При составлении служебных документов используется деловая речь. Которая является разновидностью литературной письменной речи. Деловая речь служит средством для удостоверения прав и полномочий, для закрепления взаимных обязательств и вытекающих из них последствий.
Деловую речь отличают:
1. Ясность - простой, понятный язык без злоупотребления иностранными словами, жаргонами;
2. Точность – приведенные факты отражают действительное положение вещей, а содержание документов точно выражает мысли автора, не вызывая иного толковая отдельных строк;
3. Краткость – полнота содержания документа, а также ясность и точность изложения достигнуты без лишних слов, фраз и повторений;
4. Систематичность – логическая последовательность изложения документов.
Логическое построение документов.
Текс служебных документов должен содержать документы логики, необходимые для последовательного изложения содержания. В документах различают три логических элемента – заключение, доказательство и введение.
Деловая часть письма, содержащая формулировку его цели, называется заключением. Заключению подчиняются все остальные элементы письма.
Например:
1. Прошу выслать договора на поставку обуви в 2008г.;
2. Полученные от Вас товары по счету №9874 от 20.01.2008г. соответствуют предъявляемым требованиям ГОСТа.
Заключение может быть активным (первый пример) или пассивным (второй пример). Активное заключение точно указывает, какое действие должен произвести адресат. Цель пассивного заключения – уведомить адресат о каком-либо факте, обстоятельстве и т.д.
Тема №7 «Организация документооборота»
Понятия и принципы организации документооборота.
Документооборот – движение документов на предприятии, в утверждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Основными принципами организации документооборота являются следующие:
1. Прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следуют различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого оно участвуют одновременно и т.д.);
2. Каждое перемещение документа должно быть оправданным. Необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
3. Порядок прохождения и процессы документов должны быть единообразными
Основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки. По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (входящие, исходящие и внутренние документы).
Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:
1. Объем потока, которые определяются количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;
2. Структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;
3. Режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).
Существуют три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма организации документооборота применяется на предприятиях с небольшим документооборотом. Децентрализованная форма – все операции выделяются в структурных подразделениях. Смешанная форма работы с документами используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.
