Розробку проекту презентації необхідно починати з аналізу її об'єктів. Будь-яка презентація може сприйматися як система взаємозалежних складних об'єктів, які, у свою чергу, складаються із сукупностей більше простих і т.д.
У середовищі PowerPoint типовими великими комп'ютерними об'єктом є слайд.
Слайд – фрагмент презентації, у межах якого ведеться робота над її об'єктами.
Розглянемо параметри об'єкта «Слайд» (табл. 5.16).
У свою чергу, слайд можна розглянути як якусь систему, що складається з більш простих типових комп'ютерних об'єктів: малюнків, тексту, кліпів, звуку.
Обмірковуючи проект презентації, необхідно виділити в ній фрагменти (об'єкти), які будуть реалізовані за допомогою одного із чотирьох можливих варіантів комп'ютерних об'єктів.
Таблиця 5.16 - Параметри об'єкта «Слайд»
| Параметр | Призначення параметра |
| Вид тла | Можна змінювати шляхом налаштування шаблона. Є єдиним для всієї презентації. |
| Кольори тла | Можна змінювати (широка палітра). У межах одного слайда змінювати не можна. |
| Вид переходу | Характеризує перехід від одного слайда до іншого (“по кнопці” або “автоматичний”). |
| Звук | Наявність/відсутність звукового супроводу. |
| Ефекти анімації | Об'єкт може прилітати, з'являтися і т.д. |
Розглянемо інструмент «Панель анимации», за допомогою якого можна виконувати наступні дії:
· установити ефект анімації;
· установити порядок анімації;
· установити перехід анімації;
· установити звуковий супровід ефектів і т.д.
При розробці проекту презентації ви повинні будете підібрати до обраних об'єктів відповідні інструменти.
Для запуску додатка PowerPoint можна натиснути на кнопку, розташовану на панелі Microsoft Office, або вибрати в головному меню Windows програму PowerPoint. Після запуску на екрані з'явиться вікно PowerPoint, у якому, якщо ви починаєте нову роботу, потрібно поставити прапорець «Пустая презентация». Ви так само можете вибрати тут «Мастер автосодержания» або «Шаблон презентации».
Після натискання на кнопку ОК на екрані з'являється робоче поле PowerPoint, у якому розташовується вікно «Создать слайд».
У цьому вікні можна вибрати готовий шаблон слайда, призначений для наступного заповнення. Щоб не зв'язувати себе конкретним шаблоном, що потім однаково прийдеться пересувати й змінювати, краще вибрати «Пустой слайд» і формувати його самостійно. При творчому підході до створення презентацій шаблони в PowerPoint мають не настільки відчутне значення, як у текстовому процесорі Word.
Для зручності на екрані повинні бути встановлені наступні панелі інструментів (табл. 5.17).
Таблиця 5.17 - Основні панелі PowerPoint
| Панель | Дії |
| Стандартна | 1. Дозволяє відкривати, записувати й створювати презентації. 2. Дає можливість копіювати, вирізати об'єкти. 3. Відправляє презентацію на друк. |
| Форматування | 1. Змінює шрифти (стиль, розмір, вид). 2. Вирівнює текст. |
| Ефекти анімації | 1. Ефект анімації. 2. Звуковий супровід. |
| Малювання | 1. Створення основних графічних елементів. 2. Дія (порядок, відбиття, групування й т.д. 3. Створення тексту у вигляді додатка WordArt. 4. Установка кольорів заливання тла, ліній, тексту й т.д. 5. Створення тіней та об’ємів. |
Для підключення необхідних панелей треба в головному меню вибрати «Вид»→«Панели инструментов».
Для створення презентації необхідно притримуватися наступних етапів:
I Етап. Створення тла:
Для створення тла в слайді треба вибрати в головному меню пункт «Формат». Вибравши команду «Формат»→«Цветовая схема слайда», можна поміняти кольори для стандартних схем слайдів (заголовки, тіні, тло й т.д.). Якщо після вибору схеми ви дасте команду «Применить ко всем», то схема документа буде застосована до всіх слайдів вашої презентації. Якщо ж піде команда «Применить», то схема документа буде застосована тільки до даного слайда. Колірна схема слайда актуальна, головним чином, для ділових презентацій, у яких слайди повинні мати однакову структуру й відповідно однакову колірну схему.
Для налаштування кольорів тла виділіть вікно вибору заливання слайда, що перебуває нижче вікна його перегляду.
Алгоритм вибору тла:
1. У вікні з'являються способи заливання: додаткові кольори, способи заливання;
2. Вибравши спосіб «Дополнительные цвета», вкажіть суцільні кольори заливання;
3. Вкажіть вид заливання: градієнтний, візерунок, текстура, малюнок;
4. Виберіть потрібний вам спосіб заливання;
5. Виберіть «Применить» або «Применить ко всем»;
6. Установіть прапорець «Выключить фон образца», тоді тло, установлене раніше, зніметься.
Для вимикання обраного шаблона для слайда потрібно встановити прапорець «Выключить фон образца».
