Товары для дополнительных покупок

Давайте начнем с самого распространенного способа премирования – с процентной схемы. Как ее реализовать в этом случае?

Вы составляете два плана: на основной товар и на товар для дополнительных покупок. Подобная схема хорошо применяется в автомобильном бизнесе. У каждого менеджера помимо плана по продаже самих автомобилей есть план по реализации дополнительного оборудования (сигнализаций, автомагнитол, зимней резины и так далее).

Здесь также очень хорошо срабатывает повышение процентного вознаграждения.

Что мы имеем в виду? Если менеджер превышает план продаж по сопутствующим товарам и это происходит в течение нескольких месяцев подряд, вы можете поставить условие: если сотрудник перевыполняет план в течение определенного периода времени, то его процент повышается. Например, если у него до этого было 3 %, то после шести месяцев успешной работы и перевыполнения плана он будет получать 5 %.

Менеджер будет стремиться повысить свой процент, чтобы вывести себя на новый уровень дохода. Дополнительную остроту здесь может придать наш любимый соревновательный эффект. То есть вы собираете всех менеджеров и проводите соревнование: кто больше всех продаст сопутствующих товаров, тот увеличит свое процентное вознаграждение. Подобные мероприятия можно проводить как с товарами для дополнительных покупок, так и с основными продуктами, главное не перестараться.

 

Статусные товары

Здесь очень эффективно фиксированное вознаграждение. Если товар стоит, например, 50 тысяч долларов, то менеджеру, который его продал, можно заплатить 10 % (5 тысяч). И сделать это неплохо на виду всех (допустим, на общем собрании) – это повысит самооценку сотрудника, что хорошо скажется на его эффективности, а остальным тоже захочется выделиться на общем фоне.

Также при продаже статусного товара хорошо работают подарки от лица компании. Много раз мы встречали ситуацию, когда в отдел приходили устраиваться новые менеджеры по продажам. И руководитель хвастался, что бывают случаи, когда работники продают такой-то товар, и мы их отправляем в Турцию на неделю. Или продают на определенную сумму и тогда идут в ресторан за счет компании. После подобных заявлений у новичков начинают гореть глаза, и данная компания автоматически поднимает свой статус в глазах потенциального сотрудника.

Следующее – это продвижение по карьерной лестнице. Это тоже может быть определенным мотиватором для продажи статусных товаров.

Приведем пример из реальной жизни. Менеджер по продажам автомобилей получил место руководителя отдела в новом автосалоне за то, что продал поддержанный эксклюзивный автомобиль, выставленный на продажу основателем сети автосалонов. Причем о данных условиях было сообщено заранее всем менеджерам, что на порядок ускорило процесс продажи.

Тайм-менеджмент для руководителя

Если вы являетесь руководителем или владельцем компании, то, скорее всего, уже столкнулись с тем, что времени очень не хватает – просто дико не хватает – на все то, что нужно сделать. В лучшем случае вам более-менее удается поддерживать бизнес на плаву, но не получается выделить время на то, чтобы заниматься действительно важными стратегическими задачами.

У нас для вас плохая новость. Если времени вам катастрофически не хватает, это означает, что вы плохо выполняете свои обязанности директора.

В любой компании, к сожалению, самое слабое звено – это не клиенты, не поставщики, не плохие сотрудники и даже не продукт. Самое слабое звено – это владелец бизнеса, который занимается совсем не тем, чем должен. Поэтому мы поговорим с вами про несколько ключевых принципов, которые, надеемся, в каком-то смысле изменят вашу точку зрения на управление собой и своим временем.

Речь пойдет о составлении общего списка дел; о том, как делить задачи на разные категории; об ограничении доступа к вам. Мы подробно разберем методы эффективного делегирования текущих задач, без чего вы имеете шансы просто потонуть в многочисленных делах. Мы обсудим также то, что не должен делать руководитель, и дела, которыми он обязан заниматься. Также мы дадим модель идеального рабочего дня руководителя.

Список задач

Замечаете ли вы, что времени очень не хватает, что вы погрязли в куче различных важных задач, которые нужно решить? Что их гораздо больше, чем часов в сутках? И даже если в вашем распоряжении были бы сутки длиной в тридцать шесть часов, вам бы их не хватило?

Возможно, вы понимаете, что для изменения ситуации нужно что-то со своих плеч сбросить и делегировать свои обязанности. Но одно дело – понимать, а совсем другое – эффективно осуществлять.

Почему-то у большинства руководителей (особенно в малом бизнесе) при попытке делегировать свои полномочия проблем становится не меньше, а больше. Наняв первого попавшегося человека или сбросив какие-то дела фрилансеру, директор думает: «Наконец-то кто-то за меня что-то сделает», но в итоге получает все новые и новые проблемы. Их приходится разгребать, тратя на работу еще больше времени.

Как с этим справляться? И с чего начать? Проанализируйте свою работу за прошлую неделю и составьте список всех дел и задач, которые вам приходилось решать. Список должен быть предельно подробным: вы проверяли почту, просматривали и правили материал на сайте, общались с поставщиками, что-то объясняли своим сотрудникам, решали вопросы в офисе, занимались выписыванием счетов и прочей документацией, делали еще что-то. Важна каждая деталь, каждое ваше действие.

Теперь давайте возьмем сегодняшний или вчерашний день. Пробегитесь по нему и запишите, что вы делали: работали с бухгалтерией, над продажами, общались с клиентами и так далее.

Когда вы составите этот список (полно и исчерпывающе), проанализируйте его. Если вы руководитель, уже занимающийся своим бизнесом, то список получится очень большим, длина его достигнет десятков, а то и сотен пунктов.

Их количество, конечно, зависит от того, насколько глубоко вы погрязли в своем бизнесе. Других сторон вашей жизни мы сейчас не будем касаться, иначе для списка не хватит никакого листка бумаги. Взяв только бизнес, мы получим примерно пятьдесят-семьдесят дел.

В этом, кстати, заключается одна из причин несостоятельности многих классических теорий тайм-менеджмента. Ведь они не рассчитаны на большое количество дел. Одна из ошибочных практик этих систем звучит примерно так: «Возьмите свой ежедневник и впишите в него на одной странице свои задачи на ближайший день».

И для примера в этом случае дается классический список дел руководителя: две-три вальяжные встречи и десяток дел, раскиданных равномерно по календарю. И, вы знаете, так приятно на это смотреть! Возникает ощущение, что вы абсолютно все успеете сделать, что все легко дается, и работа руководителя просто прекрасна. Но, к сожалению, это все совершенно не сочетается с реальностью. Разберемся, почему.

Вносить пятьдесят дел в ежедневник? Во-первых, они не поместятся на одной странице. А если даже и получится, то перебрасывать их с одной страницы на другую совсем неудобно, и это забивает голову еще сильней. Таким образом, мы видим, что все классические теории, считающие ежедневник панацеей, не учитывают объем писанины, от которой просто-напросто устанешь.

Поверьте, мы сами пробовали это делать, но изменили свой подход. И в ходе такой честной практики, включающей двести проектов, мы реально уставали просто писать это все, не говоря уже об остальном.

И нам всегда смешно смотреть на примеры из классических книжек, в которых предлагается это все писать и переписывать каждый день, заполняя ежедневник.

Итак, мы выписываем полный список своих дел. Поначалу их получится около пятидесяти-семидесяти. И чем дальше мы будем двигаться по нашей схеме, тем этих дел будет больше. И в то же время все более мастерски вы будете ими управлять. Если вы были на одном из наших финальных кастов тренинга «Быстрые деньги в инфобизнесе», то должны были слышать слова Андрея Парабеллума о том, что для того, чтобы успевать больше, нужно взваливать на себя больше проектов.

