· ЗАПОЛНЕНИЕ БУМАЖНЫХ ОТЧЕТОВ В УСТАНОВЛЕННОЙ ФОРМЕ В ХОДЕ АУДИТА В АКЦИОННЫЕ АПТЕКИ
Перед началом очередного рабочего дня на руках у Супервайзера должны быть следующие материалы:
| Название документа | Назначение |
| Инструкция супервайзера. Настоящий документ | Справочный материал |
| Адресная программа | Справочный материал из АСУ акции |
| Отчет Супервайзера о визите в аптеку. Приложение 15 | Заполняемый отчет |
| Нормы запаса РМ на одну аптеку на начало акции. Приложение 6 | Справочный материал для визита |
| Нормы запаса РМ у Супервайзеров. Приложение 7 | Справочный материал для визита |
| Инструкция промоутера. Приложение 2 | Справочный материал для визита |
| Речевка акции. Приложение 12 | Справочный материал для визита |
| Обязательная для изучения информация по препаратам. Приложение 11 | Справочный материал для визита |
| Планограмма выкладки. Приложение 13 | Справочный материал для визита |
| Отчета АСУ акции по остаткам РМ в аптеках | Справочный материал для визита |
| Памятка заведующей для заказа акционных препаратов. Приложение 16 | Заполняемый отчет |
| Контакты ответственных за работу с сетями сотрудников ВЕРТЕКС. Приложение 17 | Справочный материал для визита |
| Таблица выводов и рекомендаций Супервайзера. Приложение 14 | Справочный материал для визита |
| Проверочная ведомость для оценки и комментариев проверяющих лиц. Приложение 20 | Заполняемый отчет |
| Бланк учёта посещения промоутера. Приложение 8 | Для пополнения запаса бланков у промоутеров |
| Отчет промоутера о выданных пробниках и продажах. Приложение 9 | Для пополнения запаса бланков у промоутеров |
| Отчет промоутера о полученных и сданных РМ. Приложение 10 | Для пополнения запаса бланков у промоутеров |
| Акт приема-передачи рекламных материалов. Приложение 18 | Для оформления передачи рекламных материалов |
| Паспорт | |
| Ручка | |
| Мобильный телефон в рабочем состоянии (исправный, полностью заряженный, с положительным балансом на счету) | |
| Контакты промоутеров, закрепленных за Супервайзером |
Отчет Супервайзера о визите в аптеку (Приложение 15)
Супервайзер использует один бланк отчета на неделю работы (три промодня) одной аптеки. В отчете фиксируются остатки акционных препаратов, РМ и время прихода-ухода из аптеки. Отчет считается не действительным при отсутствии печати аптеки, а также подписи, расшифровки и указания должности ответственного лица аптеки. Супервайзер обязан хранить отчет до момента выдачи з/п за отчетные дни. В момент выдачи з/п Супервайзер отдает отчеты ОП.
