Вы же можете экономить денежные средства и вкладывать их в развитие компании, если поручите заботу о своей продукции нам

Наша компания – лидер в области складского хранения в Тверском регионе. Помимо услуг хранения мы также предоставляем нашим клиентам необходимые рабочие и технические ресурсы для более комфортной и быстрой разгрузки материалов.

Также все наши клиенты могут воспользоваться нашим автотранспортом на специальных условиях, что освобождает вас от постоянных проблем с перевозкой товара.

Качество наших услуг проверено временем: более десяти лет мы помогаем нашим клиентам в вопросах хранения и транспортировки продукции. С нами работают такие оптовые компании, как… (наименование организаций).

Надежность и качество наших услуг подтверждены тем, что все клиенты работают с нами на постоянной основе уже более трех лет. Некоторые отзывы вы можете прочитать ниже.

Об экономической эффективности сотрудничества говорит статистика: сотрудничая с нами, клиенты сокращают дополнительные затраты на погрузку/разгрузку материалов в среднем на 50 %.

Эту экономию просто оценить, если учесть, что стоимость аренды в месяц составляет N рублей за квадратный метр. Совместно с нашими клиентами мы посчитали их затраты на содержание и организацию работы склада в других комплексах и пришли к выводу, что наше предложение на порядок выгоднее, чем аренда складского помещения плюс постоянное содержание рабочего персонала и обслуживание необходимой техники для разгрузочно-погрузочных работ.

К тому же первым трем клиентам мы предлагаем 20 %-ную скидку на первые два месяца: если вы заключаете с нами договор до 20.07.2011, то стоимость аренды в августе и сентябре будет составлять для вас N рублей за квадратный метр.

Мы уверены, что сотрудничество с нами будет очень выгодным для вашего предприятия, именно поэтому свяжитесь с нашим специалистом прямо сейчас по телефону 8 (495) 555-55-55, чтобы назначить встречу и обсудить дальнейшие действия.

Наши сотрудники готовы приехать к вам в офис и предоставить всю необходимую информацию – от вас требуется только информация о времени встречи. Будьте уверены, мы сможем предложить вам решение, подходящее именно для вашего бизнеса.

Проведение планерок в отделе продаж

Собрания для менеджеров – это критически важный фактор успешной работы отдела продаж. Почему здесь так важен контроль?

Во-первых, большинство менеджеров по продажам – люди по своей натуре разгильдяйского склада характера. В каком плане? У них не очень развиты пунктуальность и ответственность. Они хорошо продают, прекрасно общаются, но при этом стабильность и постоянство часто не самые сильные их качества.

Плюс есть еще один фактор, который указывает на то, что менеджерам по продажам необходим постоянный контроль. Это так называемый эффект спада продаж. Допустим, ваш сотрудник работает на «холодных» звонках и ему что-то нужно продавать. Он только к вам пришел и работает первый месяц, ищет потенциальных клиентов. В результате первого месяца работы у него всего одна продажа.

Во второй месяц он продолжает очень активно работать, у него приходит с прошлых запросов еще четыре продажи, плюс грядут еще четыре-пять с того, что накопилось, потому что есть отсроченный эффект. Продажи от тех, кого он прорабатывал в первый месяц, пойдут только во втором. У него есть три-четыре заказа от клиентов прошлого месяца плюс намечается еще несколько новых.

Он видит, что мир прекрасен, все хорошо, у него сейчас будет гора денег. При этом он ожидает, что от первого месяца будет еще достаточно много заказов, потому что клиенты говорят: «Да, мы закажем, оплатим, просто сейчас не время». Менеджер рассчитывает на эти заказы.

Нужно понимать, что чем больше проходит времени, тем меньше шансов, что клиент действительно заплатит. Поэтому у менеджера в третий месяц из пяти потенциальных заказов будет только одна продажа и четыре отказа. В то время как во второй месяц было наоборот – из пяти потенциальных заказов первого месяца у него было три-четыре заказа и один отказ.

К концу второго месяца менеджер по продажам рассчитывает, что за счет работы, которую он проделал, у него будет куча клиентов. Начинает менее активно работать, надеясь, что в следующем месяце придет куча заказов от первого месяца, которые пока еще висят. Но, скорее всего, заказы от первого месяца не дойдут в ожидаемом количестве, и будет сильный спад.

Многие менеджеры так и живут. Два месяца они работают как лошади. Потом им кажется, что все отлично, механизм запущен. Они перестают активно действовать, и наступает спад. Один-два месяца посидели без денег, начинают опять работать изо всех сил. Сначала взлет, потом спад – и так постоянно.