II Етап. Створення тексту:
Для створення тексту в слайді необхідно виконати наступний алгоритм:
1. Вибрати на «Панели рисования» кнопку «Напись»;
2. Перенести курсор на слайд до появи поля введення тексту;
3. Ввести текст у поле;
4. Перемістити поле з текстом у потрібне місце слайда.
Для зміни шрифту необхідно виділити текст і на «Панели форматирования» змінити вид тексту, накреслення, висоту, кольори, а також установити тінь для тексту.
III Етап. Вставка малюнків:
Різні зображення є неодмінним атрибутом усякої презентації. Їхня ефективність помітно зростає, якщо аудиторія дуже велика або слабко знайома з матеріалом, що викладається. Щоб зробити презентацію більш привабливою, спробуйте супроводити появу малюнків різними ефектами. Для своїх презентацій користуйтеся бібліотеками ClipArt або іншими сканованими картинками, записаними на диск. Для початку роботи відкрийте пункт «Вставка» в головному меню PowerPoint.
Алгоритм вставки малюнка:
1. Вибрати пункт «Рисунок»;
2. Вибрати «Картинки» або «Из файла»;
3. Вибрати потрібний малюнок;
4. Установити малюнок у потрібному місці слайда;
5. Змінити розміри малюнка до необхідних.
IV Етап. Налаштування анімації тексту:
З метою створення ефектів анімації для тексту можна скористатися панеллю «Эффекты анимации», у якій вибираються стандартні ефекти анімації: друкарська машинка, вкидання, лазерний ефект, зворотний порядок побудови тексту. Будучи поміщеними в текст, ці ефекти супроводжуються стандартними звуками. Для того, щоб супроводити появу вашого тексту нестандартними ефектами, треба виділити його цілком і натиснути на панелі ««Эффекты анимации» кнопку «Настройка анимации». На екрані з'явиться вікно з відповідною назвою.
Алгоритм налаштування анімації тексту:
1. У списку «Эффекты» вибрати потрібний ефект;
2. У списку, що з'явився, вибрати потрібний звук, що супроводжує ефект;
3. У списку «Поле анимации» вказати на вибір: немає, змінити кольори, сховати, сховати по клацанню мишкою;
4. У вікні «Появление текста» можна вказати: всі, за словами, по буквах, по абзацах, у зворотному порядку;
5. У вкладці «Время» вказати: по клацанню миші або автоматично;
6. У вікні «Порядок анимации» можна вказати порядок появи об'єктів, за допомогою стрілок угору й униз.
Якщо ви встановили не той ефект, його можна знайти в будь-який час і виправити. Для цього знову виділіть текст і натисніть кнопку «Настройка анимации». При озвучуванні ефектів можна використати різні звуки, які не входять у стандартний набір. Для цього при виборі звуків дати команду «Інші звуки...», після чого вказати ім'я звукового файлу й шлях до нього.
Практичні поради:
1. Можна змінити накреслення тексту у виділеному вікні. Виділіть текст мишкою і на панелі форматування вкажіть вид шрифту, накреслення й номер. Також є можливість додавання тіні з пункту головного меню «Формат»→«Шрифт».
2. Намагайтеся уникати застосування в оформленні різких звуків, таких як стрілянина, друкарська машинка, бластер і т.п.
У процесі демонстрації намагайтеся супроводжувати презентацію власними коментарем або коментарями, записаними за допомогою мікрофона й фонографа.
V Етап. Налаштування анімації малюнків:
За допомогою лівої клавіші миші виділіть картинку. На панелі «Эффекты анимации» виберіть кнопку з ефектом або «Настройка анимации».
Алгоритм налаштування анімації малюнків:
1. Відкрийте список «Эффекты» та виберіть потрібний ефект у вікні «Нет эффекта».
2. У вікні, що з'явилося, «Нет звука» виберіть потрібний звук, що супроводжуватиме ефект.
3. У вікні «Поле анимации» вказати дію: немає, перемінити кольори, сховати, сховати по клацанню миші.
4. У вкладці «Время» указати: по або автоматично.
5. У вкладці «Параметры воссоздания» поставити прапорець «Спрятать», коли немає відтворення.
VI Етап. Запуск і налагодження презентації:
Для запуску відтворення натиснути кнопку «Показ слайдов», розташовану в нижній частині екрана.
Після запуску презентації необхідно вирішити, які об'єкти будуть запускатися автоматично, а які по натисканню кнопки. Для зміни параметрів відтворення необхідно виділити об'єкт і натиснути кнопку «Настройка анимации». Також у вікні «Настройка анимации» можна змінити порядок відтворення об'єктів
При налаштуванні презентації в PowerPoint у вікні «Настройка анимации» натискається кнопка «Просмотр». Це дозволяє побачити всю анімацію одного слайда. Якщо буде потреба, то можна виділити об'єкт, у вікні «Порядок анимации» змінити його налаштування, а порядок анімації на слайді змінити за допомогою стрілок.
При налаштуванні великих презентацій зручно працювати із сортувальником слайдів. Для цього треба вказати в головному меню «Вид»→«Сортировщик слайдов» або натиснути відповідну кнопку в нижній частині екрана. Після вибору цього режиму на екрані з'являться всі слайди презентації.
