Такі основні ознаки офіційно-ділового стилю, як стислість, чіткість, висока стандартизація вислову, сувора регламентація тексту, залежить від правильного вибору граматичної форми слова, зокрема іменників. Слова-назви осіб, предметів, понять, як відомо, переважають у ділових паперах. Тому увага до граматичних категорій іменників повинна бути особливо пильною. Категорія роду іменників у ділових паперах Рід іменників - назв професій, посад, звань - при виборі між наявними в мові формами іноді викликає труднощі.
Орієнтуватися слід на такі правила:
1. Офіційні назви посад, професій, звань - іменники чоловічого роду: професор, нотаріус, директор, секретар, завідувач. Ці слова вживаються для позначення чоловіків і жінок. Це пов'язано з семантичною мотивацією слів: ці посади в минулому, як правило, обіймали особи чоловічої статі.
2. Відсутні відповідники жіночого роду у всіх складних назвах посад, звань: головний бухгалтер, провідний технолог, статист-дослідник, старший викладач.
3. Текст набуває офіційного характеру, якщо слова, залежні від найменування посади, узгоджуються з цим найменуванням у формі чоловічого роду й тоді, коли мова йде про жінок: Головний лікар дозволив..., Змінний інженер закінчив...
4. Форми чоловічого і жіночого роду мають слова: автор - авторка, аспірант - аспірантка, вихованець - вихованка, дисертант - дисертантка, поет - поетеса, студент - студентка, учень - учениця, спортсмен -спортсменка.
5. Лише жіночий рід має слова: покоївка, праля, домогосподарка, кастелянша, манікюрниця, рукодільниця, друкарка (жінка, що працює на друкарській машинці; друкар - працівник друкарської справи).
6. Рід іменників спільного роду староста, суддя, голова, воєвода, сирота визначається синтаксично: Суддя Іванова оголосила вирок. Суддя Іванов повідомив про наслідки розслідування. Голова Коляда оголосила подяку. Голова Коляда ознайомив присутніх з планом роботи фірми.
7. У ділових паперах не вживаються однослівні найменування осіб за місцем проживання, роботи, статусу: сільчани - жителі села, освітяни - працівники освіти, заводчани - заводські робітники, циркачі - артисти цирку, зв 'язківці - працівники відділень зв в'язку, городяни - мешканці міста.
Рід невідмінюваних іменників
1. Назви осіб чоловічої статі належать до чоловічого роду: елегантний імпресаріо, люб'язний портьє, справедливий рефері.
2. Назви осіб жіночої статі - іменники жіночого роду: літня мадам, серйозна фрау, струнка міс, люб 'язна пані.
3. Невідмінювані назви істот - чоловічого роду: какаду, поні, кенгуру.
4. Невідмінювані назви неістот - середнього роду: тролейбусне депо, актуальне інтерв'ю, світлове табло, нове меню.
5. Рід невідмінюваних географічних назв визначається за стрижневим словом: Батумі (місто), Марокко (країна), Гаїті (острів, держава).
6. Рід невідмінюваних назв органів преси, громадських організацій, спортивних клубів, команд визначається за родовим поняттям: "Верже" повідомила (газета), "Темпо" опублікував (журнал), "Мебіл ойл" заснована (монополія).
7. Рід невідмінюваних абревіатур відповідає роду стрижневого слова: АЗС (станція), НДІ (інститут), ФПК (факультет), ПДВ (податок). Категорія числа іменників у ділових паперах Граматична категорія числа іменників у ділових паперах потребує обґрунтованого вибору форм однини і множини.
За відношенням до числа іменники поділяються на 3 групи: 1) іменники, що вживаються і в однині і в множині: протокол -протоколи, заява - заяви, пропозиція - пропозиції, директор - директори; 2) іменники, що вживаються тільки в однині: - назви речовин: чорнило, пшениця, цукор, глина, цемент, вугілля; - збірні іменники: сумісництво, старостат, студентство; - абстрактні назви: щедрість, популярність, чесність; 3) іменники, що вживаються тільки в множині: назви парних предметів: двері, окуляри, обценьки; назви, що мають матеріально-речовинне значення: дріжджі, дрова; назви сукупностей предметів: гроші, меблі, витрати, копалини, фінанси; назви ігор, процесів, відрізків часу: шахи, канікули, оглядини. У ділових паперах трапляються випадки необґрунтованого вибору форми однини там, де повинні вживатися іменники у множині і навпаки. І. У документах однина вживається на позначення множини: 1. На позначення сукупності однорідних предметів: Зібрано цукрового буряка на площі... Увесь урожай черешні здано на консервний завод... За всіма ознаками, подорож: повинна бути приємною, з першого дня пасажир тут оточений піклуванням. 2. На позначення однакових предметів, що належать кожній особі або предмету: Молоді спеціалісти, працівники, з якими укладено строковий трудовий договір, підлягають атестації тільки за їх згодою. Після закінчення курсів слухачам видається свідоцтво. 3. У назвах установ і свят традиційно вживається або форма однини: Будинок книги, День енергетика, День учителя; або форма множини: Будинок офіцерів, Міжнародний день студентів, День працівників легкої промисловості. II.
У документах множина вживається на позначення однини:
1. Абстрактні іменники можуть вживатися на позначення множини, коли набувають значення конкретного вияву якості, дії, стану: Політичні сили пропонують... В разі виявлення пустот у металі, заготовка бракується.
2. У множині вживаються речовинні іменники, коли позначають: - види, сорти, типи речовин: мінеральні солі, сухі вина, машинні масла, високоякісні сталі. Виробництво тих же ДСП стримується нестачею смол; - вироби з цієї речовини: Вироби із золотим та срібним посудом, з кришталем й коштовним склом надійдуть у продаж; - велику кількість речовини або великий простір, зайнятий нею: дозрівають пшениці, колосяться жита, талі води.
3. Власні назви вживаються у множині для позначення угрупувань, пов'язаних родинними стосунками: родина Василенків, сім 'я Іванчуків.