Все это происходит потому, что менеджеры работают неравномерно. Это вопрос психологии. Продажники видят, что набирается много заказов, и это значит, что можно позволить себе отдохнуть. Такова человеческая природа. Даже если они понимают, что так делать нельзя, все равно будут действовать таким образом.

Здесь важны всевидящее око руководителя и планерки.

Глядя на текущие отчеты, спад в активности сотрудников можно заметить. Вы видите, что менеджер стал гораздо меньше звонить по «холодным» контактам. Понимаете, что если так продолжится, то через две недели наступит спад. Даже если менеджер говорит, что все отлично, что висит куча заказов, а сейчас он мало звонит, потому что нужно обработать старых клиентов, вы понимаете, что это не так.

Чтобы не допускать подобных ситуаций, в отделе продаж необходимы ежедневные планерки, проводимые руководителем. Каждый день, рано утром, нужно проводить планерку. Если делать это днем, то перед планеркой сотрудники будут делать все спустя рукава, а реально начнут работать только после обеда.

Вы должны понимать, что ваши сотрудники будут говорить: «Какая планерка? У меня работа горит, а вы меня заставляете заниматься бессмысленной работой». Но планерки – это вовсе не бессмысленная работа. Для вас, как для руководителя бизнеса, приоритет имеет административная работа (для менеджеров наоборот: им надо как можно быстрее окучить клиента). Почему именно так? Потому что вы бизнесмен. Вам важно, чтобы функционировала система и чтобы происходило это грамотно. А система строится именно на административной работе. Без этого все просто развалится.

Что менеджеры должны приносить на планерку? Каждое утро (например, в 9:30) вы собираете всех работников отдела. Каждый из них приносит журнал звонков и встреч за предыдущий день, отчет по продажам. Первый показывает, что делал менеджер, второй – достигнутые им результаты. Это может быть собрано в единый документ, но он тогда становится слишком громоздким, поэтому их целесообразно разделять.

Далее – список звонков. Это тоже обязательно. Менеджер (или тот сотрудник, чьей обязанностью это является) готовит его вечером предыдущего дня. Если этого не сделано, то первая половина дня будет потрачена на неспешное приготовление данного списка.

На планерке руководитель отдела продаж для начала проверяет отчеты каждого сотрудника. Если что-то выбивается из нормы, то выясняется почему: виной тому объективные причины или халатность.

Далее руководитель отдела продаж передает общий отчет по отделу коммерческому директору или руководителю компании. Это обязательно должно происходить каждый день. Если вы ежедневно не делаете выговоров, не мотивируете своих менеджеров, то они работают на порядок хуже.

Работа с текущими клиентами

Наверняка вам известно, что продать что-то текущему клиенту в семь раз выгоднее, чем привлечь нового. Поэтому вам необходимо как можно эффективнее работать с текущими клиентами и отслеживать статистику их закупок не реже раза в месяц.

Как это делать и, самое главное, с помощью чего? Об этом мы сейчас и поговорим.

Некоторые месяцы по каждому из клиентов можно выделить тремя цветами: красный, желтый, зеленый.

Красный цвет обозначает наименьший уровень продаж за определенный период (в нашем случае это календарный год).

Если по какому-то клиенту наступает подобная ситуация и объем закупок падает, то руководителю отдела продаж необходимо вызвать ответственного менеджера, понять, почему продажи пошли на убыль, и максимально быстро принять меры по реанимированию клиентов.

Желтый цвет, как и в правилах дорожного движения, говорит нам: «ПРИГОТОВЬТЕСЬ!» То есть клиент заказал меньше, чем обычно, и есть повод задуматься о том, что в следующем месяце сумму прибыли придется окрашивать в красный цвет.

В этом случае руководителю отдела продаж необходимо совместно с менеджером прояснить ситуацию и принять необходимые меры, которые не позволят прибыли падать дальше. Причиной вполне могут быть и форс-мажорные обстоятельства, но их в любом случае необходимо фиксировать: в дальнейшем эти данные пригодятся для анализа.

Зеленый цвет – лучший показатель продаж по определенному клиенту за период. В этом случае руководитель отдела продаж должен понять, почему именно сейчас наступил подобный взлет, и воспользоваться всеми возможными средствами, чтобы превратить это в норму.