У сортувальнику слайдів зручно виконувати операції копіювання, видалення, переміщення, вставки слайдів. Для цього скористаємося стандартною панеллю.
Розташування кнопок «Вырезать», «Копировать» і «Вставить» на стандартній панелі.
Видалення слайда:
1. Виділити слайд мишкою у вікні «Сортировщика слайдов»;
2. Натиснути клавішу «Delete» на клавіатурі або кнопку «Вырезать» на стандартній панелі.
Зауваження. Вирізаний слайд поміститься в буферну пам'ять і може бути використаний з неї в подальшій роботі.
У буфері може зберігатися тільки один об'єкт.
Копіювання слайда:
1. Виділити слайд мишкою у вікні «Сортировщика слайдов»;
2. Натиснути кнопку «Копировать» на стандартній панелі;
3. Встановити курсор у потрібному місці сортувальника слайдів;
4. Натиснути кнопку «Вставить» з буфера на стандартній панелі.
Переміщення слайда:
1. Захопити слайд мишею у вікні сортувальника слайдів (зафіксована ліва клавіша);
2. Перетягнути слайд у потрібне місце.
Вставка нового слайда:
1. Вказати мишею місце вставки нового слайда (встановити курсор між слайдами);
2. Натиснути кнопку «Создать слайд» або «Загрузить слайд из буфера».
Налаштування презентації:
1. При налагодженні презентації в режимі сортувальника слайдів можна вказати мишею на будь-який слайд і включити в нього демонстрацію;
2. Для роботи з окремим слайдом клацнути на ньому два рази мишею;
3. Для зупинки презентації необхідно натиснути праву клавішу миші й дати команду «Завершить показ слайдов».
Для зручності роботи деякі види презентації можна обладнати керуючими кнопками. У процесі демонстрації вони допоможуть здійснити повернення до попереднього слайда, перехід до наступного слайда, виклик якихось додаткових функцій.
Алгоритм створення керуючих кнопок:
1. Вибрати пункт «Показ слайдов» у головному меню;
2. Вибрати рядок «Управляющие кнопки»;
3. Вибрати потрібну кнопку в пропонованому наборі;
4. Вказати розміри кнопки за допомогою миші;
5. У вікні «Налаштування дії» необхідно вказати: «По щелчку мыши» або «По указанию мыши»;
6. Вказати вид гіперпосилання: наступний слайд, попередній слайд, слайд № і т.д.;
7. Замість переходу по гіперпосиланню можна викликати будь-яку програму, вказавши її в наборі;
8. Налаштувати звук, що супроводжує дію при переході.
Практичні поради:
1. При використанні кнопок необхідно відключити автоматичний перехід слайдів;
2. Кнопки з їхніми функціями можна копіювати;
3. У пункті «Запуск программы» можна вказати будь-яку програму або файл, оброблюваний додатками.
1. Створити план виступу відповідно до теми:
2. Відредагувати презентацію:
a. Застосувати оформлення:
· Розмір слайду;
· Розмітка слайду;
· Кількість слайдів;
b. Вставити текст;
c. Вставити малюнки;
d. Вставити діаграми;
e. Вставити організаційну діаграму;
3. Налаштувати анімацію кожного кадру;
4. Налаштувати переходи (зміни) слайдів;
5. Налаштувати показ усієї презентації;
6. Налаштувати звукове оформлення презентації;
7. Створити керуючі кнопки для презентації;
8. Створити замітки до кожного слайду;
9. Зберегти презентацію PowerPoint;
10. Протестувати за допомогою програми Texozavr.
5.3.2 Варіанти завдань
Варіанти завдань наведено в таблицях 5.18, 5.19.
Таблиця 5.18 – Варіанти завдань
| № | Тема | Розмір слайда | Розмітка слайду |
| Захист бакалаврської роботи | Екран | Титульний слайд | |
| Реклама товару | Лист 8,5 х 11 | Заголовок і текст у двох колонках | |
| Бізнес-план | Ladger | Заголовок і 2 об'єкта | |
| Автобіографічні дані | А3 | Заголовок, текст і об'єкт | |
| Улюблений виконавець(гурт) | А4 | Заголовок і об'єкт над текстом | |
| Розвиток інформаційних технологій | В4 | Заголовок, графіка і текст | |
| Рідне місто | В5 | Заголовок, текст і діаграма | |
| Спорт/Спортивні змагання/спортсмени | Слайди | Заголовок та таблиця | |
| Поздоровлення з днем народження | Прозрачка | Заголовок та схема або організаційна діаграма | |
| Туристична компанія | Лозунг | Заголовок, текст і кліп | |
| Комп'ютерні системи | Екран | Заголовок і текст у двох колонках | |
| Комп'ютерні мережі | Слайди | Заголовок та таблиця | |
| Історія розвитку ЕОМ | А4 | Заголовок і об'єкт над текстом | |
| Нові технології в ІТ | В5 | Заголовок і 2 об'єкта |
Таблиця 5.19 – Варіанти завдань
| № | Кількість слайдів | Зміна слайдів | Звук |
| Автоматично | до кожного слайду | ||
| По клацанню через 10 с | на всю презентацію | ||
| Автоматично | до кожного слайду | ||
| По клацанню через 15 с | на всю презентацію | ||
| Автоматично | до кожного слайду | ||
| По клацанню через 10 с | на всю презентацію | ||
| Автоматично | до кожного слайду | ||
| По клацанню через 15 с | на всю презентацію | ||
| Автоматично | до кожного слайду | ||
| По клацанню через 20 с | на всю презентацію | ||
| Автоматично | до кожного слайду | ||
| По клацанню через 25 с | на всю презентацію | ||
| Автоматично | до кожного слайду | ||
| По клацанню через 20 с | на всю презентацію |
5.3.3 Контрольні запитання
1. Що означає термін "Упакувати презентацію"?
