Суд під час судового розгляду справи здійснює повне фіксування судового засідання за допомогою звукозаписувального технічного засобу.
Фіксування судового засідання технічним засобом здійснює секретар судового засідання або за розпорядженням головуючого інший працівник апарату суду.
Секретар або інший працівник апарату суду перед початком роботи зобов'язаний:
- перевірити комплекс звукозапису на відсутність ознак втручання в його конструкцію, цілісність пломб;
- включити комплекс звукозапису, зареєструватись у системі;
- перевірити годинник та календар комплексу звукозапису на предмет відповідності поточним даті та часу;
- перевірити наявність вільного місця на внутрішньому носії комплексу звукозапису; - перевірити працездатність пристроїв, провести тестування для перевірки того, що складові комплексу звукозапису (мікрофони, мікшер тощо) працюють нормально та запис іде правильно.
Операція тестування здійснюється у такій послідовності:
- ініціювати режим тестового запису;
- у примітці до помітки початку запису вказати «Тестовий запис»;
- виголосити речення «Тестовий запис засідання від «(дата)» у справі номер...»;
- говорити за порядком у кожний мікрофон речення «Тестування мікрофона №...»;
- зупинити режим тестового запису;
- прослухати тестовий запис і перевірити рівень запису звуку.
У разі виявлення ознак втручання, порушення цілісності пломб, непрацездатності, неможливості налагодження коректної роботи комплексу звукозапису секретар або інший працівник апарату суду зобов'язаний терміново повідомити адміністратора та суддю (головуючого у судовому засіданні) про такі обставини.
Дані про результати перевірки вносяться до Журналу судового засідання або Протоколу судового засідання.
Звуковий запис судового процесу (судового засідання) починається з моменту відкриття судового засідання.
Під час звукового запису секретар або інший працівник апарату суду здійснює поточний контроль якості запису, шляхом прослуховування через навушники, контроль рівня запису в спеціальній області у програмі звукового запису та контроль працездатності комплексу звукового запису шляхом спостереження за його станом.
У разі необхідності секретар або інший працівник апарату суду звертається до судді (головуючого у судовому засіданні) з проханням звернутися до учасників судового процесу говорити голосніше.
У разі виявлення ознак непрацездатності обладнання комплексу звукозапису секретар або інший працівник апарату суду доповідає судді (головуючому у судовому засіданні) про неможливість подальшого звукового запису судового процесу (судового засідання) та повідомляє про це адміністратора.
Після закінчення судового засідання секретар або інший працівник апарату суду:
- зберігає, роздруковує, підписує Журнал судового засідання або виготовляє та підписує Протокол судового засідання та приєднує до справи;
- створює архівну копію фонограми;
- перевіряє якість запису архівної копії фонограми;
- архівну копію фонограми передає архіваріусу;
- створює робочу копію фонограми
- робочу копію фонограми долучає до судової справи
Перед початком судового засідання секретар або інший працівник апарату суду повинен отримати нові компакт-диски для архівної та робочої копій фонограм або компакт-диск з архівною копією фонограми попереднього засідання у цій справі, про що робиться запис у Журналі обліку видачі та повернення компакт-дисків
Перед тим, як завершити роботу з комплексом звукозапису секретар або інший працівник апарату суду повинен заблокувати його або вийти з відповідної програми та завершити сеанс роботи з операційною системою. Завершення роботи з комплексом звукозапису без дотримання визначених у цьому пункті вимог, передання паролю та допуск до роботи з комплексом звукозапису інших осіб забороняється.
Після запису архівної копії секретар або інший працівник апарату суду здійснює перевірку якості запису шляхом вибіркового прослуховування.
Архівні копії фонограм зберігаються в архіві суду разом з упаковкою, в якій вони надійшли.
Робоча копія фонограми зберігається в спеціальному конверті разом з судовою справою та може бути передана у суди апеляційної та касаційної інстанцій з місцевого суду, якщо:
- передається робоча копія фонограми місцевого суду;
- перед передачею проводиться перевірка компакт-диска з робочою копією фонограми місцевого суду; серійний номер, повний об’єм (Mb, Kb) компакт-диска (компакт-дисків) вказується в супровідному листі;
- компакт-диск (компакт-диски) у картонному конверті підклеюється до судової справи для пересилання його разом зі справою.
