Лекции.Орг
 

Категории:


Перевал Алакель Северный 1А 3700: Огибая скальный прижим у озера, тропа поднимается сначала по травянистому склону, затем...


Классификация электровозов: Свердловский учебный центр профессиональных квалификаций...


Объективные признаки состава административного правонарушения: являются общественные отношения, урегулированные нормами права и охраняемые...

Бланки документов и требования к ним



Бланк – стандартные лист бумаги с воспроизведенной на нем типографическим способом постоянной информацией.

Для наиболее важных документов используют бланки с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.

Бумага для бланков должна обладать такими качествами. Как не сворачиваемость при перегревах или смачивание и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствию требованию по:

1. Плоскости – от 80 г/м2 до 200 г/м2;

2. По белизне – от 88% до 98%.

 

Для изготовления бланков в основном используют два формата листов бумаги:

1. А4 – 210*297 мм;

2. А5 – 148*210 мм.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь для соответствующих размеров:

1. Левое – 20 мм;

2. Правое – 10 мм;

3. Верхнее – 20 мм;

4. Нижнее – 20 мм.

В соответствие с требованию ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требованию к оформлению документов». Установлены следующие виды бланков предприятий:

1. Общий бланк – бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма);

2. Бланк для письма;

3. Бланк конкретного вида документа, кроме письма;

Предусмотрены два варианта расположения реквизитов бланков – угловое и продольное.

Структура документа. Требования к оформлению документов на ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

Реквизит – обязательный элемент любого официального документа. Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

Формуляр-образец – модель построение документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановление, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и используемые в деятельности:

1. Федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления;

2. Предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

 

 

Реквизиты:

1. Государственный герб РФ;

2. Герб субъекта РФ;

3. Эмблема организаций и товарный знак;

4. Код организации;

5. Основной государственные регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6. ИНН/КПП налогоплательщика;

7. Код формы документа;

8. Наименование организации;

9. Справочные данные об организации;

10. Наименование вида документа;

11. Дата документа;

12. Регистрационный номер документа;

13. Ссылка на регистрационный номер документа и дату документа;

14. Место составления или издания документа;

15. Адресат;

16. Гриф утверждения документа;

17. Резолюция;

18. Заголовок к тексту;

19. Отметка о контроле;

20. Текст документа;

21. Отметка о наличие приложения;

22. Подпись;

23. Гриф согласования документа;

24. Визы согласования документа;

25. Печать;

26. Отметка о заверении копии;

27. Отметка об исполнители;

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. Отметка о поступлении документа в организацию;

30. Идентификатор электронной копии документа.

Требования к оформлению реквизитов документа:

1. Государственные герб РФ – помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственной гербе РФ;

2. Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ;

3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ;

4. Код организации проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

5. ОГРН проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

6. Идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми

7. Код формы документа проставляют по общему классификатору управленческой документации (ОКУД).

8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закреплённому в её учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих на ряду с русским языком, в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах предприятия. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях когда оно закреплено в уставе(положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства структурного подразделения указывают в тех случаях, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования предприятия.

Автором может быть должностное лицо, представляющее организацию.

9. Справочные данные об организации включают, почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, электронной почты и т.д.).

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события.

Если авторами документа являются несколько предприятий, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 января 2008 года оформлять: 05.01.2008

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2008года, а также оформление дате в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2008.01.05

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более предприятиями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа. На который дается ответ;

14. Место составления или издания документа указывают в том случае если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «справочные данные об организации»

Место составления или издания указывают с учетом принятого административного-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения;

15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указать обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

16. Гриф утверждения – реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

17. Резолюция – реквизит, в котором руководитель указывает задание по исполнению данного документа и конкретных исполнителей;

18. Заголовок – выражает краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку;

19. Отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

20. При составление текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словестно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы, строки, таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается больше чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа; во второй – решения, выводы, просьбы, предложение, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

В тексте документа подготовленного на основание документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

1. Наименование документа;

2. Наименование организации;

3. Автора документа;

4. Регистрационный номер документа;

5. Заголовок к тексту;

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа. В совместных распорядительных документах текст излагают от множественного числа первого лица. Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, из структурных подразделений, а также содержащих описание, оценку фактов или выводов, используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

В письмах используют следующие формы изложения:

1. От первого лица множественного числа;

2. От первого лица единственного числа;

3. От третьего лица единственного числа.

21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом – Приложение: на 5 л. В 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают . в приложении к распорядительному документу на пером его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличие приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2007 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение оформляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3. В 5экз. в первый адрес.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

22. В состав реквизита «Подпись» входит наименование должности лица, подпись документа, личная подпись, расшифровка подписи. При оформление документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. При подписании документа несколькими должностными лицами их подпись располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписание документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. В документах составленных комиссией, указывают не должности лица подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Документ может быть подписан исполняемым обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ личной подписью, расшифровки подписи, согласования. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской Академии

Медицинских наук

От 30.09.2012 № 451-805

24. Согласование документа оформляют визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписи. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись А.С. Орлов

22.01.2013

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью организации.

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

Завершительную надпись «Верно», должность лица завершившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номера его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:

1. Ссылку на дату и номер документа;

2. Свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа;

3. Краткие сведения об исполнении;

4. Слова «В дело»;

5. Номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об использовании документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит дату поступления документа. Допускается отметку о поступлении документа в организацию поставлять в виде штампа.

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 

 

Тема №5 «Система документации».





Дата добавления: 2016-03-25; просмотров: 1891 | Нарушение авторских прав


Рекомендуемый контект:


Похожая информация:

Поиск на сайте:


© 2015-2019 lektsii.org - Контакты - Последнее добавление

Ген: 0.009 с.