2. Як видалити слайд із презентації?
3. Які операції зручно виконувати в режимі "Звичайний"?
4. Які операції зручно виконувати в режимі "Сортувальник слайдів"?
5. Як запустити презентацію на показ?
6. Для чого призначені сторінки заміток?
7. Що таке "Мініатюра слайда" і для чого вона використовується?
8. Як налаштовуються панелі інструментів?
9. Використання колонтитулів на слайді.
10. Як організується введення тексту на слайди?
11. Як вставляються малюнки на слайд?
12. Як організувати автоматичну нумерацію слайдів?
13. Чим відрізняється впровадження об'єктів від їхньої вставки?
14. Чи можна зробити тло кожного слайда різним?
15. Як сформувати в презентації макрос?
16. Як налаштувати час показу кожного слайда і презентації в цілому?
17. Які параметри можна встановлювати в налаштуванні презентації?
18. Як вставити в презентацію супровідну мелодію?
19. Для чого використовуються керуючі кнопки на слайдах?
20. Як установити і настроїти керуючу кнопку?
21. Як задається і налаштовується анімація об'єктів на слайді?
22. Чи можна при демонстрації презентації порушити природний хід слайдів?
23. Як можна акцентувати увагу на потрібному фрагменті при демонстрації?
5.4 Лабораторна робота №4
Тема: “Розробка та ведення бази даних”.
Мета: студент повинен:
l Знати основні принципи проектування реляційних баз даних.
l Вміти створювати та зв’язувати таблиці.
l Вміти використовувати основні принципи автоматизації процесів заповнення таблиць за допомогою форм.
l Вміти отримувати потрібну інформацію з бази даних за допомогою запитів.
5.4.1 Порядок виконання роботи
1. Проаналізувати задану предметну галузь, визначити інформаційні потоки, які виникають при роботі в ній, всі сутності бази даних та атрибути кожної з них.
2. Для створення таблиць бази даних рекомендовано використовувати “ Конструктор таблиц ”.
3. Для кожної таблиці необхідно визначити ключове поле.
4. За допомогою команди меню «Сервис» ® «Схема данных…», встановити зв’язки між ключами кожної сутності.
5. Створити форми за допомогою "Мастeра".
6. За допомогою "Мастeра" форма створюється усього в чотири етапи:
· вибір полів, дані для яких можна буде вводити у формі;
· вибір зовнішнього вигляду форми (один із чотирьох);
· вибір фонового малюнка форми (один із десяти);
· завдання імені форми.
7. Створити декілька запитів до сформованої бази даних:
· запити на вибірку конкретної інформації;
· запити з уведенням параметру при його виконанні;
· запити для виконання підсумкового обчислення.
8. Створити на основі таблиць або запитів за допомогою «Мастера», при цьому вибрати джерело записів, налаштувати зовнішній вигляд звіту.
5.4.2 Варіанти завдань
1. Оренда помешкань.
2. Діяльність деканату.
3. Дільничний інспектор.
4. Реєстрація автотранспорту.
5. Завідувач лабораторіями.
6. Дипломне проектування.
7. Курсове проектування.
8. Контрольні роботи.
9. Успішність студентів.
10. Методична робота підрозділу.
11. Наукова робота підрозділу.
12. Виховна робота підрозділу.
13. Облік телефонних розмов.
14. Облік службових доручень.
15. Складання розкладу.
5.4.3 Контрольні запитання
1. Що називається базою даних?
2. Що таке СУБД?
3. Назвіть етапи формування БД під керуванням СУБД.
4. В чому полягає проектування структури БД?
5. Як виконується налаштування режимів роботи СУБД Ассеss?
6. Охарактеризуйте режими створення таблиці в БД.
7. Яке поле називається ключовим? Як встановити ключове поле?
8. Як створити схему даних?
9. Як встановлюється звичайний фільтр?
10. Як встановлюється розширений фільтр?
11. Як зробити поле прихованим? Як відновити його на екрані?
12. Що таке запит? Для чого використовуються запити?
13. Як, використовуючи Конструктор запитів, створити відсортований по вибраному полю запит?
14. Для чого використовується перехресний запит? Як його запустити?
15. Які Ви знаєте запити на зміну таблиці?
16. Чим запити на зміну відрізняються від інших запитів?
17. Як створити поле, що обчислюється?
18. Для чого використовуються форми?
19. В яких режимах можна працювати з формами?
20. Опишіть способи створення форм.
21. Як створити форму для однієї таблиці? Для кількох таблиць?
22. Для чого використовуються звіти?
