Структура письма - AIDA. Der Briefbau

Знаете ли вы, что такое AIDA? AIDA - это американская формула успешного письма. Имеет смысл поговорить о ней и составить несколько писем по ее

образцу. Однако эта формула не должна стать для нас прокрустовым ложем. Итак, что же такое AIDA?

Первая А означает Attention, внимание. Уже с первого предложения следует привлечь внимание адресата: оно не должно содержать ничего не значащих выражений и речь в нем должна идти не о нас самих, а о самом адресате или том деле, к которому мы хотим привлечь его внимание.

I - Interest, итак, интерес. Путем искусного привлечения внимания партнера мы должны пробудить его интерес - интерес к тому делу, о котором пишем.

D - не так-то просто расшифровать - означает Desire of possession, в приблизительном переводе: желание владеть. Речь идет не о рекламном письме; грубо говоря, адресата должно захватить желание реализовать то, в чем мы хотим его заинтересовать.

Второе А означает Action, действие. Партнер должен действовать, покупать или оплачивать, посетить нас, представлять наши интересы и тому подобное.

Таким образом, наша задача заключается в том, чтобы пробудить в нем интерес и затем использовать его. Но это свойственно не только рекламным письмам и не только деловым. Вы и по собственному опыту хорошо знаете, что на частное письмо, прочитанное вами с заинтересованностью, вам скорее захочется ответить, чем на то, которое оставило вас равнодушным, поскольку в нем перескакивают с пятое на десятое, не удосуживаясь закончить мысль. Любому письмо пойдет только на пользу, если составитель его первым делом спросит себя: "А чем я привлеку внимание адресата, что его интересует, что затронет его лично, как мне добиться его реакции?

Резюме (тематика). Der Betreff.

Заглавие письма дает нашему партнеру и нам самим различные преимущества; поэтому от заглавия в деловых письмах нужно

отказываться лишь тогда, когда мы хотим придать ему личностный характер или наш партнер и без того знает, о чем пойдет речь. В резюме мы сводим суть письма к одному слову или лаконичному предложению. Это имеет свои преимущества: мы сами принуждены уяснить суть нашего письма, прежде чем примемся за первое предложение. Корреспондент с первого взгляда поймет, о чем идет речь. Если письмо адресовано на большое предприятие, то оно может быть направлено туда кратчайшим путем, не опасаясь, что письмо может быть прочитано на почте (поэтому в него можно включить, где это допустимо, наши номера счетов). Резюме экономит время, и не только при обработке корреспонденции. При необходимости ваш корреспондент может легко отыскать письмо в архиве в соответствии с данной тематикой, как и вы в своем машинописную копию.

В резюме мы не повторяем того, что уже указано в исходящих реквизитах - номер и дату письма, на которое мы отвечаем, - а в первом предложении не повторяем того, что уже сказано в резюме. Ссылка на "obige Angelegenheit" ("вышеупомянутый вопрос) не только уродлива, но и излишня; ибо на что же еще может ссылаться письмо, как не на свое заглавие? В конце резюме, даже если оно состоит из целого предложения, точка не ставится.

Обращение (Die Anrede).

Вделовых и официальных письмах обращение чаще всего опускается. Эта традиция ведет свое начало еще "с добрых старых времен", когда опускали также и местоимение "wir". Из скромности ли? А может, из страха перед ответственностью? "Es wurde angeordnet..." - кем было предписано?

Сегодня чиновники на лацканах своих костюмов носят пластиковые визитки с фамилиями, чтобы к

нему можно было обратиться по имени. Разговор при этом приобретает человеческое тепло; трудности преодолеваются легче. Итак, вы желаете состоять со своим партнером в переписке - начните с обращения. Не знаете его имени? И не знаете, кто будет обрабатывать ваше письмо? Тогда напишите: "Sehr geehrte Herren!"

А если это дама? Ныне много женщин на руководящих постах, и некоторые "Sehr geehrte Herren" оказываются дамой. Поэтому в таких случаях мы рекомендуем писать "Sehr geehrte Damen und Herren!"

Если же в нашем обращении должна прозвучать большая доля уважения, мы пишем: "Sehr geehrter Herr Meier" или "Sehr verehrte Frau Dr.Schmid" и так далее; если мы обращаемся к даме, то рекомендуется оборот "Sehr verehrte..."; тем не менее с нашим "почитанием" как бы не переусердствовать. Такое обращение совершенно не согласуется с письмом с неблагоприятным сообщением, вполне вероятно, наносящем ущерб интересам получателя. Кроме того, мы должны проявлять "Verehrung" только в тех случаях, если мы знаем нашего адресата лично и действительно уважаем. Кроме того, мы тем самым выхолащиваем и девальвируем хорошее, содержательное слово.

Каждое женское существо старше 18-ти лет претендует на обращение к себе "Frau". Не следует так к ним обращаться, в особенности, если вы с ней знакомы или вам известно, что она не придает ровным счетом никакого значения обращению "Frau". Однако, если девушка имеет научную степень или занимает руководящий пост, к ней обращаются "Frau". Докторская степень перед именем собственным пишется сокращенно: "Sehr geehrter Dr. Schmid!" Другие формы обращения, в зависимости от степени доверительности: "Sehr verehrte gnädige Frau!" - "Sehr geehrter, lieber

Herr Müller!" - "Liebe, verehrte Frau Kunze!" - "Lieber Herr Meier!"

В наши дни вряд ли прозвучат неискренне обращения "Sehr geehrter..." и "Sehr verehrte..." Вот в прежние времена все было иначе: в одном старинном письмовнике 1760-го года издания приводится свыше тридцати различных форм обращений, которые следовало тщательно соблюдать, и каждому обращению соответствовала особая заключительная формулировка.

Но и мы в наши дни должны придерживаться определенных формулировок обращений, в особенности, если пишем деятелям науки, культуры или общественно-политической жизни. Для таких случаев имеются подробные справочники. Однако на вас вряд ли обидится любой нормальный человек, если вы обратитесь "Sehr geehrter Herr Bischof!" вместо положенного "Hochverehrter Herr Bischof (для евангелической церкви) или "Eure Exzellenz!" (для католической).

Чем менее строго мы будем придерживаться подобных обращений, тем скорее отомрут эти пережитки.

После обращения ставится запятая или восклицательный знак. Восклицательный знак делает обращение более официальным, запятая словно соединяет обращение с текстом. Наш партнер тем самым делается более близким, письмо воздействует более интимно.