Когда вы подключаете все новые проекты, оказывается, что большим количеством управлять проще, чем меньшим. Андрей привел очень хороший пример: чем больше в семье детей, тем проще с ними обходиться.

То же самое с проектами – чем их больше, тем оптимальнее вы с ними взаимодействуете, тем проще ими управлять. О том, как это делать, мы поговорим позже.

Итак, берем получившийся список. Теперь делим все задачи на три категории.

Первая – текущие задачи. Эта категория предполагает насущные дела, которые поддерживают ваш бизнес. Когда вы совершаете не то, что двигает его вперед, модернизирует, а то, что поддерживает базовые процессы. Мы думаем, вам хорошо знакомо понятие «текучка». Когда вы сами исполняете заказ или выписываете счета, то выполняете текущую работу.

Вторая категория – управленческие задачи. Это совершение действий чужими руками – вы даете поручения своим подчиненным и контролируете их исполнение.

Третья категория – стратегические дела. Они нужны для продвижения. Это те действия, которые двигают ваш бизнес вперед, помогают его развивать, поднимать на новый уровень.

Проанализируйте, как у вас распределяются задачи по этим трем категориям. Теперь, когда вы разделили дела, ваша задача № 1 – сбросить с себя все текущие дела (или хотя бы большую их часть). Вы должны посмотреть на всю картину и из всех дел, что вы производите своими руками, оставить за собой только самые прибыльные и ответственные.

Качество – не главный критерий, ведь вы, как руководитель, должны быть лучшим в тех делах, на которых специализируетесь сами. Поэтому почти все вы делаете лучше своих подчиненных. Но те дела, которые не приносят много денег, вы должны с себя сбрасывать, потому что не будете расти, занимаясь мелочами.

Часто возникает следующая проблема: «Я бы рад это сделать, но у меня нет денег ни на нового сотрудника, ни на фрилансера». У кого такая проблема существует? У кого-то не хватает на это денег, а кому-то их жалко… Практика показывает, что чаще жалко, чем не хватает, потому что деньги всегда можно найти.

Если эта ситуация для вас актуальна, то можно действовать следующим образом. Смотрим на весь список дел. Смотрим на все задачи, которые запланировали для себя на следующие неделю-две, и ставим все на паузу, за исключением продаж. Займитесь исключительно продажами. В течение двух недель активно работайте в этом направлении.

Если не знаете, как именно, советую пройти наш тренинг «Быстрые деньги в бизнесе», в котором мы вас просто заставим это суметь. За эти две недели быстро продаете и быстро зарабатываете кучу денег. А затем на эти деньги нанимаете человека, на которого и сбрасываете с себя всю текучку.

Кстати, если вы не знаете, кого именно нанимать и на кого сбрасывать, советую взять человека на сдельную работу или на половину рабочего дня с одной задачей – делать все, что вы ему поручите. На этого человека вы можете перекладывать все, что вам приходится делать самому.

Лично у нас есть такие люди, должность которых так и называется – персональный помощник. В его задачи входит все на свете – он и швец, и жнец, и на дуде игрец. Вы можете на него взвалить все что угодно, в любых количествах. При этом ему с одной стороны очень сложно, а с другой – необыкновенно интересно. Ведь он делает кучу всего в самых разных областях.

Если вы руководитель малого бизнеса и чувствуете, что зашиваетесь, вам очень нужен такой человек. Почему? Потому что в малом бизнесе на руководителя очень часто вешается тонна абсолютно разноплановых задач. Когда вы начнете думать о том, каким мастерам поручить какие функции, то получится немало узких специалистов. Поэтому вам нужен человек, который будет вашим помощником. В других случаях эти функции берет на себя исполнительный директор. И такой человек вам совершенно необходим.

Это не значит, что вы отдаете все свои ресурсы, вы сбрасываете множество мелкой рутинной работы. Нужно понимать, что личный помощник и исполнительный директор – разные люди. Исполнительный директор – рулевой определенного проекта. А помощник существует, даже если у вас есть исполнительный директор, который занят управлением компании. И он, по сути, должен выполнять все рутинные задачи, снимать с вас текучку.

Теперь переходим к следующему важному вопросу. Это для вас является задачей № 2. Когда вы сбросили всю текучку, то есть практически 90 % дел, можно переходить ко второй категории – к управленческим задачам.

Кстати, здесь текучки не меньше. Вам нужно посмотреть на нее, на своих людей и понять, кому вы можете делегировать управление. Как видите, вторую категорию также следует передавать. О том, как правильно это делать, поговорим чуть позже. В этом процессе есть свои технологии.

У многих бизнесменов или людей, собирающихся стать таковыми, есть крайне ошибочное представление. Они считают, что управление персоналом – это редкостное умение, божий дар. И именно его наличие определяет успех бизнесмена…

Ничего подобного! Большая часть управленческой деятельности – это определенные технологии, точно такой же стандартный процесс, как все прочее. По нашему опыту, примерно 90 % управления – это технологический конвейер, как и любая другая работа. Это стандартные рутинные процедуры. Поэтому задача № 2 заключается для вас в сбрасывании с себя управления.

Как этот механизм последовательно осуществить, если у вас еще молодая организация? У вас обязательно есть три-пять сотрудников, может, больше, которые выполняют свои функции и специализированную работу. Вы внимательно на них смотрите и выбираете одного – самого сообразительного, талантливого и быстрого – и назначаете его главным. Если такого среди них нет, то старательно ищете его и принимаете на работу. На него в дальнейшем сбрасываете контроль и управление хотя бы какой-то частью своих процессов.

Часто приходится слышать вопрос: «Лучше взять человека из подчиненных или с улицы? Или это не важно?» Конечно, важно. Лучше взять из своих подчиненных, но в большинстве случаев так сделать не получается. И если так, то нужно искать и нанимать такого человека с перспективой стать руководителем звена.

У него должны быть изначально задатки лидера, а главное – желание и азарт. Ведь далеко не все люди алчут власти. Сделать руководителем средней руки можно практически любого человека, но не от каждого удастся добиться энтузиазма и вдохновленной работы.

Еще один частый вопрос: «Не будут ли обижаться сотрудники, мол, появился тут такой и уже стал выше нас?» Это вопрос управления персоналом с точки зрения психологии. Сейчас мы глубоко в эту сферу нырять не будем. Вас в принципе не должно волновать это – обидятся они или нет. Ведь вы нанимаете людей не для того, чтобы они оценивали условия работы и высказывали свои капризы – что им нравится, а что не нравится. Вы их берете для того, чтобы они выполняли работу, за которую вы платите деньги в оговоренное время.

В том случае, когда они начинаются обижаться, можно использовать один действенный способ. Вы ставите их перед выбором: «Хорошо, ты можешь обижаться и не работать со мной. Или ты можешь работать, но принять мои условия».

Вы всегда должны помнить, кто и на кого работает. Сотрудники не должны диктовать вам свои условия.

Можно дать право старшему менеджеру штрафовать – это отлично работает. И необходимо требовать с него выполнения этой обязанности. Так, например, у нас старшие менеджеры штрафуют рядовой персонал за серьезные ошибки. Если находим такую ошибку уже мы, то штрафуется не только сотрудник, но и его руководитель (причем в два раза больше). Еще больше штрафуются руководители более высокого звена, и далее по цепочке – вплоть до исполнительного директора. Такая штрафная иерархия сильно подбадривает сотрудников, стимулируя их больше не подставлять своих руководителей на всех звеньях. В совокупности это дает очень хорошие результаты.

Есть ли текучка в стратегических задачах? Если какие-то задачи превращаются в текучку, то чаще всего они являются той же рутиной, лишь на более сложном уровне. Любая текучка уже по определению должна стать стандартным процессом. Вопрос о том, какова природа этих задач, в данном случае не важен. Даже если рутина сложна для восприятия и относится к стратегическим делам, то вы в любом случае должны подвергнуть ее стандартизации, а после, как стандартный процесс, передать на выполнение другим людям.

