Документ — основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й реальні пропозиції та вказівки. Обов'язковими для документа є заголовок, чітка композиція, цілісність змісту, зв'язність викладу, структурна організація, завершеність.
Ділова документація відображає характер суспільних відносин, у ній зосереджується інформація про події, явища, Приватні стосунки між людьми. Документи мають правове і господарче значення. За походженням виділяють службові й приватні документи; службові1 функціонують в установах і організаціях, приватні стосуються приватних осіб.
За призначенням документи поділяють на: розпорядчі де подається інформація про організацію роботи установи' закладу, підприємства; статутні —з коротким викладом змісту статуту організації чи установи; виконавчі в яких подається план або напрям виконання певного обсягу роботи; інформаційні, які містять конкретну інформацію' необхідну для діяльності даної організації чи підприємства.
Документи розрізняють ще й за структурними ознаками вони можуть бути стандартними й нестандартним и, що залежить від багатьох об'єктивних та суб'єктивних факторів.
Типові та фірмові документи оформляються на бланках або стандартних аркушах.
Слід зауважити, що в роботі інженерів, конструкторів керівників виробництва багато часу відводиться вивченню, аналізу та складанню різної документації. Це — конструкторська технологічна, експлуатаційно-ремонтна документація; організаційно-розпорядчі, інформаційні, рекламні та інші документи.
Часто буває, що робота з подібними документами ускладнюється тільки тому, що в побудові їх немає необхідної послідовності або ж документи перевантажені несуттєвою для користування інформацією.
Питаннями складання текстових документів відають сучасні наукові дисципліни: прикладна лінгвістика і теорія стандартизації, інженерна психологія і психолінгвістика, теорія і практика редагування та теорія управління виробництвом.
Щоб не марнувати часу в процесі складання і використання документів, слід розумно поєднувати формальний підхід і творчість.
Пропонований розділ подає деякі рекомендації, загальні правила і норми у текстовому викладі ділових паперів та ілюструє їх конкретними зразками.
Текст — головний елемент документа. Крім параграфів пунктів у тексті виділяються абзаци. Тут треба стежити щоб кожен абзац розпочинав нову думку чи мікротему.
Поділ тексту на абзаци має велике практичне значення Це допомагає осмислити прочитане і підготуватися до сприйняття іншої підтеми.
Абзаци не повинні бути великими. Нормативним можна вважати абзац з трьох чи п'яти речень. Для сприйняття краще якщо ід речення будуть різні: найкоротші — на початку і в кінці. Абзаци теж вимагають чергування залежно від розмірів. Наприклад, у виробничих документах, де звертається увага на кожну операцію чи деталь, абзаци використовуються для виділення однорідних членів чи сурядних речень в окремі мікротексти. Тут доречні абзаци з одного-двох речень.
Найзручніші для сприйняття речення з трьох, п'яти, семи і найбільше — з дев'яти слів.
Щодо словосполучень, то слід пам'ятати, що в будь-якому діловому тексті варто використовувати звичні стандартизовані форми. Це прискорює складання і сприйняття документа.
Текст документа повинен бути чітким, коротким і не допускати різних тлумачень
Реквізити - це елементи, 3 яких складається документ, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили.
Реквізити бувають постійні та змінні. Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, змінні - під час складання документа.
Вигляд формуляра залежить від призначення документа та його конкретного змісту.
До обов'язкових елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та інше, а також текст.
Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій відповідності до вимог Держстандарту.
Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ДСТУ 4163-2003 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.
До них належать:
1. Державний Герб України, Автономної Республіки Крим;
2. Емблема організації;
3. Зображення нагород;
4. Код організації за класифікатором підприємств і організацій (ЗКПО);
5. Код документа за класифікатором управлінських документів (ЗКУД);
6. Найменування міністерства чи відомства;
7. Найменування організації;
8. Найменування структурного підрозділу;
9 Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа, абонементного телеграфу, номери телефонів, номер розрахункового рахунка в банку;
10. Назва виду документа.
11. Дата.
12. Індекс.
13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.
14. Місце складання або видання.
15. Гриф обмеження доступу до документа.
16. Адресат.
17. Гриф затвердження.
18. Резолюція.
19. Заголовок до тексту.
20. Відмітка про контроль.
21. Текст.
22. Відмітка про наявність додатка.
23. Підпис.
24. Гриф погодження.
25. Візи.
26. Відбиток печатки.
27. Відмітка про завірення копії.
28. Прізвище виконавця і номер його телефону.
29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
30. Відмітки про наявність документа в електронній формі.
31. Відмітка про надіслання документа до організації.
32. Запис про державну реєстрацію.