Подводя итог, хотим отметить, что с помощью данного отчета вы сможете видеть спады продаж по каждому клиенту и ответственных за это менеджеров, а значит – сможете оперативно принимать решения в каждом конкретном случае.

План продаж

Это очень важный документ, который помогает четко видеть цель и стремиться к ней. Мы не раз слышали от клиентов: «У нас продажи составляют то три миллиона в месяц, то пятьсот тысяч – нельзя их планировать». Не есть хорошо, когда у вас такой большой разброс, и вы не можете поставить планку.

 

Таблица 8. Отчет по работе с текущими клиентами

Представьте себе, что у вас есть спортсмены, которым нужно пробежать дистанцию. Вы им говорите: «Бегите как получится». Как вы думаете, какими будут результаты? Скорее всего, они окажутся значительно хуже, чем если бы вы сказали, что нужно пробежать минимум за десять минут, а если быстрее – то за каждые полминуты будут даваться бонусы.

Примерно для такой же цели создается план продаж. Это планка, которая психологически давит на людей. Есть так называемая «мотивация ОТ», когда вы мотивируете сотрудника преодолеть возникшую ситуацию (низкий уровень дохода и т. д.), и «мотивация К», когда вы мотивируете добиться определенной поставленной цели (например заработать на покупку нового автомобиля или получить повышение по служебной лестнице). Нужна и та, и другая. План продаж – это то, что заставит ваших менеджеров напрячься.

Как он составляется? Если вы делаете его впервые, то данные будут весьма примерны, потому что вы не знаете, какими они должны быть. Отработав два-три месяца, определите минимум. План продаж – это то минимальное значение, которого должны достичь сотрудники. Он ставится как для отдела в целом, так и для каждого менеджера.

Поговорим об этом позже, когда речь пойдет о системе мотивации менеджеров по продажам: как именно стимулировать их, чтобы они хотели выполнить и перевыполнить свои планы. Для этого есть проверенные инструменты.

Когда будете составлять план на месяц, учтите: для каждого менеджера он должен постепенно расти. Почему?

Рост плана требует от сотрудника развития. Это примерно так же, как со спортсменами: изначально ставится задача пробежать сто метров за двенадцать секунд, потом – за одиннадцать, десять, девять секунд. Также и здесь: вы ставите изначально, например, планку в полтора миллиона. После двух-трех месяцев работы, выполнения и перевыполнения этого плана планка поднимается.

План продаж должен быть таким, чтобы менеджеру нужно было приложить усилия для его выполнения. Если он с легкостью это делает, то в таком плане нет никакого смысла.

План продаж – это инструмент мотивации. Он должен, как магнит, тянуть вашего сотрудника, чтобы тот работал больше, дабы выполнить его и перевыполнить.

План продаж каждый раз должен быть больше предыдущего на 5,10,15 %. Для оценки размера плана есть хороший критерий: если менеджеры по продажам считают ваш план справедливым, это значит, что он слишком мал.

Сроки выполнения любых задач должны быть минимальными. Почему? Как только вы ставите комфортные сроки, менеджеры (да и другие сотрудники) тут же перестают работать изо всех сил.

Вы всегда должны ставить минимальные сроки, чтобы у ваших работников не было времени сидеть в ICQ и «Одноклассниках», переписываться SMS-ками. Нужно, чтобы они работали, а это делается только тогда, когда вы ставите жесткие нормы по времени. В данном случае – по объему продаж.

Чтобы план мотивировал, у вас должны быть санкции за его невыполнение. Самая простая и популярная мера, которую используют многие наши клиенты – это уменьшение вознаграждения пропорционально реализованности плана. Если план выполнен на ³/₄, то вознаграждение менеджера снижается на ¹/₄. Это действительно сильно мотивирует.

Сразу предупредим возгласы тех, кто скажет: «Как же так? Нельзя людей лишать оплаты! Это запрещено законодательством». Все правильно. Штрафы у нас запрещены, зато разрешено лишение премии. Поэтому ставьте минимальную зарплату, все остальное выплачивайте премией, которую вы можете дать, а можете и не дать. Если у сотрудника большая зарплата, это плохо. Вы сами себя ставите в заведомо проигрышную ситуацию.

Основная мысль, которую мы хотим до вас донести, – это то, что план продаж необходим независимо от того, насколько у вас скачет объем сбыта. Если он изменяется очень сильно, это плохо. Значит, у вас нестабильный бизнес. Вам нужно срочно работать над системой продаж, иначе вы ставите себя в рискованное положение. Вероятно, вы зависите от внешних обстоятельств. Фактически, ваша система генерации потенциальных клиентов не работает – вернее, работает очень плохо.