Как происходит ваш рост как руководителя бизнеса? Об этом есть замечательная книга – «Путь собственника» (авторы – Кэтрин Кэтлин и Джейна Мэтьюз^[5]). По этому названию вы свободно можете отыскать ее в Интернете. В ней подробно описано, как это происходит.

Первая стадия – большую часть задач вы делаете сами. То есть придя на работу, исполняете все своими руками. Вторая стадия наступает тогда, когда вы начинаете распределять функции и многое делать чужими руками. Нанимаете людей, они выполняют работу, а вы ими управляете.

Третья стадия – вы уже не касаетесь сотрудников, а управляете менеджерами, которые руководят сотрудниками, то есть основными процессами. Вы направляете лидеров этих процессов.

Четвертая стадия – вы выбираетесь в стратосферу! Обычные дела вас уже не касаются, вы не делаете ничего, система активно функционирует без вас. Вы контролируете лишь саму систему, добавляете в нее новые элементы, работаете над движением в нужных направлениях – над стратегией развития.

Итак, вернемся к вашему списку. Когда вы его структурировали, посмотрели на три категории, важнейшая тактическая задача – ограничить к себе доступ. Почему это такой важный вопрос? Потому что как только вы начинаете нанимать людей, отдавать им различные задачи, они привыкают очень часто бегать к вам и задавать все больше глупых вопросов.

«Как мне сделать вот это?», «А я не знаю, как делать вот это», «Я вот сделал первый шаг, а как мне сделать второй?», «Я ложку набрал, а как мне ее теперь в рот положить?». Как только вы даете людям задание, они начинают каждые пять минут прибегать к вам и задавать самые элементарные и вроде бы очевидные вопросы. И даже если вопросы не так просты, ответы на них отыскать им вполне по силам.

Что же в этом случае нужно делать? Следует приучать сотрудников к самостоятельности. Дело в том, что они крадут ваше время с самого первого вашего слова, когда вы начинаете активно отвечать на их вопросы.

Списывая на привычку, они принимают за объективную данность вашу оперативную помощь, подсознательно рассуждая: «Зачем я буду думать самостоятельно, когда мудрый начальник, у которого есть голова, мне сразу подскажет, что делать, и я просто это выполню». Это очень серьезно, потому что люди привыкают к такому моментально и навсегда. Они отвыкают думать и прибегают к вам все чаще и чаще.

Кого же нужно ограничивать в доступе? Во-первых – ваших сотрудников, во-вторых – ваших клиентов. Они также не должны доставать вас по любому поводу, недопустимо давать им свой телефон или электронный адрес. С ними, также как и с сотрудниками, вы общаетесь в строго отведенное время, которое удобно именно вам. Категорически запрещено допускать условия, при которых люди могут в любую секунду вам позвонить.

Все начинается с назначения каждому отдельному лицу доступа. Если он имеется, то задайте себе вопрос: «Насколько часто нужно встречаться с этим человеком?» Возможно, на данной стадии развития бизнеса необходимость в активном взаимодействии с сотрудниками и клиентами пока что очень высока. Тогда нужно, назначая время, строго отмерять его: тридцать минут в день, час в день.

Если вы будете общаться с каждым человеком три-четы-ре раза в день, то, как мы уже говорили, вы просто потонете в этих хаотических взаимодействиях. Идеальная картина взаимодействия с персоналом – один раз в неделю. Но это пока еще в будущем. Первый шаг в формировании дистанции с сотрудниками – добейтесь общения с ними в строго отведенное время раз в день.

Почему это так важно? Такой регламент вынудит ваших подчиненных предельно грамотно планировать свою работу и свое время. Кроме того, им придется задавать четко сформулированные вопросы, чтобы за выделенные им полчаса успеть получить от вас исчерпывающую информацию.

На письма имеет смысл отвечать раз в сутки. Если нет никаких срочных и важных дел, в почтовый ящик следует заглядывать только один раз в день, отвечая на все письма своих подчиненных. Помните, сотрудники должны думать сами!

Теперь второй принцип относительно доступа, который вы должны навсегда усвоить. Следует воспитывать в людях пунктуальность и лаконичность в вербальном общении с вами.

Они обязаны, занимая ваше время, задавать уже сформулированные вопросы. Внедряйте это в практику ежечасно.

Всегда на обобщенные и размытые вопросы типа «Что мне делать?» отвечайте следующим образом: «А как думаешь ты сам?», «Каковы твои варианты?». Ни в коем случае не давайте готовый ответ. Здесь действует тот же принцип – сотрудники легко привыкают к готовым решениям начальника. Ведь в этом случае думает за них босс, что освобождает людей от столь тяжкого мыслительного труда и оставляет за ними лишь исполнение готовых решений.

Итак, вы заставляете сотрудников рассуждать, отвечая на ваш вопрос – «Хорошо, что ты предлагаешь?». Таким образом, они должны к вам приходить с уже готовым ответом на свой же вопрос. И очень часто, как показывает практика, этот ответ будет правильным. И вы, вместо долгих и нудных объяснений, просто отвечаете: «Молодец. Отлично. Делай». Все!

Так вы изрядно экономите свое время. В противном случае вам бы пришлось объяснять, как делать, почему именно так правильно, в какой последовательности нужно действовать. Вместо этого вы просто подтвердили догадку сотрудника или скорректировали его мысль: «Отлично, но это сделай так, а это вот так». Помимо всего прочего, это очень сильно развивает ваших сотрудников.

Перейдем к задаче № 3. Когда к вам поступают новые проекты, возникает необходимость в новых действиях, первая мысль, которая должна возникнуть, такова: «А кто это будет делать?» И ответ «Я» на этот вопрос категорически исключен. Вы должны быть последним в этом списке.

У нас, например, любой проект, даже очень и очень крупный, начинается с мысли: «Кому мы поручим его реализацию?»

Итак, первый этап – кому вы поручите данную техническую задачу. Следующая стадия – когда у вас появляются менеджеры, на которых вы можете возлагать проекты (об этом поговорим чуть позже), и вы начинаете задавать вопрос: «А кто будет руководить проектом?», делегируя не задачи, а управление. Ведь исполнители и менеджеры – это уже проблемы назначенного вами руководителя. Кого он будет нанимать, кому поручать задачи, где искать фрилансеров, как станет избирать ответственных и так далее.

Следующий вопрос – есть ли смысл в личных встречах с заказчиками больших проектов? С самыми крупными клиентами – да. Их стоит обслуживать персонально. Но даже с ними можно обходиться хитрее. Как, например, делаем мы. Для крупных клиентов у нас всегда есть менеджер проекта, который решает все текущие вопросы. И на первую встречу с клиентом мы всегда идем вместе. И если это достаточно крупный заказчик (например, оплативший консалтинг на сумму от миллиона), то на первой встрече все обговариваем вместе.

На встречу заказчик обычно приводит руководителей, которые будут подключены к этому проекту. Мы обсуждаем ключевые пункты, условия и так далее. Решаем, как будет происходить взаимодействие. Оставляем для взаимодействия от себя – менеджера, а со стороны заказчика – каких-либо линейных руководителей. Но если компания не очень крупная, то иногда остается и сам заказчик.

Мы подключаемся к проекту в ключевых пунктах примерно раз в месяц. Организуем генеральное совещание и обсуждаем все важные вопросы. Вот пример работы с крупными заказчиками.

Конечно, с крупнейшими, глобальными заказчиками вы встречаться будете сами. Но это будут какие-то 10–20 % клиентов, доход от которых будет составлять 80–90 % всей вашей прибыли. А во всех остальных случаях старайтесь сбрасывать с себя рутинные переговоры.

