Малоизвестная или недооцененная возможность. Экспортировать можно не только таблицы и запросы

Экспорт отчетов

Экспортировать можно не только таблицы и запросы. Программа Access позволяет экс­портировать и отчеты. Если выбрать вариант сохранения форматирования и макета, Access попытается сделать так, чтобы экспортируемый файл выглядел как напечатанный отчет.

Этот вариант прекрасен, если вы хотите переслать отчет кому-либо, не имеющему про­граммы Access. Если нужно просто предоставить данные для коллективного использо­вания, можно использовать формат Word. Если вы хотите сохранить форматирование точно таким, как при печати, которую можно выполнить позже, больше смысла имеет формат PDF. В разд. "Экспорт отчета" главы 10 обсуждается, как экспортировать отчет со всеми подробностями.

Программа Access также позволяет экспортировать форму, но результаты могут ока­заться не такими, как вам хотелось бы. Access применяет форматирование и макет из Режима таблицы (Datasheet view). Большинство форм использует аккуратно располо­женный набор элементов управления в Режиме формы (Form view) и редко применяет Режим таблицы. Но в процессе экспорта формы Access полностью игнорирует Режим формы.

Повторное применение параметров импорта и экспорта

В некоторых ситуациях оказывается необходимым регулярное повторение операций импор­та и экспорта. Вам может понадобиться перенос данных из электронной таблицы Excel в вашу БД один раз в неделю. Или потребуется создавать ежемесячно отчет с итогами продаж в формате PDF. В этих случаях можно сэкономить массу времени, если полностью выпол­нить мастер. Это особенно справедливо, когда выполняется импорт, потому что вам может понадобиться выбирать столбцы для импорта, задавать подходящие типы данных и затем настраивать другие параметры точно так же, как и в первый раз при выполнении операции импорта.

К счастью, для этих случаев у программы Access есть решение. Можно собрать все пара­метры, заданные в мастере импорта или мастере экспорта, и сохранить их в вашей текущей БД. Затем, когда понадобится повторить процесс, можно будет применить эти параметры парой щелчков кнопки мыши (без особого напряжения ума).

 

Рис. 19.9. В данном случае процесс импорта сохраняется для повторного использования в дальнейшем. Можно заполнить необязательное описание этой операции, чтобы вы легче вспомнили, что это все значит. Если вы пользуетесь популярной программой электронной почты Outlook корпорации Microsoft, можно отметить флажок Создать задачу Outlook и создать автоматическое напоминание, сообщающее о том, что пришло время для вашего импорта или экспорта

Для сохранения этих шагов просто установите флажок Сохранить шаги импорта (Save import steps) или Сохранить шаги экспорта (Save export steps) в конце выполнения опера­ции, когда ваши данные импортируются или экспортируются в первый раз. Следует подоб­рать информативное название для ваших параметров, как показано на рис. 19.9, и затем щелкнуть мышью кнопку Сохранить импорт (Save Import).

Подсказка

Если сохраняется операция импорта, подумайте, как следует, о выборе новой таблицы или по­полнении уже существующей. Если создается новая таблица, то при каждом выполнении им­порта программа Access будет перезаписывать таблицу, заменяя ее новой с новыми данными. Если же выбрать вариант дозаписи в конец имеющейся таблицы, Access добавит новые дан­ные к тем данным, которые вы уже получили. (В этом случае нужно следить за появлением дубликатов.)

 

Рис. 19.10. В данном примере сохранена единственная операция импорта. Щелкнув кнопкой мыши имя файла, можно заменить его другим именем или ввести вручную новый путь к файлу

 

Когда-нибудь в будущем вы сможете перезапустить операцию импорта или экспорта. Если хотите повторить импорт, выберите на ленте Внешние данные → Импорт → Сохра­ненные операции импорта (External Data → Import → Saved Imports). Для повторения экс­порта выберите на ленте Внешние данные → Экспорт → Сохраненные операции экспорта (External Data → Import → Saved Exports). В любом случае вы попадете в диалоговое окно

Задачи управления данными (Manage Data Tasks) (рис. 19.10) на вкладку Сохраненные операции импорта (Saved Imports) или вкладку Сохраненные операции экспорта (Saved Exports). На этих вкладках перечислены операции импорта и экспорта, которые вы сохра­нили в данной БД.

