Когда мы читали самое начало AIDS-рецепта по составлению писем, было сказано, что начало письма должно привлечь к себе внимание. Поэтому любое затянутое вступление неудачно: "Sie schreiben uns, daß..." (он уже знает это); "Wir bekennen uns zum Empfang Ihres..."; "Wir haben Ihr Schreiben bestens dankend erhalten..." (но если бы мы
его не получили, не могли бы и отвечать); "Wir haben von Ihren Ausführungen Kenntnis genommen" (надо надеяться - в противном случае был бы ответ бессмыслен). Равным образом излишне выражение "Unter Bezugnahme..." или "Bezugnehmend auf Ihr obiges Schreiben..." На что же еще мы можем ссылаться, как не на "obiges Schreiben" /"вышеупомянутое письмо"/, которое к тому же, вполне вероятно, уже было упомянуто в "Betreff" /"резюме"/? Наверное, такие формулировки удобны, иногда они облегчают нам начало. Но после них мы должны все-таки приступить и к делу. Так почему бы не сразу? Старинное правило, что письмо не должно начинаться с "Ich" или "Wir" уже давно кануло в Лету: мнимая скромность, которую оно когда-то предписывало, ныне воспринимается как простое лицемерие. Правильно написанный ответ после краткой благодарности за предыдущее письмо сразу начинается с сути; только делом можно привлечь внимание своего корреспондента, а не трескучими фразами.
Содержание письма (Der Briefinhalt).
Введение мы даем абзацем, насколько возможно кратким. С его помощью мы создаем совместную основу: "Sie haben Recht. Ihre Überweisung vom 23.9. in Höhe von 23,70 DM haben wir erhalten. Vielen Dank." /"Вы были правы. Ваши перечисления от 23.9. в размере 23,70 DM мы получили, большое спасибо"/. Расхожий союз indem в качестве введения к "собственно" письму не следует использовать ни под каким видом, потому что он почти всегда тянет за собой бесконечно длинное предложение.
В следующем абзаце начинаются наши пояснения относительно самой темы, которая должна заинтересовать или, по крайней мере, вызвать понимание у адресата: "In Ihrer Aufstellung haben Sie aber unsere
Rechnung vom 15.7. nicht berücksichtigt. Diese Rechnung ist bis heute noch nicht beglichen; daher der offene Betrag auf Ihrem Konto. Bitte vergleichen Sie den beiliegenden Kontoauszug mit Ihren Unterlagen. Sicher wird sich dann die Differenz leicht klären" /"В своей смете Вы не учли наш счет от 15.7. Этот счет до сих пор еще не оплачен; оттого итог на вашем счете на закрыт. Пожалуйста, сравните прилагаемую выписку из счета с Вашей документацией. Несомненно, разница тогда станет очевидной"/.
Еще раз: мы начинаем с существа дела и с хода рассуждений или аргументов корреспондента. Затем идут наши пояснения (в данном случае подкрепленные приложением). Все это должно убедить партнера и побудить к действию: а именно, еще раз проверить документацию и перечислить остаток суммы. Следовательно, в конце наше письмо должно потребовать оплаты; правда, часто это излишне.
Если нам необходимо коснуться и разъяснить в письме и другие вопросы, лучшим средством привлечения внимания будет четкая градация письма. Если разные положения друг от друга независимы и, в то же время, равноправны между собой, то нам следует изложить их по пунктам. Тогда каждый абзац получает свое заглавное слово, выделенное нами подчеркиванием или разрядкой. При этом лучше всего различные пункты излагать в том порядке, как это делал ваш партнер.
Если же различные вопросы зависят друг от друга, то нам следует построить письмо так, чтобы они логично вытекали друг из друга. Для каждой новой темы требуется отдельный абзац.
Для формулирования содержания письма годны правила, приведенные выше. Еще раз хотелось бы оградить от употребления излишне длинных составных
слов (Inrechnungstellung, Nichtzahlungsfähigkeit); как показывает опыт, они имеют свойство незаметно вкрадываться в деловые письма. Но и противоположность им, пристрастие к аббревиатурам, тоже нежелательна. Со времен Лейпцигской Bugra (Buch-und-Graphik-Ausstellung) 1913 г. аббревиатуры стали стремительно разрастаться, обильно питаемые военными языковыми традициями Второй мировой войны и русским и американским поветрием. Множество этих слов-сокращений стали для нас привычными (Agfa, AOK, GmbH, HSV, Kripo); в случаях, когда они звучат тяжеловесно или могут быть расшифрованы только специалистами, из уважения к читателю следует по возможности избегать их употребления (то, что SLC означает Super-Luxus-Coupe - автомобиль экстра-люкс с салоном купе - знают только те, кто может себе позволить купить его). Но главное, не следует самим плодить их.