Что интересно, в этом способе самое сложное – пересилить себя, переступить через гарантию качества «своих рук»,

и чем дольше вы в бизнесе, тем тяжелее это сделать. У нас очень и очень много клиентов, развитие компаний которых останавливается именно по той причине, что они привыкли слишком многое делать своими руками.

Год назад у нас был клиент, являющийся главой по-настоящему крупной компании, занимающей достаточно солидное место на рынке фармацевтики и товаров для здоровья. Так он до сих пор в случаях, когда водители его автопарка допускают серьезные ошибки, садится за руль и сам развозит заказы клиентам.

И ситуация эта выглядит довольно забавно. Мы его спрашиваем: «Ты понимаешь, что тебе категорически не нужно развозить самому заказы?» «Да, понимаю, – отвечает он. – Я знаю, что не должен этого делать. Причем, я отчетливо понимаю, что за те деньги, которые я теряю, пока сам развожу товар, можно нанять пятерых водителей, которые развезли бы все это в считанные минуты. Но я не могу себя переломить. Как только вижу, что на данном участке сбой, меня просто тянет залезть туда и исправить». Но это, конечно, самый яркий пример.

А что касается вас, дорогие читатели, если вы подумаете, то наверняка найдете подобные стороны характера и у себя. Возможно, вы закатываете рукава и сами лезете в какую-то текучку, выписывая счет клиенту или подкручивая баннер на сайте.

Нам кажется, это свойственно всем. Ведь мы не идеальные хладнокровные начальники. Вот мы, например, бывает, залезаем в корпоративную почту, видим какое-нибудь письмо и понимаем, что если ответим на него, то обязательно еще на пару штук баксов чего-нибудь продадим. И, конечно, отвечаем.

И тут же бьем себя по рукам и говорим: «Нельзя этого делать». Ведь даже в том случае, когда данное действие несет локальную пользу и прибыль, это остается неправильной привычкой, которую следует в себе менять. Но, наверное, это такое же явление, как у курильщиков, которые пытаются бросить, но где-нибудь обязательно дернут одну сигаретку.

Но мы эту привычку старательно стремимся в себе искоренить, что настоятельно рекомендуем делать всем своим клиентам – и вам в том числе.

В случае с тем директором, который сам садился за руль, дело было в том, чем он занимался раньше. Он когда-то сам был водителем грузовика, потом работал логистом и что-то развозил. А после основал свою компанию и стал развиваться, но привычка осталась. У многих есть подобное, это живет в нас.

Очень часто мы знаем, что сделаем все идеально, и понимаем, что это будет быстрее, чем кому-то объяснить. Но это неправильно по той простой причине, что тормозит ваш бизнес. Это то, что нужно искоренять.

Методы эффективного делегирования текущих задач

Теперь поговорим про методы эффективного делегирования задач и, что особенно важно, про делегирование текучки. Как с этим правильно поступать, чтобы получать более-менее хороший результат?

Понятно, что одно дело – читать об этом в книге, а совсем другое – реализовывать на практике. Как и любой другой навык, умение управлять эффективно нужно в себе тренировать.

И это одна из причин, почему о любой задаче, которая к вам поступает, вы должны размышлять именно в ключе: кто ее будет исполнять. Потому что даже если вы потратите на это больше времени, помните, что вы развиваетесь и тем самым тренируете навык управления. Каждая последующая задача постановки и управления будет вами осуществляться все легче и легче – это такой же процесс развития вас и вашего бизнеса. Поэтому возьмите за правило делегировать все, что можно, даже самые ничтожные дела.

Мы дадим вам несколько принципов, о которых всегда нужно помнить.

Первый принцип таков. Поначалу, когда вы берете нового человека, будь то фрилансер или штатный сотрудник, не давайте ему проекты. Только задачи, простые конкретные задачи. Поручайте что-то простое. Например, «сделать сайт» – это неподъемная задача. Вы получите на выходе непонятно что.

Но если вы даете конкретную и простую задачу, вроде «настроить на сайте определенный элемент определенным образом», тогда это выполняется проще и на выходе получается гораздо качественнее. Критерии выбора задачи: она должна быть простой с точки зрения того сотрудника, который будет ею заниматься. Он должен понимать, какие именно шаги и в какой последовательности ему нужно делать.

Если задача посложнее, то нужно разбить ее выполнение на предельно элементарные шаги, пока сотруднику не станет все ясно. Возьмем самый простой пример. Вы нанимаете Равшана и Джумшута. И если вы им скажете: «Сделайте ремонт в квартире», результат будет невообразим.

Если скажете: «Поклейте обои», это уже лучше, но на выходе будет все что угодно, и неизвестно, каким образом окажутся поклеены обои. Если же вы четко пропишете все шаги: «Сходите и купите обои такой-то марки с такими-то характеристиками, по такой-то цене, в таком-то магазине», шансы, что задача будет выполнена правильно, уже намного выше. И если все шаги от «сходить» до «купить» элементарны для исполнителя, тогда даете второй шаг: «Купите такой-то клей».

Третий шаг: «Этот клей используйте так: переворачиваете обои, кладете их на пол, накладываете на них клей»… Четвертый шаг: «Берете обмазанный клеем кусок обоев и прикладываете к стене вертикально» (подчеркнув, например, что обои нужно клеить именно вертикально). «При этом не клеите полоску до конца, а отступаете от потолка десять сантиметров, а от пола три сантиметра».

Следующий шаг: «Берете второй кусок обоев, накладываете его на три сантиметра на первый. Обязательно проследите, чтобы верхний и нижний концы совпали» и так далее.

Разумеется, если вы скажете: «Мне примерно такие обои поклейте, чтобы все было красиво», то придете в свой дом и обнаружите, что обои поклеены по диагонали, потому что, по мнению Равшана и Джумшута, так красивее. И вообще они подобраны разных цветов, где-то они стыкуются, а где-то – нет.

Мы взяли в пример поклейку обоев, потому что это просто и понятно. Вы можете это перенести практически на любую область деятельности, на любой процесс. Вы должны уметь расписать задачу на такие элементарные шаги, чтобы ошибки были совершенно исключены.

На следующем уровне вы уже сможете давать более общие указания. Потому что у сотрудника уже есть шаблоны и складывается методика. Ведь вы по ходу дела выращиваете своих сотрудников, и когда они под вашим руководством так «обклеят комнату», вы можете сказать: «А теперь сделайте то же самое вот здесь» с другой комнатой.

Но вы же понимаете, что эта комната будет в худшем случае в два раза менее качественно обклеена. Хотя работа и будет делаться по шаблонам, даже если вы отдаете указание сделать все абсолютно так же.

Как осуществлять переход к шаблонам правильно? Это вопрос о стандартных задачах, который одинаков в любой области. Что такое стандартные процессы, стандартные задачи?

Если у вас три раза возникла одна и та же задача, необходимо прописать пути ее решения, регламентировать их. То есть создается письменная четкая инструкция по решению той или иной задачи.

Какие-то элементы можете записывать в видео– либо в аудиоформате, особенно если дело касается интернет-задач. Очень неплохо работают видеосхемы, видеоинструкции. Мы всегда делаем их для своих сотрудников. И вообще, когда мы только начинали строить «Финанс-консалтинг», уже тогда для первого сотрудника прописывали четкие видеоинструкции.

Когда нанимали руководителей для отделов, проектов, различных направлений, в этом случае записывали уже объяснение по руководству, также в формате видео. Очень хорошо работает, когда рисуешь схему и двигаешься по ней, объясняя каждую деталь. У нас на сайте вы можете найти много таких примеров. Просто берете программку Camtasia и записываете видео. Работает очень хорошо. Рекомендую вам делать точно так же.