23. Як створити звіт?
24. Які частини містить макет звіту?
5.5 Лабораторна робота №5
Тема: “Формування Web-сторінок для розташування в Іnternet за допомогою HTML”.
Мета: студент повинен:
l Придбати навички написання Web-сторінок за допомогою мови HTML.
l Отримати навички створення Web-сторінок за допомогою спеціалізованих пакетів.
5.5.1 Порядок виконання роботи
1. Згідно отриманого варіанту завдання продумати структуру сайту (не менш чотирьох Web-сторінок).
2. Підібрати дизайн оформлення кожної сторінки сайту.
3. Розробити структуру сайту.
4. Розробити головне меню сайту. Мотивувати вибір його вигляду і розташування.
5. Реалізувати гіперпосилання з кожного пункту меню на відповідний розділ.
6. Створити посилання на створення електронного листа.
7. Заповнити сторінки текстовим конвентом з використанням форматування.
8. Розташувати на сторінках малюнки.
9. Реалізувати посилання на різні частини сторінки сайту.
10. Реалізувати посилання на інші ресурси.
11. Використати таблицю для представлення інформації на сторінці і для форматування контенту.
5.5.2 Варіанти завдань
Варіанти завдань відповідають предметній галузі з лабораторної роботи № 4.
1. Оренда помешкань.
2. Діяльність деканату.
3. Дільничний інспектор.
4. Реєстрація автотранспорту.
5. Завідувач лабораторіями.
6. Дипломне проектування.
7. Курсове проектування.
8. Контрольні роботи.
9. Успішність студентів.
10. Методична робота підрозділу.
11. Наукова робота підрозділу.
12. Виховна робота підрозділу.
13. Облік телефонних розмов.
14. Облік службових доручень.
15. Складання розкладу.
5.5.3 Контрольні запитання
1. Що таке теги і для чого вони використовуються?
2. В чому різниця між однаковими за змістом html -документами, створеними різними засобами (наприклад, Блокнот та Word)?
3. Як і чому бажано називати головний html -документ?
4. Призначення тегу <body>.
5. Поясніть призначення тегу <head>.
6. Яким чином задаються параметри кольору на веб-сторінці?
7. Яки існують підходи до форматування тексту у веб-сторінках?
8. Як можна примусово розпочати текст в новому рядку?
9. Яким чином створюється новий абзац тексту?
10. Як організуються нумеровані списки у веб-сторінках?
11. Як організуються марковані списки у веб-сторінках?
12. Де в веб-сторінці вказується інформація для пошукових машин?
13. Як оформлюється заголовок тексту у веб-сторінці?
14. Яким чином у веб-сторінку вставляється зображення?
15. Поясніть принципи використання таблиць у веб-документах.
16. Які теги використовуються для форматування таблиць?
17. Що таке фрейм? Переваги і недоліки використання фреймів.
18. Які використовуються засоби автоматизації створення веб-сторінок?
5.6 Лабораторна робота №6
Тема: “Організація електронного документообігу за допомогою системи «Дело».
Мета: студент повинен:
l Отримати навички по встановленню і налагодженню сучасного пакету автоматизації діловодства «Дело».
l Вивчити методи реєстрації вхідних документів в середовищі системи автоматизації документообігу «Дело».
5.6.1 Порядок виконання роботи
1. Встановлення пакету.
Розпакувати архіви інсталяції згідно структури, представленої на
рис. 5.1.
Рисунок 5.1 – Структура каталогів пакету "Дело"
Запустити програму інсталяції програмного продукту «Документи (DELO)» setup.exe.
У вікні запрошення, що з’явилося, буде перелічено вимоги до апаратного забезпечення ПК, а також попереджено про можливі дії, що будуть відбуватися в процесі установки. Натискаємо кнопку «Далее».
Відкривається вікно, де буде запропоновано директорію, в яку буде встановлено програму за замовчуванням. Якщо Ви погоджуєтесь, натисніть кнопку «Далее». Якщо Ви бажаєте встановити програму в іншу папку, натисніть кнопку «Обзор» і вкажіть шлях до потрібної папки. Натискаємо кнопку «Далее»
Починається процес установки. В процесі установки пропонується створення бази даних та призначення її імені, а також вибір директорії, куди буде встановлено програмне забезпечення «Дело-Старт». Дії при обрані своєї директорії відповідають діям в попередньому пункті. Натискаємо кнопку «Далее» (рис. 5.2).
Рисунок 5.2 – Вікно вибору компонентів пакету
Після завершення установки в вікні, що з’явилося, натискаємо кнопку «Завершить».
Встановлення завершено. Якщо установка пройшла успішно, в головному меню з’являться підпункти, які представлені на рис. 5.3.
Рисунок 5.3 – Пункти запуску компонентів у меню "Пуск"
Після встановлення пакету необхідно заповнити довідники інформацією, яка відповідає віртуальній фірмі.
2. Реєстрація вхідного листа (документа).
Документообіг включає в себе декілька етапів: приймання, обробка, розподіл, реєстрація, передача, доставка, контроль виконання.
Приймання документів. Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума.
В канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис «особисто» чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо).
При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії.
