Приемка продукции во время проведения инвентаризации

Продукция, поступающая во время проведения инвентаризации, принимается материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуется по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Такие материалы заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование материала, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

Продукция, хранящаяся на складах других организаций

Продукция, хранящаяся на складах других организаций, заносится в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этой продукции на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость, дата принятия продукции на хранение, место хранения, номера и даты документов.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия материалов с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации в следующем порядке:

• материальные ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у организации или увеличение финансирования (фондов) у бюджетной организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;
• убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения у организации или на уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации.

Инвентаризация запасов, находящихся в пути

Инвентаризация запасов, находящихся в пути, заключается в тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счете 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей». На этом счете можно оставлять только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами (счетами-фактурами поставщиков или документами, их заменяющими).

В описях на товары, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные:

• наименование (согласно документу);
• количество и стоимость (по данным учета);
• дата отгрузки;
• перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на соответствующих счетах.

Это позволит в необходимых случаях принять меры к розыску грузов, не прибывших в установленный срок и числящихся в учете как материалы в пути.

Результаты инвентаризации запасов, находящихся в пути, заносят в соответствующий акт (форма № инв. 6), применяемый для выявления количества и стоимости материальных ценностей, которые в момент инвентаризации находятся в пути. Он составляется не менее чем в двух экземплярах инвентаризационной комиссией на основании документов, подтверждающих нахождение материалов в пути.

В ходе проведения инвентаризации данные о товарах заносят в формы № инв. 3 по каждому наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, артикула, сорта и количества. Форма № инв. 3 применяется для отражения данных о фактическом наличии товаров.

ЦИКЛИЧЕСКИЙ ПЕРЕСЧЕТ

Циклический пересчет подразумевает ежедневное проведение проверок количества запасов определенного вида. Такие проверки гарантируют достоверность текущих сведений, используемых в системе управления запасами, и сводят к минимуму недостачи продукции.

Технический персонал склада должен помогать в подсчете, если применяется "слепой" подсчет (на листах подсчета отсутствует информация об имеющемся количестве).

Во время подсчета не должно происходить никакого движения продукции. Должны быть учтены все подготовленные заказы, но не отпущенные в предыдущий день. Любое несоответствие должно быть пересчитано (обычно, начиная с той продукции, расхождение в количестве которой больше). Данные проверок должны храниться в архивном файле базы данных, так как они могут помочь в ликвидации расхождений будущих периодов.

Схема проведения описанной проверки такова:

1. Выбрать вид запасов и лотки для хранения продукции, проверка которых будет проводиться.

2. Определить, какое количество единиц хранения можно пересчитывать в течение дня.

3. Ежедневно пересчитывать запасы определенного вида и вписывать результаты проверки в бланк выборочной проверки запасов, образец которого приведен.

4. Заносить в бланк сведения об отклонении фактического и учтенного количества запасов.

5. Перед внесением поправок в данные системы управления запасами необходимо перепроверить результаты инвентаризации.

Без высокой точности системы учета продукции и тщательности подготовки учетных ведомостей, последние необходимо время от времени сверять (после подсчета) и фиксировать результаты в главной книге. Естественно, если постоянный учет не ведется, то такой подсчет необходимо проводить по конкретным датам для определения наличного количества единиц хранения. Подсчет позволяет также проверить эффективность систем контроля и выявить их слабые места, подлежащие устранению.

Многие менеджеры по логистике применяют систему циклического пересчета, то есть подсчет одной двенадцатой всех запасов каждый месяц или одной пятьдесят второй каждую неделю. Этот метод позволяет повысить точность, быстро выявлять ошибки в системах учета, не допускать "неожиданного" падения уровня запасов до недопустимо низкого уровня, а также проводить ежегодную инвентаризацию запасов с минимальными затратами и максимальной точностью. Циклические подсчеты можно проводить, например, только применительно к дорогостоящим или быстро оборачивающимся изделиям, а учет менее дорогих и медленно оборачивающихся изделий проводить реже.

Выборочный (циклический) пересчет можно регулярно проводить собственными силами. Как правило, в отделах по закупкам их организуют ежедневно. Циклические расчеты дают следующие преимущества:

1. Предохраняют от перебоев в обеспечении производственной потребности в ежегодных физических запасах.

2. Предохраняют от ежегодной корректировки запасов продукции.

3. Обеспечивают возможность персоналу точно оценивать запасы.

4. Выявляют причины ошибок и определяют меры по их устранению.

5. Поддерживают точность записей запасов.

При необходимости к проведению ежегодных инвентаризаций могут привлекаться сторонние аудиторские предприятия, специализирующиеся в оказании таких услуг.

Рекомендуется иметь в виду следующее:

• сотрудники, проводящие инвентаризацию, должны быть знакомы с полным реестром запасов и схемой их расположения на складе;
• для получения точных сведений единицы хранения каждого вида должны быть пересчитаны дважды разными сотрудниками;
• в том случае, если пересчитывать запасы дважды нецелесообразно, необходимо обеспечить повторный подсчет хотя бы в тех случаях, когда фактическое количество единиц хранения, хранящихся в конкретном лотке, расходится с данными системы управления запасами;
• после завершения инвентаризации менеджеру по закупкам передается перечень всех расхождений между фактическим и учтенным количеством запасов. Эти данные можно использовать для выявления глубинных причин таких расхождений, изучением и устранением которых может заняться руководство предприятия в целях уменьшения возможных потерь за следующий отчетный период.