Итак, делаем вывод. Самое важное на начальном этапе – делегировать не проекты, а задачи, небольшие элементарные шаги. Вот, например, возвращаясь к тем же обоям. Если вы отдаете в исполнение мелкие шаги, такие как «купить клей», «купить обои», сотрудники точно знают, как это сделать, но в совокупности весь объем задач они охватить не могут. А проект – это, по сути, и есть комплекс элементарных задач. В делегировании и аутсорсинге в целом все валится именно тогда, когда вы передаете не задачи, а проекты. Поэтому делаем вывод: любой проект разбивайте на элементарные шаги. Такие простые, чтобы они были понятны исполнителю.

Как это проконтролировать? Вы описали проект, даете его исполнителю и по всем шагам подробно спрашиваете – понятно ли ему. Если есть необходимость, нужно переспрашивать, пока вы не убедитесь в том, что вас понимают. Потому что даже когда люди будут говорить, что им все ясно, может оказаться, что они все поняли с точностью до наоборот.

Для предотвращения этого после того, как они кивнули и подтвердили свою готовность, вы спрашиваете: «А теперь рассказывайте, как вы сами все это будете делать». Исполнители начинают рассказывать, а вы хватаетесь за голову и сокрушаетесь: «Только что ведь рассказывал им, три минуты назад, а они поняли все совсем не так!..»

К примеру, вы велели купить обои и слышите пересказ: «Нужно пойти и купить что-то, а что – не помню… вроде, обои… и наклеить их надо зубной пастой». Вы опять объясняете, что зубная паста ничего не приклеит. А что приклеит? Люди начинают размышлять и понимают, что нужно купить клей. И так далее. Мы, конечно, немного утрируем, но можете поверить, на практике все получается практически так же – намажут не ту сторону, приклеят на потолок и так далее.

Если вы не знаете всех деталей процесса, тогда делегируйте то, что знаете, и рассуждайте так: «Как только мы дойдем до элемента, который непонятен, мы с тобой его обсудим. Мы видим, что нужно взобраться на эту гору, скорее всего, за ней будет очень много других скал. Мы с тобой делаем план восхождения на видимую сейчас гору. Как только ты поднимешься на нее и увидишь остальное, мы с тобой обсудим, что делать дальше».

И начинайте так с любым сотрудником, даже если вам он кажется достаточно сообразительным. Делайте так, растите его постепенно. Человек что-то сделал, вы его поправляете, направляете, двигаете дальше. Повторяйте требования, повышайте критерий качества. В «пятой комнате» у него будет получаться гораздо лучше, хоть и чуть хуже, чем оригинал, но уже не так далеко от него. По крайней мере, выходить будет приемлемо.

И, разумеется, более сложные проекты вы должны давать только продвинутым людям. Из сотрудников, которые работают на вас, очень многие в принципе не способны тянуть целые проекты как взаимосвязанную цепочку задач.

Даже если вы рассказываете, что, для того чтобы поехать на машине, нужно взять ключ, вставить его и повернуть на девяносто градусов, после чего автомобиль заведется. Если коробка ручная, следует выжать сцепление, нажать тормоз, чтобы машина не сдвинулась, включить передачу, плавно отжать сцепление, нажать на газ – и автомобиль поедет. Каждый шаг в таком случае понятен. По отдельности человек все делает отлично: нажимает на педаль, двигает рычаг. «Да, все у меня получается». Говоришь: «Сделай все вместе». Он делает, а ничего не выходит.

А теперь самое смешное – вспомните себя в момент обучения вождению автомобиля. Было ли это для вас элементарно? В тот момент, нам кажется, у каждого происходило вскипание мозгов. Ведь нужно что-то выжимать, одновременно посмотреть туда и сюда и при этом управлять рулем и делать еще кучу всего. И этих шагов так много! И они такие сложные! И справиться с ними разом было практически невозможно.

Кто это в первый раз делал легко и без напряга? Если вы легко справились, вспомните, как в первый раз ехали задним ходом. Нажимаешь на педаль газа, машина едет. Поворачиваешь руль направо, а машина едет налево. И от этого у тебя глаза разбегаются. Руль ты крутишь в одну сторону, а машина едет совсем в другую.

Вы уже, наверное, поняли, что у многих людей примерно то же самое с выполнением любой проектной работы. У них все эти навыки и шаги просто не стыкуются. Для вас это кажется элементарным, как сейчас водить машину. Вы об этом даже не задумываетесь, а для других людей это очень сложно. Причем, к сожалению или к счастью, есть те, для кого это всегда будет как в первый раз.

Приведем пример с машиной. Мы в Таиланде арендовали автомобиль с правым рулем, а движение там левостороннее. И оба этих явления были для нас в новинку. Мы первый раз ехали по левостороннему и первый раз на праворульной машине. Первые пятнадцать минут для нас были взрывом каждой извилины мозга! Автомобили едут не с тех сторон, и твоя машина едет не как обычно. Ведь привыкаешь к габаритам с правой стороны. А тут все наоборот, и когда ты поворачиваешь, все едут почему-то в другом направлении.

У многих людей с проектами то же самое. Так что будьте бдительны, давая задачи. Поэтому на первом этапе поручайте только элементарные шаги. Если видите, что человек справляется нормально, можно дать ему простой набор задач. Что-то вроде мини-проекта, в котором будут «шаг 1», «шаг 2», «шаг 3». Посмотрите, справился ли он, справился – отлично. Давайте еще сложнее, постепенно увеличивая нагрузку.

И часть людей будет отваливаться. Так вы поймете, где пределы. Увидите планку, выше которой давать задания им нельзя, потому что задачу более сложного уровня они просто не сумеют выполнить. Причем у любого, у каждого человека есть такой предел. Даже у нас с вами. Вот вам сейчас дай задание – управлять филиалом «Газпрома» в крупном городе – и вы не сможете этого делать. А для кого-то другого, как вы понимаете, это будет элементарный процесс.

Часть ваших сотрудников будет расти, и вкладываться в их рост нужно, а часть не будет. При этом самое обидное – это не отсутствие стопроцентного развития персонала, а отсутствие желания развиваться. Люди просто не хотят расти. Любого человека можно научить – любого, кроме того, кто не хочет учиться. А таких большинство. При этом они могут говорить, что хотят, но своими действиями подтверждают обратное.

Следующий важный принцип в эффективном делегировании таков: крайне важно соблюдать промежуточный контроль. Это то, на чем сыплется большинство начинающих управленцев. Давая задание, они спрашивают о сроках: «Когда будет готово? В пятницу?» и удовлетворяются положительным ответом. «Хорошо, в пятницу в семь вечера я принимаю у тебя работу» – и со спокойной совестью забывают об этом.

Начальник думает, что целую неделю люди пашут, как проклятые, работают над заданиями, продвигаются вперед. Звонит им в пятницу в семь и слышит ответ: «Да, мы уже почти», который означает, что работа только началась. Может, сотрудники только что прочитали полученные инструкции и технические задания.

Привыкайте, что таково свойство фрилансеров: они начинают работу за пять минут до обговоренного времени сдачи. Если говорить о наемных сотрудниках или о тех, кто работает на вас постоянно, то здесь ситуация чуть-чуть лучше, но именно «чуть-чуть». Не заблуждайтесь, постоянные сотрудники ненамного лучше удаленных в плане соблюдения сроков.

Как решать эту проблему? Способ один – нужно чаще с ними взаимодействовать, что и называется «промежуточным контролем». Ежедневно вы напоминаете: «Каждый вечер ты должен отчитаться: за пять минут выложить по пунктам все, что сделал за день», а также требуете исполнения этого регламента. И если вы не сами организуете их работу, то с руководителей требуйте того же. Иначе мы можем гарантировать вам бардак.