Якщо виявлено пошкодження конверта, необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.
Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення і одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи, чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв та скарг громадян.
Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю.
Розгляд документів. Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії, установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно.
У ході попереднього розгляду документів варто керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху документів.
Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових або інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи та потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.
З метою забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи чи її власником розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам.
Реєстрація документів. Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом встановлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи. Місце реєстрації документів закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації.
Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб.
Кожний документ реєструється у даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється.
Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу тапро відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські дані, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.
Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації.
За карткової форми реєстрації визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб роботи установи. В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках: для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передасться разом із документом. У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірника картки.
Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-ділові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямками діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів.
У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.
За журнальної формиреєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:
а) урядових документів;
б) наказів керівника установи з основного складу;
в) наказів щодо особового складу;
г) відряджень;
д) рішень колег установи;
е) актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.
Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, щозабезпечують сумісність програмно-технічних засобів або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації.
Обов'язкові реквізити реєстрації:
l назва документа;
l автор (кореспондент);
l дата документа;
l індекс документа;
l заголовок документа або його короткий зміст;
l резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);
l відповідальний виконавець;
l термін виконання;
l позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді).
Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає установа.
За автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності сітки - центральний банк реєстраційних даних.
Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм.
Документи, що поступають, фіксуються в "Журналі вхідної кореспонденції". "Відмітка про виконання" - вказують прізвище та посаду працівника, що відповідає за складання відповіді на вхідний документ та дату відповіді.
Журнал вихідної кореспонденції.
У графі "Лист з повідомленням" - документ фіксується у тому випадку, якщо ми відправляємо лист з повідомленням. Тоді необхідно відмітити номер, який отримав лист на пошті, а також дату, коли отримано повідомлення з підписом адресату.
Для реєстрації вхідного документа в системі «Дело» необхідно:
l Запустити програмний продукт «Документи (DELO)» і обрати пункт меню «Реєстрація документів» (рис. 5.4).
Рисунок 5.4 – Вибір режиму реєстрації документів
l В новому вікні обрати категорію документа, який необхідно зареєструвати.
Розглянемо реєстрацію документа на прикладі реєстрації вхідного листа. Отже, обираємо необхідний пункт меню (рис. 5.5).
Рисунок 5.5 – Вибір типу документа для реєстрації
l Відкривається основне вікно для реєстрації вхідних листів (рис.5.6).
Рисунок 5.6 – Вікно реєстрації вхідних листів
l Натискаємо на кнопку 
і обираємо кореспондента із довідника (рис. 5.7).
Рисунок 5.7 – Вікно вибору кореспондента
Якщо це новий кореспондент, його спочатку необхідно зареєструвати в довіднику клієнтів. Для цього натискаємо 
і вводимо всі необхідні дані про кореспондента і натискаємо кнопку «Записати»
(рис. 5.8).
Рисунок 5.8 – Вікно реєстрації нового кореспондента
l Вносимо вихідний номер, відповідального за відправку і, при необхідності, примітку.
l Заповнюємо поле «Кому». Натискаємо на кнопку біля нього і обираємо адресата (рис. 5.9).
Рисунок 5.9 – Вікно вибору одержувача листа
l Коротко заповнюємо вкладку «Зміст» і при необхідності «Примітка». Отримаємо наступний вигляд вікна реєстрації листа (рис. 5.10).
Рисунок 5.10 – Кінцевий вигляд вікна реєстрації вхідного листа
l Натискаємо кнопку «Сохранить» для збереження необхідних змін. Після закриття реєстрації листа в вікні зареєстрованих документів можна побачити наш документ (рис. 5.11).
Рисунок 5.11 – Вікно результату реєстрації вхідного документа
l Реєстрація документа завершена.
5.6.2 Варіанти завдань
Кожна бригада створює фірму, заповнюючи відповідні довідники і організує потік вхідних документів, які реєструються.
5.6.3 Контрольні запитання
1. Основні задачі діловодства.
2. Назвіть основні поняття діловодства.
3. Дайте визначення поняттю «Документування».
4. Дайте визначення поняттю «Документообіг».
5. Дайте визначення поняттю «Справа».
6. Дайте визначення поняттю «Документ».
7. Охарактеризуйте етапи розвитку діловодства.
8. Принципи класифікації документів.
9. Назвіть етапи документообігу.
10. Які вхідні документи не мають право відкривати в канцелярії?
11. Які документи підлягають реєстрації?
12. Порядок обробки вхідної документації.
13. Де залишаються оригінали планів, наказів?
14. Чи є в програмному продукті «Діло 8.0» можливість створення нового адресата в процесі реєстрації листа?
15. Чи є в програмному продукті «Діло 8.0» можливість обрати існуючого відправника в процесі реєстрації вхідного документа?
16. Що таке резолюція?
17. Хто в організації має право накладати резолюцію?
18. Чи є резолюція обов’язкова до виконання?
5.7 Лабораторна робота №7
Тема: «Накладання резолюції на документ у середовищі «Дело 8.0».
Мета: студент повинен:
l Навчитися накладати резолюцію на вхідний документ.
l Навчитися здійснювати пошук документів в середовищі «Дело 8.0».