Идеальный день менеджера по продажам

Как должен выглядеть идеальный день вашего менеджера по продажам?

Первое, с чего он начинается, это планерка. Как только сотрудник пришел на работу, он должен собрать все необходимые отчеты и прийти на собрание. Там его проконтролирует руководитель отдела продаж: посмотрит отчеты за вчерашний день, поощрит, похвалит или наоборот – сделает выговор. Кроме того, руководитель должен знать, что планирует менеджер на текущий день.

Это очень важно. Нужно, чтобы ваши работники чувствовали, что их постоянно контролируют. Как только уменьшается контроль, тут же ухудшаются (причем сильно) результаты работы.

Второе – это звонки. Сначала идет подготовка к звонкам, то есть сбор всех необходимых материалов (это занимает минут десять-пятнадцать).

Важно, чтобы рабочий день начинался с «холодных» звонков – на этом следует настаивать. Иначе менеджеры будут оттягивать выполнение этой задачи. Они сами себе будут говорить: «Я позвоню ему в два часа», потом – «Сделаю это в три», потом – «Позвоню в пять». А в пять часов клиент уходит домой, и менеджеры решают позвонить завтра. Так и будет продолжаться. Нужно звонить покупателям не с самого утра, а в 11:30–12:00 – самое время.

Менеджер тратит на звонки примерно два часа. Затем идут встречи, выезды на презентации (все зависит от того, какова специфика вашего бизнеса). Затем сотрудник возвращается в офис – это делается обязательно, иначе менеджер расслабится.

В конце дня выполняется подготовка документов (договоров, предложений). После пяти часов нет смысла общаться с клиентами – все уже разошлись по домам. Поэтому в конце дня логично заняться регламентными работами: подготовкой договоров, предложений, планов и списков на следующий день. Очень важно, чтобы все документы были готовы к утру, иначе на следующий день полдня потеряется из-за неспешной подготовки всех этих бумаг.

Опять обратимся к психологии. Когда менеджерам нужно выполнить эту работу вечером, они торопятся скорее доделать задание, чтобы уйти домой, и, значит, делают это энергично. Когда же они готовят бумаги с утра, им кажется, что времени много, следовательно, делают они все не спеша. Заметьте, утренние звонки сильно разгоняют ваших сотрудников, заставляют войти в рабочий ритм, а работа с бумагами значительно расслабляет.

Итак, идеальный день менеджера выглядит примерно так. Утро начинается с планерки. Затем подготовка к звонкам и сами звонки. После обеда – встречи. В конце дня – возвращение на рабочее место и регламентные работы: подготовка договоров, отчетов и (обязательно!) разработка планов и списков на следующий день.

Надеемся, эта инструкция поможет вам более эффективно выстроить работу менеджеров по продажам.

Регламент работы отдела продаж

1. Должна быть прописана структура отдела продаж: как

он выглядит, его роль в общем устройстве компании, его функциональные модели. Даже если отдел состоит из руководителя и одного-двух менеджеров по продажам, то все равно это нужно изначально прописывать.

2. Должна быть задокументирована система мотивации – положение о премировании. Гораздо лучше поощрять сотрудников, чем ставить большую зарплату, потому что ее урезать нельзя, а вот лишить премии можно – и это мотивирует.

3. Необходим план продаж.

4. Нужна четкая система учета и контроля рекламы. Она не всегда и не везде завязана с продажами, но часто к ним относится, поэтому включим ее, создав более универсальную модель.

Что важно учитывать? Сколько потенциальных клиентов по каждому типу рекламы пришло; сколько из них купило; среднюю стоимость клиента, то есть сколько было потрачено денег на его привлечение.

Как это считается? Вы знаете, сколько вы потратили денег на рекламу в местной газете. Допустим, пятьдесят тысяч рублей. После этого к вам поступило сто пятьдесят звонков. Тридцать человек из позвонивших что-то купили. Значит, 50 ООО нужно поделить на 30. Получается, что один человек у вас стоит примерно 1700 рублей. Вместе с этим смотрите среднюю продажу: сколько вам принес этот клиент. Допустим, средняя продажа у вас составляет 6000 рублей, что больше, чем 1700. Значит, этот способ рекламы работает отлично.

В системе учета и контроля рекламы необходимо отслеживать, сколько пришло клиентов по каждому виду объявления, сколько из них купили, среднюю стоимость клиента, средний чек (среднюю продажу). Это четыре ключевых фактора.

