Требования к пакетам программ для компьютеризации

Службы запасных частей крупных фирм без компьютерного учета всегда неэффективны. Стоимость рабочей силы сейчас выше затрат на компьютеризацию, а ошибки персонала и невозможность серьезного анализа сбыта просто не позволяют повысить рентабельность. Однако многие руководители фирм начинают компьютеризацию не с того конца — сначала покупают компьютеры, потом ищут подходящие программы или программистов, поручают все это сотрудникам среднего звена, а потом удивляются, что отдача от вложенных средств не заметна.

Следует знать, что эффект от компьютеризации может быть не просто высоким, но кардинально влияющим на результативность работы всей фирмы, только если ее поручить профессионалам реинжиниринга бизнес-процессов, предварительно приготовившись к серьезным реформам в организации производственных операций. Программы, необходимые современным фирмам, настолько сложны, что не следует искать для их разработки программистов, опрашивая знакомых. Ничего хорошего в таких случаях не получается. Даже самые лучшие и известные программные комплексы для торгово-складских систем, предлагаемые хорошо зарекомендовавшими себя фирмами-разработчиками, не дадут полной отдачи, если их внедрение не поручить специалистам, хорошо разбирающимся в организации управления бизнесом фирмы-заказчика, и если высшее руководство не будет тесно сотрудничать с этими специалистами. Они должны добиваться получения результатов, необходимых не только бухгалтеру или кладовщику, но и коммерческому директору для организации управления. Программный комплекс должен обеспечивать выполнение финансового анализа, анализа спроса, анализа результатов торговли в разных аспектах, а также эффективное управление запасами, автоматизированную подготовку проектов заказов на пополнение склада, автоматизированный расчет цен, статистических и аналитических данных и многие другие операции.

Фирмы, торгующие машинами, запасными частями и услугами по ремонту, нуждаются в специальных программах для компьютеризации. Предлагаемые сейчас на рынке пакеты программ типа ''бухучет + торговый склад", пригодные для фирм, торгующих простыми, с точки зрения учета, товарами любых фирм-разработчиков, не учитывают большинства особенностей бизнеса на рынке техники. Поэтому трудно встретить дилера, довольного приобретенным пакетом программ. Фактически необходима разработка специальных пакетов для дилеров, занимающихся техникой.

Помимо всего прочего, такой комплекс программ должен обеспечивать:

• раздельный учет машин как товара, как объекта гарантии и как объекта ремонта с накапливанием истории обслуживания и ремонтов;
• учет запасных частей как товара со статистикой и анализом расхода за ряд лет и параметрами, определяющими группу скидок, характер цен, применяемость, заменяемость, и другими;
• учет реализации запасных частей по коммерческим ценам клиентам; по себестоимости — при гарантийном ремонте, предпродажной подготовке и восстановлении агрегатов для своего оборотного фонда; ниже себестоимости — при реализации неликвидов и уценке брака;
• раздельный учет, статистику и анализ прихода и расхода новых запасных частей, подержанных деталей, восстановленных узлов и агрегатов;
• учет передачи запасных частей и материалов на реализацию в свои и чужие торговые точки, своим передвижным мастерским;
• учет трудозатрат при ремонте и предпродажной подготовке машин, аналогичный любому производству, расценка услуг по ремонту;
• учет и подготовку документации по рекламациям по качеству и количеству машин и запасных частей;
• учет прихода и расхода масел, других технологических жидкостей и материалов по разным ценам в случаях предпродажной подготовки, коммерческой реализации, гарантийных ремонтов, расхода для своего транспорта;
• учет материалов, обеспечивающих деятельность фирмы;
• бухгалтерский учет, аккумулирующий результаты всех направлений деятельности;
• раздельный анализ по каждому направлению деятельности;
• учет обслуживаемого парка машин, статистику его изменения для планирования потребности в запасных частях, материалах, а также трудозатрат.

Решившись на компьютеризацию, обратитесь к фирмам, которые предлагают программно-технические комплексы, обучение персонала и реинжениринг бизнес-процессов. Помните, что в самом лучшем случае отдачу от компьютеризации вы получите не ранее чем через год, если не будете замедлять ее внедрение, ссылаясь на более срочные текущие дела. Компьютеризация и должна быть самым срочным делом. Освоение любого пакета программ требует постоянного сопровождения разработчиками путем консультации по телефону или при визитах.

Современные системы предусматривают работу с компьютерами каждого сотрудника, а не специальных операторов. Компьютеризация требует введения в штат администратора компьютерной системы для ежедневного контроля ее работы и устранения сбоев, консультирования сотрудников, обучения новых кадров, обеспечения ежевечернего копирования всей информации на специальные диски или кассеты, хранимые в несгораемых сейфах на случай поломки компьютеров или порчи информации в них.