Памятка заведующей для заказа акционных препаратов (Приложение 16)
Смотри технологию использования бланка в разделе КОНТРОЛЬ НАЛИЧИЯ В АПТЕКЕ АКЦИОННЫХ ПРЕПАРАТОВ
Проверочная ведомость для оценки и комментариев проверяющих лиц (Приложение 20)
Описание полей проверочной ведомости:
| Наименование поля | Описание |
| Дата | Дата визита в аптеку |
| Время | Время начала визита в аптеку (во-сколько вошли в аптеку) |
| Код аптеки из адресной программы | Внести код аптеки из адресной программы. Код поможет при внесении данных в АСУ акции. При внесении кода АСУ автоматически заполнит поля с реквизитами аптеки (название, адрес и т.д.) |
| Название аптеки | Название аптеки |
| Адрес аптеки | Адрес аптеки |
| Проверяющий (ФИО) | ФИО Супервайзер |
| Наличие РМ (полное/не полное) | Оценивать наличие всех упаковок акционных препаратов для выкладки, листовок, образцов для апробации. Если все материалы в наличии в ведомости ставить «полное». Если какой-то позиции не хватает, ставить «не полное» и в поле «комментарии» указать чего именно не хватает. |
| Пополнил остатки подарков (да/нет) | Да - если Супервайзер оставил в аптеке количество подарков необходимое для достижения уровня безопасного запаса. Нет - если не пополнял остатки. |
| Кол-во посетителей на момент проверки (низкий/средний/высокий) | Низкий - менее 5 человек Средний - от 5 до 10 человек Высокий - более 10 человек |
| Промоутер (ФИО) | ФИО работающего в аптеке во время визита промоутера |
| Правильное местонахождение промоутера (да/нет) | Основное место работы промоутера - промостойка. Исключение, если промоутер общается с покупателем. |
| Внешний вид промоутера (бальная шкала от 2 до 5) | Одежда Низ. Классические брюки или юбка не выше колена (колготки телесного цвета). Верх. Светлая блузка или джемпер (чтобы не просвечивали через халат). Обувь обязательно ботинки, туфли или сапоги. Никакой спортивной обуви!!! Внешний вид Волосы аккуратно убраны. Отсутствие пирсинга на лице. Минимальный макияж. Аккуратно подстриженные ногти, без яркого маникюра. Отсутствие видимых татуировок. |
| Соответствие стандарту расположения РМ на промо-стойке (бальная шкала от 2 до 5) | Оценивать на основании имеющейся планограммы выкладки. |
| Информации по продукту (бальная шкала от 2 до 5) | Прослушать, как промоутер общается с покупателями. Оценивать качество консультации на основании имеющихся данных о продукте. Подробнее см. раздел |
| Отчеты Наличие (да / нет) | Да - если есть бланки всех отчетов. • Бланк учёта посещения промоутера (Приложение 8); • Отчет промоутера о выданных пробниках и продажах (Приложение 9); • Отчет промоутера о полученных и сданных РМ (Приложение 10); • Проверочная ведомость для оценки и комментариев проверяющих лиц (Приложение 20). Нет - если бланки каких-то отчетов отсутствуют |
| Отчеты Правильность заполнения (от 2 до 5) | Оценить правильность заполнения имеющихся у промоутера отчетов. |
| Нарушение режима работы | Вписать соответствующее нарушение из перечня нарушений «Нарушение режима работы». Перечень найти в Инструкции промоутера (Приложение 2) в разделе Ответственность промоутера. |
| Нарушение инструкции и правил работы | Вписать соответствующее нарушение из перечня нарушений «Нарушение инструкции и правил работы». Перечень найти в Инструкции промоутера (Приложение 2) в разделе Ответственность промоутера. |
| Нарушения, повлекшие срыв или затруднение проведения рекламной акции | Вписать соответствующее нарушение из перечня нарушений «Нарушения, повлекшие срыв или затруднение проведения рекламной акции». Перечень найти в Инструкции промоутера (Приложение 2) в разделе Ответственность промоутера. |
| Комментарии | Писать все, что не укладывается в рамки предложенной формы. Обязательно комментировать оценки ниже 4 и все нарушения. |
Проверочная ведомость заполняется Супервайзером в двух экземлярах, свой и промоутера. Оба экземпляра подписываются и Супервайзером и промоутером.
· ЕЖЕДНЕВНОЕ ЗАПОЛНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ОТЧЕТОВ
Супервайзер обязан обеспечить ежедневное внесение данных из:
- Отчетов промоутеров о выданных пробниках и продажах в подотчетных аптеках (Приложение 9);
- Проверочных ведомостей за отчетный день (Приложение 20).
Данные за прошедший день должны быть внесены в АСУ акции не позднее 11:00 дня следующего за отчетным!
Обеспечение внесения данных означает, что Супервайзер может передать полномочия по внесению данных из бумажных отчетов в АСУ акции промоутерам.
