Структура окна СУБД MS Access. Справочная система СУБД MS Access

После загрузки программы появляется стартовое окно, содержащее окно запуска. Оно состоит: из строки заголовка, строки меню, панели инструментов, окна БД, рабочей области, строки состояния.

В строке заголовка отображается имя программы, и содержатся кнопки для управления окном. Строка меню содержит несколько пунктов меню. Перечень пунктов меню и их содержание изменяются в зависимости от режимов работы системы. Панель инструментов представляет собой набор графических кнопок, назначение которых — ускоренный вызов команд меню. В строке состояния отображается информация о текущем режиме работы системы, справа — индикаторы клавиатуры. В рабочей области главного окна Access располагается окно БД,в котором сосредоточены все «рычаги управления БД». В строке заголовка окна БД всегда отображается имя открытой БД. В левой части окна БД находится панель Группы. Она позволяет отображать в рабочей области окна БД объекты нужного типа. В рабочей области окна БД изначально содержатся ярлыки, служащие для создания новых объектов БД соответствующего типа. Кнопки панели инструментов окна БД используются для работы с текущим объектом БД (создание, открытие, изменение и др.). При конструировании объектов БД имеют дело с окнами конструкторов: таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц, макросов, в которых просматриваются созданные объекты.

Справочная система Access достаточно разнообразна. Она охватывает почти все аспекты работы с системой. После запуска Access можно воспользоваться любым видом справки, если обратиться к пункту меню Справка.

Существуют следующие виды справок:

1.справка по Microsoft Access, приводящая к появлению окна справки с тремя вкладками. Вкладка Содержание используется для просмотра оглавления справки и поиска информации по темам справки; вкладка Мастер ответов — для ввода своего вопроса, вкладка Указатель — для поиска информации по конкретным словам или фразам;

2.показать помощника, которая способствует появлению окна с анимационным персонажем. Помощник дает советы для конкретной рабочей ситуации и отыскивает необходимые разделы справочной документации в ответ на вопросы, вводимые в поле ввода. Его можно временно скрыть по команде Справка/Скрыть помощника;

3.Справка «Что это такое?», предназначенная для получения краткой справки о назначении элементов в главном окне Access. Его выбор приводит к появлению указателя мыши в виде стрелки с вопросительным знаком, щелчок по интересуемому элементу дает сведения о нем;

4.Office на Web позволяет соединиться с Web-узлом корпорации Microsoft для получения обновленных сведений о программе.

Создание базы данных с помощью мастера Создание пустой базы данных. Открытие существующей базы данных.

Создание файла для новой БД требует выполнения следующих действий:

1.Необходимо загрузить программу: ПУСК/Программы/MS ACCESS.

2.В окне запуска установить переключатель в положение Новая база данных.

3.Если это окно не выведено то выполнить команду Файл / Создать или нажать кнопку Создать на панели инструментов База данных.

4.В появившемся окне Создание на вкладке Общие произвести двойной щелчок по значку База данных.

5.В появившемся окне Файл новой базы данных указать, на каком диске, в какой папке и с каким именем требуется создать файл БД и нажать кнопку Создать.

Создание таблицы с помощью мастера: сводится к созданию новой таблицы на основе образца таблицы из деловой или личной сферы.

Базу данных можно открыть из проводника или непосредственно из программы Access. Можно открывать несколько баз данных одновременно, а также создавать ярлыки на рабочем столе, чтобы открывать объекты баз данных.