5.7.1 Порядок виконання роботи
1. Для накладання резолюції на документ необхідно зробити таке:
l Відкриваємо зареєстрований нами раніше вхідний лист. Для цього запускаємо з головного меню «Документи(Delo)», обираємо лист (рис. 5.12).
Рисунок 5.12 – Вікно вибору для резолюції вхідного документа
l Відкривається діалогове вікно «Входящие письма» з інформацією про обраний лист (рис. 5.13).
Рисунок 5.13 – Вікно перегляду інформації про вхідний документ
l Для того, щоб накласти резолюцію на документ, необхідно натиснути на кнопку 
або обрати пункти меню «Резолюция» → «Ввести резолюцию». Відкривається діалогове вікно для додавання резолюції (рис. 5.14).
Рисунок 5.14 – Діалогове вікно для додавання резолюції
l Обираємо автора резолюції.
l Вводимо текст резолюції.
l Заповнюємо поле «Плановая дата исполнения».
l Призначаємо виконавців. Для цього натискаємо кнопку і обираємо працівників для виконання даного розпорядження.
l По ходу виконання заповнюємо поля «Ход исполнения», «Снятие с контроля», «Промежуточные и конечные даты исполнения».
l Після натиснення кнопки «Записать» резолюція буде занесена в базу даних і відкриється вікно реєстрації документа з відповідними внесеними змінами.
l Переглянути резолюцію можна за допомогою кнопки 
, а редагувати за допомогою кнопки 
.
2. Для пошуку потрібного документа необхідно:
l Запускаємо з головного меню «Документы(Delo)» і обираємо пункт меню «Поиск документов и частные папки» (рис. 1.15).
Рисунок 5.15 – Перехід до режиму пошуку документа
l Відкривається діалогове вікно пошуку документів у базі
(рис. 5.16).
Рисунок 5.16 – Вікно пошуку документів у базі
l Вводимо період часу, для якого бажаємо знайти документ
l Натиснувши на кнопку 
біля поля «Групы», обираємо групу, до якої відноситься потрібний документ.
l Наприклад, це група «Входящие письма». Натискаємо кнопку «Выбрать» (рис. 5.17).
Рисунок 5.17 – Вибір групи документів із довідника для пошуку документа
5. При бажанні переглянути детальні характеристики групи виконуємо подвійний клік на групі. Відкриється відповідне діалогове вікно
(рис. 5.18).
Рисунок 5.18 – Вікно перегляду детальних характеристик групи
l Після натискання кнопки «Выбрать» опиняємося в головному діалоговому вікні, причому поле «Группа» уже заповнене.
l Натискаємо 
і бачимо знайдені документи, які відповідають вказаним критеріям пошуку (рис. 5.19).
Рисунок 5.19 – Вікно результату пошуку документа
l Аналогічно пошук можна провести і по даті накладання резолюції на документ. Для цього натискаємо кнопку 
, і вказуємо дату накладання резолюції.
l Натискаємо і аналогічно бачимо знайдені документи, які відповідають вказаним критеріям
5.7.2 Варіанти завдань
Кожна бригада накладає резолюції на документи створеного потоку і реалізує процес пошуку документів за різними критеріями.
5.7.3 Контрольні запитання
1. Що таке резолюція?
2. Хто в організації має право накладати резолюцію?
3. Чи є резолюція обов’язковою до виконання?
4. Чи існує можливість редагувати резолюцію у середовищі «Діло 8.0»?
5. Для чого необхідний пошук документів в базі?
6. В яких випадках використовується пошук документів по даті реєстрації, а в яких по даті накладання резолюції?
7. Чи існує можливість в середовищі «Діло 8.0» здійснювати пошук по категорії (групі) документа?
5.8 Лабораторна робота №8
Тема: «Реєстрація відправлених листів у середовищі «Дело8.0»
Мета: студент повинен:
l Засвоїти порядок обробки та відправлення вихідної документації.
5.8.1 Порядок виконання роботи
Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня.
Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима.
Під час приймання від виконавців вихідних документівнеобхідно перевіряти:
l правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;
l правильність зазначення адреси кореспондента;
l наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
l наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах;
l наявність на документі позначки про додатки;
l відповідність кількості примірників кількості адресатів.
Документи, що надсилаються одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню".
Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах – авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники.
Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом. У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку).
l Запустити програмний продукт «Документы (DELO)» і обрати пункт меню «Регистрация документов»
l В новому діалоговому вікні обрати тип документа – у нашому випадку – «Исходящие письма».
l Відкривається основне вікно для реєстрації вихідних листів.
l Натискаємо на кнопку і обираємо кореспондента із довідника (рис. 5.20).
Рисунок 5.20 – Вибір кореспондента із довідника
l Якщо це новий кореспондент, його спочатку необхідно зареєструвати в довіднику клієнтів. Для цього натискаємо , вводимо всі необхідні дані про кореспондента і натискаємо кнопку «Записать».
l Вносимо вихідний номер, відповідального за відправку і, при необхідності, примітку.
l 7. Натискаємо кнопку «Сохранить» для збереження необхідних змін. Після натиснення даної кнопки у вікні основні поля для запису стануть сірого кольору, що свідчить про те, що вихідний лист був успішно зареєстрований і збережений в базі даних „Дело”. Усі вихідні листи підлягають реєстрації (рис. 5.21).
l Після закриття реєстрації листа в вікні зареєстрованих документів можна побачити наш документ.
