Структура письма - AIDA. Der Briefbau

Знаете ли вы, что такое AIDA? AIDA - это амери­канская формула успешного письма. Имеет смысл поговорить о ней и составить несколько писем по ее

образцу. Однако эта формула не должна стать для нас прокрустовым ложем. Итак, что же такое AIDA?

Первая А означает Attention, внимание. Уже с пер­вого предложения следует привлечь внимание адреса­та: оно не должно содержать ничего не значащих вы­ражений и речь в нем должна идти не о нас самих, а о самом адресате или том деле, к которому мы хотим привлечь его внимание.

I - Interest, итак, интерес. Путем искусного привле­чения внимания партнера мы должны пробудить его интерес - интерес к тому делу, о котором пишем.

D - не так-то просто расшифровать - означает Desire of possession, в приблизительном переводе: жела­ние владеть. Речь идет не о рекламном письме; грубо говоря, адресата должно захватить желание реализо­вать то, в чем мы хотим его заинтересовать.

Второе А означает Action, действие. Партнер дол­жен действовать, покупать или оплачивать, посетить нас, представлять наши интересы и тому подобное.

Таким образом, наша задача заключается в том, чтобы пробудить в нем интерес и затем использовать его. Но это свойственно не только рекламным пись­мам и не только деловым. Вы и по собственному опыту хорошо знаете, что на частное письмо, прочи­танное вами с заинтересованностью, вам скорее захо­чется ответить, чем на то, которое оставило вас рав­нодушным, поскольку в нем перескакивают с пятое на десятое, не удосуживаясь закончить мысль. Любо­му письмо пойдет только на пользу, если составитель его первым делом спросит себя: "А чем я привлеку внимание адресата, что его интересует, что затронет его лично, как мне добиться его реакции?

Резюме (тематика). Der Betreff.

Заглавие письма да­ет нашему партнеру и нам самим различные преиму­щества; поэтому от заглавия в деловых письмах нужно

отказываться лишь тогда, когда мы хотим придать ему личностный характер или наш партнер и без того зна­ет, о чем пойдет речь. В резюме мы сводим суть письма к одному слову или лаконичному предложе­нию. Это имеет свои преимущества: мы сами прину­ждены уяснить суть нашего письма, прежде чем при­мемся за первое предложение. Корреспондент с пер­вого взгляда поймет, о чем идет речь. Если письмо адресовано на большое предприятие, то оно может быть направлено туда кратчайшим путем, не опасаясь, что письмо может быть прочитано на почте (поэтому в него можно включить, где это допустимо, наши но­мера счетов). Резюме экономит время, и не только при обработке корреспонденции. При необходимости ваш корреспондент может легко отыскать письмо в архиве в соответствии с данной тематикой, как и вы в своем машинописную копию.

В резюме мы не повторяем того, что уже указано в исходящих реквизитах - номер и дату письма, на ко­торое мы отвечаем, - а в первом предложении не по­вторяем того, что уже сказано в резюме. Ссылка на "obige Angelegenheit" ("вышеупомянутый вопрос) не только уродлива, но и излишня; ибо на что же еще может ссылаться письмо, как не на свое заглавие? В конце резюме, даже если оно состоит из целого пред­ложения, точка не ставится.

Обращение (Die Anrede).

Вделовых и официальных письмах обращение чаще всего опускается. Эта тра­диция ведет свое начало еще "с добрых старых вре­мен", когда опускали также и местоимение "wir". Из скромности ли? А может, из страха перед ответствен­ностью? "Es wurde angeordnet..." - кем было предписа­но?

Сегодня чиновники на лацканах своих костюмов носят пластиковые визитки с фамилиями, чтобы к

нему можно было обратиться по имени. Разговор при этом приобретает человеческое тепло; трудности пре­одолеваются легче. Итак, вы желаете состоять со сво­им партнером в переписке - начните с обращения. Не знаете его имени? И не знаете, кто будет обрабаты­вать ваше письмо? Тогда напишите: "Sehr geehrte Herren!"

А если это дама? Ныне много женщин на руково­дящих постах, и некоторые "Sehr geehrte Herren" ока­зываются дамой. Поэтому в таких случаях мы реко­мендуем писать "Sehr geehrte Damen und Herren!"

Если же в нашем обращении должна прозвучать большая доля уважения, мы пишем: "Sehr geehrter Herr Meier" или "Sehr verehrte Frau Dr.Schmid" и так далее; если мы обращаемся к даме, то рекомендуется оборот "Sehr verehrte..."; тем не менее с нашим "почитанием" как бы не переусердствовать. Такое об­ращение совершенно не согласуется с письмом с не­благоприятным сообщением, вполне вероятно, нано­сящем ущерб интересам получателя. Кроме того, мы должны проявлять "Verehrung" только в тех случаях, если мы знаем нашего адресата лично и действитель­но уважаем. Кроме того, мы тем самым выхолащива­ем и девальвируем хорошее, содержательное слово.

Каждое женское существо старше 18-ти лет пре­тендует на обращение к себе "Frau". Не следует так к ним обращаться, в особенности, если вы с ней знако­мы или вам известно, что она не придает ровным сче­том никакого значения обращению "Frau". Однако, если девушка имеет научную степень или занимает руководящий пост, к ней обращаются "Frau". Доктор­ская степень перед именем собственным пишется со­кращенно: "Sehr geehrter Dr. Schmid!" Другие формы обращения, в зависимости от степени доверительно­сти: "Sehr verehrte gnädige Frau!" - "Sehr geehrter, lieber

Herr Müller!" - "Liebe, verehrte Frau Kunze!" - "Lieber Herr Meier!"

В наши дни вряд ли прозвучат неискренне обра­щения "Sehr geehrter..." и "Sehr verehrte..." Вот в прежние времена все было иначе: в одном старинном письмовнике 1760-го года издания приводится свыше тридцати различных форм обращений, которые сле­довало тщательно соблюдать, и каждому обращению соответствовала особая заключительная формулиров­ка.

Но и мы в наши дни должны придерживаться оп­ределенных формулировок обращений, в особенно­сти, если пишем деятелям науки, культуры или обще­ственно-политической жизни. Для таких случаев имеются подробные справочники. Однако на вас вряд ли обидится любой нормальный человек, если вы об­ратитесь "Sehr geehrter Herr Bischof!" вместо положен­ного "Hochverehrter Herr Bischof (для евангелической церкви) или "Eure Exzellenz!" (для католической).

Чем менее строго мы будем придерживаться по­добных обращений, тем скорее отомрут эти пережит­ки.

После обращения ставится запятая или восклица­тельный знак. Восклицательный знак делает обраще­ние более официальным, запятая словно соединяет обращение с текстом. Наш партнер тем самым делает­ся более близким, письмо воздействует более интим­но.