Тут, конечно, нужно соблюдать баланс. Самый оптимальный контроль количества – раз в день. Но когда людей становится много, перед вами появляется вопрос об управлении чужими руками, о котором мы говорили. Тогда другие люди будут контролировать то же самое за вас.

Еще один принцип эффективного делегирования – конкретный результат. Вам нужно четко прописывать ожидаемый от исполнителя результат. Если вы даете абстрактные указания с обобщенными определениями вроде «сделай это красиво», данное понятие всегда будет сильно различаться в вашем понимании и понимании исполнителя.

И такие проблемы будут у вас до тех пор, пока вы не станете разрабатывать конкретные требования к результату. Желательно, чтобы они были четко измеримы какими-то категориями. Должен быть регламентированный чек-лист, по которому в будущем можно проверить: «Это сделано, это сделано…». Причем с указанием уровня качества и количественных показателей, что и будет означать выполнение задачи.

А для этого необходимо развивать своих людей. Нужно помогать им расти. Этому очень способствует предоставление большей самостоятельности. Стоит допускать и даже поощрять инициативу. Если сотрудник попробовал что-то сделать сам, при этом неправильно и с ошибками, то нужно это поощрить. Конечно, исключаются случаи, когда он действует наперекор вашим указаниям. Например, поклеил не вертикально, а горизонтально.

Но любые случаи, когда он действует лучше или добавляет что-то новое, нужно отмечать – и хвалить его за это. Даже если привнесение нового оказалось неактуальным, ошибочным или вовсе вредоносным. Ведь когда вы так воспитываете сотрудников, у них возникает привычка действовать самостоятельно. А эта привычка ценней, чем исполнение каких-то текущих указаний.

Есть такой щепетильный момент – способ работы с «уникальными» людьми. Есть особые участки работы, где требуется высококвалифицированная рабочая сила. Возможно, нужен эксперт высокого уровня. Особенно такая проблема встает с дизайнерами.

Бывает, они чуть ли не диктуют условия своему начальнику или тому, кто ставит им задачи, руководит проектом. Мол, мы люди творческие, и задание будем делать, когда придет муза.

На самом деле почти любое творчество – это в подавляющей своей части элементарные задачи. И любое творчество можно разбить на 90 % стандартной рутины и 10 % действительно уникальной творческой работы.

Это и есть ваш приоритет – разбивать на задачи. Нужно требовать от специалистов деления процесса на элементарные шаги и творческие элементы. Вы никогда не сможете избавиться от хаоса, частично вносимого креативом, он будет всегда. Но можете предельно снизить процент хаоса путем внесения ясности в процесс. Благодаря тому, что он станет осознаваем: «Это элемент творческий, а это стандартный, который имеет четкие сроки, критерии качества», и так далее.

Бывает, что сотрудник указывает: «А это я делать не буду. Мне кажется, плохо будет смотреться». Как с этим быть? Тут опять же вопрос прост – кто на кого работает? Как это так – вам сотрудник указывает, что ему нравится или нет и что он делать не желает? Кто кому платит деньги и за что?

Если вы считаете, что требование разумно, что это действительно так, то, возможно, имеет смысл прислушаться. Если человек говорит: «Знаешь, мне кажется, нужно сделать подобным образом. Так будет лучше», то при убедительности его слов вы можете согласиться: «Хорошо, молодец, давай делать так». А если он говорит: «Мне это не нравится. Я это делать не буду», вы спокойно отвечаете: «Хорошо, тогда это будет делать другой человек, которому я буду платить за это деньги».

Жалеть людей нельзя. Хороший человек – это не профессия. Вы нанимаете исполнителей. А вам не жалко, что ваша работа идет насмарку из-за того, что они плохо делают свою часть работы? А плохая работа одного сотрудника отражается на труде всех остальных, и значит, он подкашивает деятельность всего коллектива.

Вот об этом, нам кажется, и нужно жалеть. А остальное зависит от человека. Ведь любого можно чему угодно обучить. Но если человек сам не хочет развиваться и расти, вы никогда не заставите его это делать.

Чего не должен делать руководитель

Составьте такой список и постоянно проверяйте себя по нему. У вас он может быть шире. Но мы будем отталкиваться от стандартных процедур. Чего же вы ни в коем случае не должны делать?

Первое. Вы не должны отвечать на звонки клиентов.

Второе. Вы не должны выписывать счета, готовить договоры, производить стандартные оплаты или принимать их. Бумажная работа вас не касается.

Третье. Вы не должны вести финансовые учеты и готовить различные закрывающие документы, акты и прочее.

Четвертое. Вы не должны заниматься поставкой продукции.

Пятое. Вы не должны участвовать в производстве.

Шестое. Вы не должны заниматься сайтами, интернет-мага-зином, рассылками и так далее.

Седьмое. Вы не должны лично выполнять заказы и оказывать услуги. За исключением самых-самых топовых клиентов, которые будут требовать работу лично с вами и платить за это адекватно (или даже неадекватно) высокую цену.

Персональную работу вы можете продолжать делать, но за очень большие деньги и для очень ограниченного числа клиентов. Если раньше вы брали 50 тысяч в месяц, поставьте 100 тысяч в месяц. Если будут продолжать идти, поставьте 150, а потом 200… и так далее. Пускай у вас будут один-два таких клиента за очень большие деньги, с которыми вы и будете работать.

Восьмое. Вы не должны решать текущие вопросы с поставщиками, арендодателями, с другими контрагентами. Вы не должны сами заниматься рекламой.

Дальше этот список вы можете расширить еще на много пунктов, число которых будет расти в зависимости от вашего бизнеса. Но это стандартные процессы. Посмотрите на них, вы наверняка можете где-то здесь найти себя. При этом, как мы уже говорили, многие из этих вещей вы смогли бы сделать гораздо быстрей и лучше, чем ваши сотрудники. Более того, вы должны понимать, что они практически всегда, особенно на начальном этапе, будут работать в три раза хуже, чем вы. И это в лучшем случае. А то и в пять раз хуже.

Но вы должны на это пойти. Если люди работают в три раза хуже, чем вы, – значит, процесс идет нормально. Постепенно они будут обучаться и совершенствоваться. В перспективе сотрудники станут выполнять какие-то действия даже лучше вас. Но изначально все будет по-другому: сделают не то, что им говорят, или же просто ничего не сделают. Будут срывать сроки и саботировать ваши решения. Зато отлично при этом будут знать, когда дают зарплату.

Они не будут работать без постоянных пинков с вашей стороны. Станут хамить клиентам, ругаться с поставщиками и другими контрагентами. И будьте готовы, что все это – нормально. Люди среднего положения именно такие. И вам нужно выстраивать системы работы именно с этими людьми. Никогда не надейтесь, что в вашей компании будут работать только гении. И не делайте ставку на работу грамотного продвинутого персонала. Иначе ваша компания просто развалится.

«Макдоналдс»-то работает отнюдь не на гениях. Люди, которые кричат: «Свободная касса!», вряд ли имеют самый высокий IQ. У них отнюдь не высокие зарплаты. И, соответственно, требования к ним минимальны. Их нанимают из студентов, которые ничего не умеют. При этом «Макдоналдс» отлично функционирует! Потому что в этой компании существует детальный алгоритм работы и четкая система того, что должен и не должен делать руководитель.

Например, у главы каждого филиала «Макдоналдса» есть четкие списки, чек-листы – что, как и когда он должен проверять. Что он не должен делать. Когда нужно устроить публичную порку. Все регламентировано! И вам нужно делать то же самое, даже понимая, что это нередко будет идти в ущерб каким-то локальным успехам.

Чем должен заниматься руководитель?

В прошлой главе мы поговорили с вами про то, чем не должен заниматься руководитель. Теперь рассмотрим то, чем глава бизнеса должен заниматься.

Первая и главная задача. Создание своего ближнего круга.

