Супервайзер обязан обеспечить 100% присутствие промо-персонала во всех подотчетных акционных аптеках. Для этого супервайзеру необходимо:
· Иметь при себе координаты всех промоутеров из своей команды (ФИО, телефон, e-mail). При необходимости список можно получить в АСУ акции;
· Проконтролировать наличие у всех промоутеров из своей группы адресной программы. Адресная программа выдается промоутерам ОП в последний день обучения;
· Проверить знание промоутерами:
1. Того в какие дни они должны работать в ближайшую неделю;
2. В каких аптеках;
3. Как до аптек можно добраться.
· Предупреждать промоутеров об изменении адресной программы. После внесения ФПр изменений в адресную программу АСУ акции будет рассылать промоутерам (тем, кого касаются изменения) и Супервайзерам электронные письма о факте обновления адресной программы. Супервайзер обязан подтвердить по телефону факт получения промоутером информации об изменениях;
· За день до рабочего дня получать от промоутеров подтверждение возможности выйти в акционные аптеки;
· Каждый промо-день в начале акции отчитываться перед ОП о выходе на работу всех промоутеров.
СОБЛЮДЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ СУПЕРВАЙЗЕРА В ХОДЕ ВИЗИТА В АПТЕКУ (СТРУКТУРА ВИЗИТА)
Супервайзер каждый промодень осуществляет визиты во все 12 подотчетные акционные аптеки. За рабочий день (5 часов) Супервайзер должен посетить минимум 6 аптек в момент проведения в них промо. В ходе визита Супервайзер должен выполнить следующие задачи:
· Оценить работу промоутера;
· Оценить и при необходимости стимулировать заказ акционных препаратов;
· Оценить и при необходимости пополнить остатки РМ.
Выполнение поставленных на визит в аптеку задач Супервайзер производит по следующей структуре:
КОНТРОЛЬ РАБОТЫ ПРОМОУТЕРОВ
Оценка работы промоутера
Оценку качества работы промоутера необходимо проводить по следующим критериям:
| Критерий качества работы промоутера | Описание | Используемые документы |
| Соблюдение режима работы | В ходе аудита Супервайзер должен проверить: · Своевременное начало и, по возможности, окончание работы промоутера. · Отсутствие на рабочем месте по причинам, не связанным с исполнением своих обязанностей более 15 минут. Использовать устную оценку работы промоутера представителями аптеки | Приложение 8. Бланк учета посещений промоутера. |
| Знание текста речевки и информации об акционных препаратах | Супервайзер должен выслушать как промоутер общается с покупателями и оценить: · Речевку. Дословную точность произносимой промоутером речевки. Громкость голоса и четкость речи. · Соответствие предоставляемой промоутером покупателям в ходе консультации информации об акционных препаратах данным о препаратах из Приложений, полученным промоутером в ходе обучения. | · Приложение 11Обязательная для изучения информация по препаратам. · Приложение 12Речевка акции |
| Активность промоутера | Промоутер должен общаться с посетителями аптеки в течение всего рабочего времени. Произносить речевку акции для каждого посетителя аптеки. | Приложение 2Инструкция промоутера |
| Знание бонусной системы и планов продаж в аптеке | Каждый промоутер обязан знать систему начисления бонусов промоутеру на проекте. | Приложение 2 Инструкция промоутера |
| Местоположение промоутера в торговом зале аптеки во время работы промо-акции | Основное место работы промоутера - промостойка. Исключение, если промоутер общается с покупателем. Недопустима ситуация, когда промоутер стоит молча за стойкой, а при этом в зале есть покупатели к которым нужно подойти. | Приложение 2 Инструкция промоутера |
| Наличие и качество заполнения отчетов | У каждого промоутера в момент работы в аптеке на руках должны быть бланки следующих отчетов: · Бланк учёта посещения; · Отчет о выданных пробниках и продажах; · Отчет о полученных и сданных РМ; · Проверочная ведомость для оценки и комментариев проверяющих лиц Все документы должны быть заполнены в соответствии с временем проверки. | · Приложение 2 Инструкция промоутера · Формы бланков. |
| Оформление рабочего места (промо-стола) | Оценивать на основании имеющейся планограммы выкладки | Приложение 13Планограмма выкладки |
| Внешний вид промоутера | Одежда Промо форма – Халат с логотипом ВЕРТЕКС. Халат должен быть чистым и выглаженным!!! Низ. Классические брюки или юбка не выше колена (колготки телесного цвета). Верх. Светлая блузка или джемпер (чтобы не просвечивали через халат). Обувь обязательно ботинки, туфли или сапоги. Никакой спортивной обуви!!! Внешний вид Волосы аккуратно убраны. Отсутствие пирсинга на лице. Минимальный макияж. Аккуратно подстриженные ногти, без яркого маникюра. Отсутствие видимых татуировок. | Приложение 2 Инструкция промоутера |
По итогам проверки Супервайзер обязан заполнить Проверочную ведомость для оценки и комментариев проверяющих лиц Приложение 20. Это документ, на основании которого (только при правильном заполнении), при наблюдении нарушений ВЕРТЕКС может предъявить промоутеру претензию.
В момент визита бланк этого документа должен быть на руках и у Супервайзера и у промоутеров. В случае Супервайзер наблюдает нарушение, он фиксируем его в своем бланке и в бланке промоутера. Оба бланка подписываются:
- Супервайзером;
- Промоутером;
Один бланк остается у промоутера, второй забирает Супервайзер. Для промоутера этот документ является одним из тех, которые подтверждают факт его работы в аптеке. Промоутер хранит этот документ до момента выдачи заработной платы, и передает их ОП в момент получения денег за отработанные дни.
Супервайзер ежедневно вносит данные из Проверочной ведомости в АСУ акции.
Мотивация промоутеров
Супервайзер обязан ежедневно анализировать продажи в подотчетных ему аптеках. Итогом анализа должны стать выводы о том, какие шаги необходимо предпринять в каждой аптеке, с каждым промоутером для выполнения установленного плана продаж. Выводы Супервайзеры ежедневно вносят в таблицу выводов Приложение 14. Во время визита Супервайзер, используя таблицу выводов, должен произвести действия, корректирующие текущую ситуацию (разговор с промоутером, заведующей, ФПр, ОП).
