Для сприяння подальшої роботи з пропозиціями, заявами та скаргами та організацією прийому громадян в Новозаводскому районному суді, апарат суду, згідно п.1.9 Інструкції з діловодства здійснює прийом громадян.
Особистий прийом громадян із питань роботи суду здійснюється головою суду або його заступником.
Графік прийому громадян затверджує голова суду. Графік часу і місця особистого прийому громадян із вказаним прізвищем посадовця, який проводить прийом, вивішується в приміщенні суду в зручному місці. Працівник суду, що здійснює прийом громадян, записує всіх громадян, які звернулися на особистий прийом, до журналу особистого прийому. Прийом проводиться регулярно у встановлені дні та години.
Усі звернення громадян, подані на особистому прийомі, реєструються після прийому в загальному порядку в єдиному журналі вхідної кореспонденції. Якщо вирішення звернення безпосередньо на прийомі неможливе, його розглядають в порядку, передбаченому законодавством. Про результати розгляду громадян повідомляють письмово або усно - за їхнім бажанням.
Особи, визнані судом в установленому порядку недієздатними, на прийом без участі їхніх опікунів не допускаються. Прийом громадян починається з пропозиції відвідувачу назвати своє прізвище, ім'я і по батькові, місце проживання, а також висловити суть питання, з яким він звертається. Якщо з цього питання громадянин уже звертався, то перед початком розмови вивчаються наявні матеріали.
У разі потреби в коректній формі можна попросити у заявника документ, що засвідчує його особу або наявність повноважень на представництво інтересів іншої особи.
Якщо вирішення питання, з яким звернувся громадянин, не належить до компетенції місцевого суду, працівник суду, що здійснює прийом, зобов'язаний пояснити, в яку організацію, установу йому варто звертатися, або повідомити місцезнаходження найближчої юридичної консультації.
У суді має бути спеціальне місце і створено належні умови для складання громадянами заяв, скарг тощо.
Порядок реєстрації звернень громадян визначений у п. 4 Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді, затвердженої наказом Державної судової адміністрації № 68 від 27.06.2006 р.
Викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги громадян, що не підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства і розглядаються в порядку, визначеному Законом України «Про звернення громадян», реєструються в журналі вхідної кореспонденції за індексом першої літери прізвища заявника з дотриманням правил, визначених п. 2.1, 2.2 та 2.6 Інструкції.
Після реєстрації в журналі вхідної кореспонденції діловодство за зверненнями громадян у суді ведеться згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в ЗМІ, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 р. № 348.
Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян передбачена і автоматизована реєстрація пропозицій, заяв, скарг та облік особистого прийому громадян шляхом уведення в персональний комп'ютер елементів реєстраційно- контрольних форм: дата надходження звернення; прізвище, ім'я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання - короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою.
Для забезпечення систематизації, пошуку звернень та підготовки узагальненої інформації щодо звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках ставиться код відповідно до категорії звернення.
Після реєстрації звернення громадянина воно того ж дня передається на розгляд голові суду, який своєю резолюцією встановлює термін його вирішення. Відповідь на звернення перевіряє та підписує голова суду або особа, яка його заміщує.
Відповідальний за роботу зі зверненнями громадян працівник суду систематично контролює строки розгляду заяв і скарг, нагадує за необхідності виконавцеві про закінчення строку та доповідає голові суду про скарги, установлений строк розгляду яких закінчується, а також здійснює систематичний аналіз стану прийняття та розгляду заяв, скарг чи пропозицій громадян і пропонує керівництву пропозиції для вжиття заходів з метою усунення причин, що породжують скарги громадян.