Управление им, коучинг и мотивация. Как вы думаете, с каким количеством людей может успешно управляться «средний» человек? Правильный ответ – пять-семь.

Это общеизвестно, и если вы посмотрите какие-то структуры, в которых очень активно выстроено управление, то всегда в низших звеньях будет именно пять-семь человек, которыми руководит один начальник – будь то отдел или армия.

Вам, для того чтобы эффективно управлять своей компанией, нужны эти самые пять-семь человек. Поверьте, лучше остановиться на пяти, потому что семь – это уже сложно. Это и есть ваш ближний круг, люди, которых вы воспитываете и в которых много вкладываете. Они составляют костяк вашего бизнеса. Задача – выстраивать взаимодействие вашей компании с окружающим миром через них.

Их необходимо найти, но сразу, конечно, этого не произойдет. Формировать такой круг вы будете постепенно.

Еще один немаловажный фактор – лояльность и преданность этих людей. Одно дело, что человек может быть хорошим специалистом и неплохим менеджером. Но в какой-то момент он возьмет и уйдет от вас, создав аналогичную компанию. Это не есть хорошо, но такое случается.

И очень важно, когда вы находите нужное количество хороших преданных людей, начинайте все чаще и чаще взаимодействовать с ними и отдавать им больше своего внимания. С остальными вы держите дистанцию. Можете посмотреть на стандартные пирамидальные структуры, которые так выстроены – армия, госаппарат. Они все-таки работают, хотя многие вещи сделаны бестолково. Но в целом структура действенная.

Любая крупная компания построена таким образом. Топ-менеджер, руководитель высшего звена, активно взаимодействует лишь с ограниченным числом людей. Это и есть его ближний круг. Есть нюанс: это не всегда именно топовые лица.

Например, возьмем такой случай. В ближнем кругу президента – отнюдь не министры. Часто это самые доверенные лица, самые лояльные. В вашей компании, если вы генеральный директор, это не обязательно будут директора – исполнительный, технический, коммерческий.

Это может быть даже какой-то рядовой сотрудник, который давным-давно в компании, знает кучу процессов и к вам особенно лоялен. Он может быть не очень хорошим руководителем. Потому что, повторимся, не все люди будут вырастать в управленцев. Но это именно проверенный специалист, и, главное, он вам верен.

Вам нужно пять-семь таких человек. А с остальными вы держите дистанцию. То есть вы явно и скрыто показываете, что с ними взаимодействуете гораздо реже. Им до вас намного сложнее достучаться. Рядовые сотрудники не должны иметь возможности с вами связаться. Крайне плохо, когда любой может прийти и чуть ли не ногой открыть дверь в кабинет директора и по любому поводу и в любой момент задавать любые вопросы.

Вам нужно выстраивать вертикаль власти и иерархию.

И в том числе – порядок доступа к вам. Мы уже говорили, что доступ к главе компании должен быть очень сильно ограничен. Это не значит, что рядовые сотрудники вообще не имеют возможности до вас достучаться, но и свободного доступа быть не должно.

Далее, по мере того как вы находите таких людей, часть из них будет отваливаться, а часть прибывать. Не думайте, что эти пятеро будут с вами всегда. Кто-то уходит, кто-то приходит. Как только находите нужного человека, начинайте как можно больше его нагружать, давать кучу разных поручений и заданий.

Видя его подъем на более высокую ступень, ставьте перед ним еще больше задач. Все выстраивайте чужими руками, то есть делайте то, чем и должен заниматься руководитель – воспитанием своего ближнего круга. Вы должны быть для него персональным коучем, как можно больше в него вкладываться. Все остальное делайте чужими руками.

Следующий важнейший элемент – выстраивание системы чужими руками.

Что же это за система? Это большие блоки работ, которые разбиты на четко прописанные элементарные задачи. Либо это автоматизировано – выстроен конвейер, в котором само все происходит.

Допустим, человек зашел на сайт, оформил заказ, и дальше все идет автоматически. Налажена система оплаты. Подтверждения о заказе проходят тоже автоматически, отправляется заявка в службу логистики, логисты принимают заявку по стандартным шаблонам, обработав ее, отправляют заказ и так далее.

Но очень важно, что любые подобные системы нужно выстраивать чужими руками. Иначе вы в них просто погрязнете, ведь в таких областях куча текучки. С одной стороны, это очень важная стратегическая работа, которая хорошо развивает вашу компанию, но и она превратится в текучку.

Прописывание стандартных процессов и их регламентацию рекомендуем вам делать следующим образом. Возьмите какой-то самый основной процесс, который происходит в вашем бизнесе и в котором чаще всего случаются сбои. Тот, куда вам чаще всего приходится влезать. Обычно это связано с взаимодействием с клиентами.

Собственноручно пропишите один раз этот процесс максимально четко. Каждый шаг, как мы вам рассказывали про обои – очень-очень подробно. После оформите инструкцию. Это, конечно, будет многостраничный труд. Может быть, на пять-семь, а то и на пятнадцать страниц. Если не больше…

У нас такая первая инструкция заняла тридцать страниц. Зато в ней были очень подробно прописаны все базовые процессы по обработке клиентов.

И когда вы это один раз сами сделаете, будет совершенно понятно, как этого требовать от других. Но сразу начинать делегировать прописывание процессов очень сложно. Когда вы что-то сделали один раз сами, этот шаблон уже даете кому-то из своих доверенных лиц из ближнего круга. Им следует говорить просто: «Сделай примерно так же». И потом, когда вы уже знаете, как это делается, вам легко будет обучить человека.

Контроль ключевых показателей – следующий пункт необходимых обязанностей руководителя. Хотя бы раз в месяц нужно проводить контроль основных цифр. Может, чаще, если ваш бизнес пока еще небольшой и нет исполнительного директора, который отслеживает текущие показатели.

Что значит «текущие показатели»? В каждом бизнесе они свои, но основные – это продажи, прибыль, расходы, количество заказов.

Еще один важный момент, который очень рекомендуем соблюдать. Периодический случайный контроль. Раз в неделю вы выделяете десять-пятнадцать минут на то, чтобы выборочно проверить какие-то элементы своей системы. Посмотрели письма клиентов, как обработан тот или иной заказ – вовремя или не вовремя, еще что-то – и нашли косяки. Пнули тех, кто в них виноват, оштрафовали. Причем рекомендуем штрафовать так, как мы вам рассказывали – всех по цепочке.

Зачем это делается? Понятно же, что вы не в силах контролировать абсолютно все процессы. Но тут имеет влияние некоторый элемент мистицизма в управлении. Раскроем один из секретов харизматичных лидеров. Суть его в следующем.

Выполняя подобный периодический случайный контроль, обязательно делайте это публично. Чтобы исполнителю, который допустил ошибку, было видно, что вы его проверили и не спустили с рук. Что вы взяли и оштрафовали его. А если его руководителей оштрафовали, это значит, что все по цепочке знают про это.

Что тогда происходит? Люди начинают создавать ваш образ, рассуждая следующим образом. Допустим, это происходит периодически раз в неделю, и вы уже одно место проверили – в следующий раз другое, третье, четвертое. Ваши сотрудники встречаются где-то, например, в курилке или в столовой.

И начинают обсуждать: «Я вот в какой-то мелочи накосячил, в каком-то письме клиенту, а наш генеральный это заметил. И оштрафовал. Блин!», «А ты знаешь, у нашего Васи он какую-то ерунду в рабочем процессе заметил, когда проверял», «А у нас как-то месяц назад вот такое вот сделал…».