5. Работа с потенциальными клиентами также должна документироваться. О каких документах идет речь? У вас должны быть стандартные шаблоны для проведения телефонных и личных переговоров – все должно быть прописано, чтобы не зависеть от умения отдельного менеджера проводить презентации.

Также необходимы общие правила: как быстро сотрудники должны отвечать на звонки и обрабатывать письма клиентов, во сколько они обязаны приходить на работу и так далее.

6. Должна быть регламентирована система работы с постоянными клиентами: когда, как и с какой периодичностью с ними контактировать, что им предлагать.

7. Должны иметься правила ведения клиентской базы: необходима четкая инструкция, что и как в ней должно заполниться. Иначе каждый менеджер будет делать это по-своему.

8. Должна быть четкая система внутреннего документооборота: как у вас происходит передача контактов потенциальных клиентов в отдел продаж, как они выставляют счета, как взаимодействуют с бухгалтерией, логистикой и так далее.

Это основной регламент, который вам следует прописать. Не бойтесь, вам потребуется всего два-три рабочих дня, либо вы можете поручить это руководителю отдела продаж или исполнительному директору. И у вас будет создана основная структура, а работа отдела приобретет системность. Вы снизите уровень хаоса и непредсказуемости, а также свои риски. В конечном итоге это повлияет на увеличение объемов продаж.

Находим дыры в системе продаж. Куда утекают деньги? (Аудит системы продаж)

Прежде чем внедрять в отдел продаж системы по выстраиванию бизнес-процессов, необходимо прояснить два вопроса:

1. Что мешает компании развиваться?

2. Какие слабые места есть в системе прямо сейчас?

Большинство предприятий могут увеличить (порой даже удвоить) продажи после выявления и устранения мешающих развиваться факторов.

Часто компании малого и среднего (а иногда и крупного) бизнеса нанимают профессиональных консультантов для аудита системы продаж. По сути, приходит человек со стороны, который имеет независимую точку зрения. Он сразу способен увидеть и оценить, что же в компании не так, над чем нужно поработать. Если хотите провести аудит самостоятельно, можете это сделать – данный раздел написан именно для этого.

Анализируем клиентов

Для начала следует понять, кто же является вашими клиентами. Почему они работают именно с вами? Какой объем продукции они приобрели за определенный период?

Ответы на вопросы вы получите, проанализировав своих клиентов. Ответственным за данное мероприятие можно назначить коммерческого директора, руководителя или администратора отдела продаж.

Лучшие клиенты

Определите клиентов, которые приносят компании наибольшую прибыль. Часто случается (особенно в малом бизнесе), что из десяти клиентов один-два приносят 70–80 % прибыли.

Если с ними что-то случится и они перестанут с вами работать, компания может в одночасье рухнуть. Так прогорают порядка 90 % компаний в первые три года. Они находят одного крупного клиента, и руководитель радуется этому, пока получает прибыль и может содержать персонал, оплачивать аренду, покупать кожаную мебель и так далее.

Но потом по какой-то причине (например, какая-то ваша недоработка или изменение руководства в компании клиента) вы теряете этого клиента. Из-за этого рушится ваш бизнес: резко падают продажи, вы начинаете терпеть неудачи, что приводит к плачевному концу. Чтобы такого не случилось, нужно понять, какое количество клиентов от общего числа относится к категории лучших.

 

Таблица 9. Отчет по лучшим клиентам

Те, кто покупает реже всего

Определите клиентов, которые покупают реже всего. Всегда есть те, кто может, хочет, должен покупать больше, но почему-то этого не делает. Это происходит по разным причинам (менеджеры не хотят толком работать, клиенты сами покупают у кого-то другого с большей выгодой и так далее). Нужно понять причины и составить план того, как перевести этих клиентов в категорию лучших. Следует увеличить количество лучших клиентов, тем самым разбив прибыль компании на несколько потоков.

Наверняка многие менеджеры просто забыли о клиентах, которые покупают редко, ведь процент с них маленький, значит, и время на них тратить не стоит. Однако бывает, что клиенту требуется много продукции, но у него есть еще десяток поставщиков помимо вас.

Важно понять истинную причину, почему клиент приобретает товар небольшими партиями. Надо работать над тем, чтобы устранить преграды и увеличить количество отпускаемого товара. Поверьте, очень часто бывает, что после данного анализа список лучших клиентов может удлиниться на несколько позиций.

 

Таблица 10. Отчет по клиентам, покупающим реже всего