый зарубежным представительством в стране пребывания, имеет, в конечном счете, политический характер. Уровень присутствия на приеме представителей исполнительной и законодательной власти является показателем отношений между государствами. Общепринятые нормы международной вежливости в отношении уровня присутствия высших должностных лиц на приемах предлагают выдерживать, как правило, принцип взаимности.