И создается у ваших сотрудников мнение о вас. Ведь слухи расползаются очень быстро. Люди начинают думать, что «большой брат видит тебя», что за ними следит «всевидящее око». «Он все знает. Он всегда в курсе». И отсюда рождаются мифы, которые положительны для вашего бизнеса. Например, что Наполеон знал каждого своего солдата в лицо и по имени, слышали очень многие. Или Александр Македонский – с ним было то же самое. Да и про Чингисхана так говорят…

Не думайте, что это случайно. Для обычных людей легко создается мистика. Например «Вот наш директор – он пьет и не пьянеет». В таких случаях, скорее всего, происходит так. Руководитель сидел на корпоративе со всеми вместе. Все честно бухали, как всегда. Он вроде бы тоже пил. Первый раз выпил полную рюмку. Второй раз чуть-чуть пригубил. А третий раз – просто ее поднял.

И получается следующее: «Мы гуляли, а он с утра вышел в девять часов. После корпоратива! И уже провел переговоры с японцами. И заключил огромный, стомиллионный контракт». А на самом деле не с японцами, а с молдаванами. И не в девять он пришел, а в одиннадцать. И не на сто миллионов, а на сто тысяч.

Но хороший руководитель знает эти уловки, из них и состоит харизма. И один из секретов мы вам рассказали – как с помощью случайного контроля создавать иллюзию, что вы действительно за всем наблюдаете, все видите и знаете.

Пример с теми же солдатами великих полководцев. Как, скорее всего, все происходило? Какой-то помощник Чингисхана приходит и говорит: «У нас в девятой роте у такого-то солдата родилось трое детей. А у второго вот такое событие. А этот отличился в бою. А этот…» и так далее. И Чингисхан, проходя случайно мимо девятой роты, заходит туда и, оглядывая костер, вокруг которого сидят солдаты, окрикивает: «Василий, где ты там? Поздравляю, у тебя родилась тройня».

А дальше ползут слухи. И люди начинают думать, что вы действительно все про всех знаете. На самом деле это, разумеется, невозможно. Мы сильно сомневаемся, что Македонский знал свою стотысячную армию поименно. Но плодить подобные слухи очень даже имеет смысл.

Проводите случайные проверки. И ни в коем случае не спускайте ошибки с рук! Есть такая особенность у людей – они будут ошибаться всегда. Вопрос стоит в том, в какой степени. Здесь речь идет не о способностях, а о халатности, безалаберности, лени, – это тоже будет всегда.

Если человек чувствует и знает, что он окажется безнаказанным, то степень безалаберности резко повышается. Если знает и чувствует, что с большой вероятностью может быть наказан, то, напротив, – снижается. Поэтому когда люди чувствуют (а с помощью вышеописанных слухов вы и создаете ощущение опасности наказания), что могут быть замечены, – дисциплина резко повышается.

Следующий большой пункт. Чем руководитель занимается лично? Развитием новых стратегических направлений.

Вы должны заниматься разработкой того, что серьезно увеличит ваш бизнес. Допустим, поиском стратегических партнеров, выходом на новые рынки, созданием и расширением линеек товаров и услуг. То есть чем-то крупномасштабным. Тем, что поможет вашему бизнесу сделать прорыв.

Дальше – ведение самых прибыльных проектов. Это тоже делает глава компании.

Продажи, маркетинг – занимайтесь этим, если компания еще молодая. Эти обязанности тоже нужно делегировать, но это самый сложный для аутсорсинга блок. Поначалу сбрасывайте с себя все, кроме этого участка. Продажу и маркетинг оставляйте за собой. А потом постепенно делегируйте и их тоже.

Относительно маркетинга – занимайтесь им сами, если он касается каких-то уникальных явлений, в которых не разбирается никто из ваших людей.

Создание новых способов привлечения клиентов – обычно это самый сложный элемент. Его сложно делегировать, но в дальнейшем и эту область стоит передать доверенному лицу.

Основная функция собственника – тут есть несколько вариантов. Есть идеальный вариант, достижимый в России. Когда собственник полностью отходит от дел. И становится инвестором. Но этот идеал не всем интересен. Вы становитесь инвестором, который просто получает пассивный доход со своего бизнеса, со своих же денег. Иногда что-то вкладывает и получает еще больший доход.

Другой вариант – когда вы занимаетесь именно стратегическим развитием. Это то, что позволяет компании сильно наращивать обороты. Этому способствует только создание каких-то принципиально новых глобальных вещей.

Выход на новые рынки. Выход на новых партнеров. Осваивание новых ниш и территорий. Работа над улучшением текущей работы – то есть вы начинаете работать с клиентами лучше, привлекаете их. Это все хорошо, но это не даст большого прорыва.

Будет постепенный рост, допустим, на десятки процентов. Может быть, даже на сто процентов в год. Даже сто процентов за полгода вы сделаете. Но если вы захотели в десять раз увеличить ваш бизнес, то для этого вам нужно заниматься стратегическим развитием.

Идеальный день руководителя

Здесь все достаточно просто. Мы думаем, это не совсем то, что вы бы хотели услышать, но так на самом деле.

Есть отличная книжка – «Менеджер мафии» (автор скрывается за псевдонимом V.)^[6]. Очень рекомендуем всем прочитать. Там рассказывается про то, как устроена управленческая структура мафии. В этой книге достаточно много здравых мыслей.

Так, в ней рассказывается, как должен быть построен правильный день управленца, руководителя. Говорится, что грамотный менеджер приходит с утра, смотрит на список своих задач и делегирует 90 % из них. Потом смотрит на оставшиеся 10 % и делегирует их тоже. Это и есть правильный день руководителя.

Вы, допустим, приходите в десять утра. Первые полчаса вы проверяете почту, смотрите список задач и раздаете указания. Кто, что и в какой последовательности должен делать.

И все! Больше вы текущей работой не занимаетесь. После этого заняты только стратегическими задачами. Мы понимаем, вам покажется, что это что-то нереальное – «Мне до этого, как до Луны пешком». Можем вас уверить, что это не совсем так. На самом деле, такую модель можно выстроить достаточно быстро.

Модель, при которой вы будете работать в своей компании буквально полчаса в день. А потом полчаса в неделю. Может быть, не тридцать минут, а часа три-четыре – но все равно немного. Это время вы будете тратить на текущее управление компанией, на контроль распределения задач. А все остальное время сможете заниматься стратегическими задумками. Если захотите, сможете вообще ничего не делать. Такая достаточно сложная модель, когда вы полностью отходите от дел, тоже возможна. Но это уже гораздо более сложная задача, не в рамках этой книги.

Идеальный день очень прост. Первые полчаса вы изучаете список задач. Узнаете, какие изменения наступили, кто какие отчеты прислал. Раскидали задачи – и все. На этом заканчивается работа над текущими делами. И вы начинаете работать над развитием. Вот такой простой план рабочего дня, по которому, когда вы к этому придете, ваше дело будет расти очень быстрыми темпами – мы вам гарантируем.

Обычно самое слабое звено бизнеса – это его собственник, его владелец, руководитель, который неправильно выполняет свои функции, потому что неправильно управляет своими задачами и своим временем, тем, что и как он делает в течение этого времени. И из-за того, что он неправильно управляет бизнесом, предприятие не развивается.

Именно владелец и является самым слабым звеном, потому что все остальное – это оправдание. Если руководитель говорит: «У меня сотрудники идиоты, с ними невозможно работать», напрашивается вопрос: кто же нанял такой персонал? Кто выстроил систему так, что они работают, как идиоты? Почему «Макдоналдс», работая с людьми с низким IQ, процветает, а ваш бизнес – нет?

Эффективное рекламное сообщение

Если перед вами стоит задача выстроить грамотную рекламную кампанию, которая будет приносить вам постоянную прибыль и обеспечит приток клиентов, тогда эта глава специально для вас. Мы поговорим о пошаговом алгоритме составления рекламного сообщения, то есть расскажем о том, как призвать клиента купить ваш продукт. Как сделать, чтобы он обратил внимание на ваше рекламное сообщение и