Рисунок 5.21 – Показ документа, успішно зареєстрованого і збереженого в базі даних
5.8.2 Варіанти завдань
Кожна бригада організує потік вихідних документів з реєстрацією кожного з них.
5.8.3 Контрольні запитання
1. Назвіть етапи документообігу.
2. Які документи підлягають реєстрації.
3. Порядок обробки вихідної документації.
4. Де залишаються оригінали відправлених звітів, планів, наказів?
5. Чи є в програмному продукті «Дело 8.0» можливість створення нового адресата в процесі реєстрації вихідного листа?
6. Чи є в програмному продукті «Дело 8.0» можливість обрати існуючого відправника в процесі реєстрації вихідного документа?
ЛІТЕРАТУРА
1. Автоматизация систем управления предприятиями стандарта ERP-MRPII. / Обухов И.А., Гайфуллин Б.Н. - Интерфейс-Пресс, 2002.
2. Березовский С.В., Зубенко А.В., Кривицкий А.В.. Реальная Автоматизация Реальных Предприятий. Возможна ли она?. // Управление 3000: [http://www.bizoffice.ru/article.php?id=339], 20.03.2003.
3. Гайкович В., Першин А. Безопасность электронных банковских систем. - М.: "Единая Европа", 1994. - 264 c.
4. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. - М.: “Банки и биржи”, ЮНИТИ, 1994.
5. Гусева Т.И., Башин Ю.Б. Проектирование баз данных в примерах и задачах. - М.: “Радио и связь”, 1992.
6. Елманова Н. Системы управления предприятием для дистрибьюторских компаний. //Директор. - № 2(67), 27 января 2003г.
7. Кириллов С. Итерационная автоматизация бюджетирования. // ITeam - технологии корпоративного управления: http://www.iteam.ru/articles.php?pid=7&tid=2&sid=29&id=551, 02.04.2003]
8. Козаченко В. Е. Управление общей стоимостью владения КИС. // Корпоративный менеджмент. - №181. - 2003 г.
9. Колесник А.П. Компьютерные системы в управлении финансами. - М.: “Финансы и статистика”, 1994.
10. Компьютерные системы и сети: Учеб.пособие/ В.П.Косарев и др./Под ред. В.П.Косарева и Л.В.Еремина - М.: Финансы и статистика,1999.
11. Копытин В. Мотивация и автоматизация. //Директор ИС. - 2000. - №1.
12. Кочнев А. Для чего нужны автоматизированные системы бюджетирования? // ITeam - технологии корпоративного управления: [http://www.iteam.ru/ articles.php? pid=7&tid=2&sid=13&id=518, 25.03.2003]
13. Кудряев В. А. Организация работы с документами. – М, 1998. – 42с.
14. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами. – М.: Изд-во ИНФРА-М, 1999.- 575с.
15. Локальные вычислительные сети. Cправочник. Под ред. С.В. Назароваю М.: “Финансы и статистика”, 1994.
ГЛОСАРІЙ
the central statistical management – центральне статистичне управління
the electronic computer - електрона обчислювальна машина
the local computer network - локальна обчислювальна мережа
the personal computer - персональний комп'ютер
for service usage - для службового користування
operational system – операційна система
folders - теки
file - файл
shortcut - ярлик
to create - створити
the main menu - головне меню
working table - робочий стіл
start – пуск
drag-and-drop - перетягнув і кинув
open - відкрити
explorer - провідник
Multipurpose Internet Mail Extensions - багатоцільові розширення пошти інтернету
clipboard - буфера обміну
Object Linking and Embedding - об'єкт, що зв'язує та вкладення
edit - редагувати
сopy - копіювати
рaste - вставити
save as - зберегти як
Direct Cable Connection - пряме кабельне з'єднання
guest/host - гість/хазяїн
Network Neighborhood - мережне оточення
Program/Accessories - Програма/Реквізити
typical - типовий
sharing - доступ
Map Network Drive - розподілити мережний диск
Universal Naming Convention - універсальна угода про іменування
Reconnect - виконати повторне з'єднання
Select Network Client - вибір мережного клієнта
Hyper Text Markup Language - мова розмітки документа
Twisted Pair - скручена пара
thin coax - тонкий коаксіальний кабель
thick coax - товстий коаксіальний кабель
Bayonet Nut Connector - штиркове з’єднання
Crossover Cable - крос-кабель
Configuration - конфігурація
Select Network Client - вибір мережного клієнта
Client for Microsoft Network - клієнт для мережі Microsoft
Query By Example - запит за зразком
notepad - блокнот
head - голова
body - тіло
content - вміст
black - чорний
white - білий
navy - морський
yellow - жовтий
red - червоний
green - зелений
blue - синій
caption - заголовок
align - вирівняти
width - ширина
border - границя
cellpadding - доповнення комірки
cellspacing - інтервал в комірці
