Тема 7. Документування в управлінській діяльності

Цілі заняття:

ü ознайомити із сутністю та видами управлінських документів;

ü розкрити зміст систем документації в управлінні;

ü висвітлити процеси документування в управлінні;

ü ознайомити з адміністративним етикетом.

Питання до теми:

1. Розкрийте сутність поняття "управлінський документ".

2. Наведіть класифікацію управлінських документів.

3. Розкрийте сутність поняття "документація". Назвіть види документації, що використовується у торговельних підприємствах.

4. У чому полягають особливості організаційно-розпорядчої документації?

5. Висвітліть правила оформлення управлінських документів.

6. Розкрийте особливості адміністративного етикету.

 

Тема 8. СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

Цілі заняття:

ü ознайомити із правилами складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів;

ü розкрити особливості оформлення документації з особового складу.

Питання до теми:

1. Розкрийте особливості організаційно-розпорядчих документів. Які документи входять до даної групи?

2. Назвіть основні види і різновиди організаційно-розпорядчих документів та висвітліть правила їх оформлення.

3. Визначте особливості документів з особового складу підприємства.

4. Назвіть основні види документів з особового складу та розкрийте правила їх оформлення.

 

Тема 9. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА. ОПРАЦЮВАННЯ ТЕКСТОВИХ МАТЕРІАЛІВ

Цілі заняття:

ü ознайомити із сутністю та формами діловодства;

ü визначити вимоги до раціональної організації документообігу у підприємствах;

ü висвітлити зміст роботи з документами, що надходять у підприємство;

ü визначити особливості роботи з документами власного архіву керівника;

ü ознайомити із сутністю та методами контролю за станом документаційного забезпечення управління.

Питання до теми:

1. Розкрийте сутність поняття "діловодство".

2. Назвіть та охарактеризуйте форми діловодства, які застосовуються у підприємствах.

3. Вкажіть вимоги до раціональної організації документообігу у підприємствах.

4. Розкрийте основні напрямки удосконалення діловодства і документообігу у торговельних підприємствах.

5. У чому полягає зміст роботи з документами, що надходять у підприємство?

6. Визначте особливості роботи з документами власного архіву керівника.

7. Назвіть та охарактеризуйте методи контролю за станом документаційного забезпечення управління.

Тема 10. ОРГАНІЗАЦІЯ ТА ПРОВЕДЕННЯ НАРАД І ЗБОРІВ

Цілі заняття:

ü ознайомити із сутністю та видами ділових нарад;

ü висвітлити технологію проведення ділової наради;

ü розкрити особливості проведення нарад різних видів.

Питання до теми:

1. Розкрийте сутність таких форм колективної роботи, як нарада, засідання, збори.

2. Назвіть позитивні і негативні сторони ділової наради.

3. Наведіть класифікацію ділових нарад.

4. З яких етапів складається процедура проведення ділової наради?

5. Розкрийте зміст підготовки ділової наради.

6. У чому полягають особливості проведення ділової наради?

7. Охарактеризуйте етап підведення підсумків ділової наради.

8. Назвіть особливості проведення інструктивної та оперативної наради.

9. Розкрийте специфіку проведення наради методом "мозкової атаки" та "наради без наради".

10. У чому полягають особливості проведення телеконференції?

Ситуація: Вироблення навиків правильного розподілу часу

Мета вправи. Навики правильного розподілу часу стосуються здатності менеджера визначати пріоритети в роботі, продуктивно працювати та делегувати повноваження. Ця вправа допоможе удосконалити навики правильного розподілу часу за умов проведення зборів команди.

Умова вправи. З огляду на те, що команди та наради команд стають звичайним явищем, то деякі менеджери переживають, що на цих нарадах марнується багато часу. Далі наведено деякі пропозиції експертів для підвищення ефективності проведення нарад.

1. Розробити порядок денний.

2. Зустрічатися лише з конкретної причини.

3. Запровадити суворий регламент початку та закінчення наради.

4. Поставити годинник перед кожним.

5. Забрати усі крісла і змусити людей стояти.

6. Замкнути двері на ключ спочатку, щоб покарати тих, хто запізнився.

7. Розподілити ролі на нараді.

8. Використати унаочнення.

9. Обрати секретаря наради для ведення протоколу.

10. Проводити наради в неофіційних умовах.

Завдання до вправи:

1. Оцініть ефективність кожної з цих пропозицій.

2. Проранжуйте пропозиції залежно від їхньої цінності.

3. Доповніть цей список щонайменше трьома іншими пропозиціями, які, на вашу думку, збільшать ефективність проведення нарад команди.