Далее перечислено все, что можно делать в диалоговом окне Задачи управления данными.

■ Повторно выполнить операцию. Выберите ее в списке и щелкните мышью кнопку Выполнить (Run). Программа Access предупредит вас, если ей придется перезаписать существующую таблицу (во время импорта) или файл (во время экспорта). В остальном процесс выполнится в одно мгновение.

■ Удалить сохраненную вами операцию. Просто выделите ее и щелкните мышью кнопку Удалить (Delete).

■ Создать задачу Outlook для операции. Это средство можно использовать для напоминания о необходимости выполнения данной операции в урочное время в будущем (или через определенные промежутки времени). Для этого щелкните мышью кнопку Создать задачу Outlook (Create Outlook Task) для создания задачи и затем найдите и настройте эту задачу в программе Outlook. Когда напоминание сработает, появится удобная кнопка Выполнить импорт (Run Import), которую можно щелкнуть мышью и немедленно запустить операцию импорта в программе Access.

■ Изменить некоторые аспекты вашей операции. Можно изменить имя, описание и имя файла, щелкнув мышью соответствующую деталь в диалоговом окне Задачи управления данными (Manage Data Tasks) (см. рис. 19.10). В этом случае можно начать импорт в файл c:\My Documents\FancyFiles\WildExpenses.xlsx, а затем с помощью тех же параметров импортировать в файл d:\HankSmith\EvenMoreExpenses.xlsx. Другие детали, например, таблицу-источник или таблицу-назначение, в Access или типы данных полей изменять нельзя.

Когда вы закончите работу в диалоговом окне Задачи управления данными, щелкните мышью кнопку Закрыть (Close) для того, чтобы вернуться в программу Access.

 

 

Access и XML

Одно из самых крутых модных словечек в компьютерном мире — XML (extensible Markup Language, расширяемый язык разметки), универсальный способ обмена информацией меж­ду различными программами. Программа Access 2007 поддерживает язык XML с помощью средств импорта и экспорта, в которых XML появляется как один из поддерживаемых фор­матов. Но если вы действительно хотите понять, как взаимодействуют средства Access и XML и вносят ли они что-то новое, нужно немного углубиться в предмет.

 

 

Что такое XML на самом деле?

Сам по себе язык XML воспринимается как нечто суперсовременное. Пользователи часто описывают его как формат хранения информации. Например, вместо сохранения данных в документах Word, электронных таблицах Excel или обычных текстовых файлах можно со­хранять данные в XML-файле. Эта простота кажущаяся, и два фактора делают язык XML чем-то особенным.

■ Язык XML обладает большой гибкостью. Вы можете применить XML для хранения информации самых разных типов: изображений, каталогов товаров, данных счетов, рецептов,

номенклатуры каталогов, технических условий для всех Dodge Minivan, когда-либо созданных, и т. д.

■ Язык XML широко распространен. Компьютерные приложения, написанные на разных языках программирования (например, Java, Visual Basic либо C++) или выполняющиеся под управлением разных ОС и компьютерного оборудования (например, Windows, Mac или Linux), могут применять XML практически одинаково. Это качество делает язык XML отличным решением для обмена информацией между людьми, компаниями и даже компьютерами, которые запрограммированы на автоматическую пересылку данных от одного к другому (средства, подобные последнему, заставляют даже типов, занимающих­ся управлением цепочками поставок, истекать слюной, когда речь заходит об XML).

В противовес мнению многих, XML — это не формат представления данных (как язык HTML — формат, применяемый для создания Web-страниц). Если бы язык XML был про­сто форматом представления данных, он не стал бы столь незаменимым, поскольку незави­симо от качества формата он не может подходить для всех. Например, несмотря на то, что всем компаниям нужны счета, большинство компаний не удовлетворится общим форматом хранения данных счета. Одной компании может понадобиться отслеживание имен клиен­тов, в то время как другая может отслеживать идентификационные номера клиентов. Ос­новной итог заключается в том, что большинству компаний необходимо хранить немного отличающиеся данные слегка разнящимися способами. Это означает, что одно удовлетво­ряющее всех решение почти всегда обречено на неудачу.

Итак, если язык XML — не формат представления данных, то что же он такое? С техни­ческой точки зрения XML — это метаязык, или проще говоря, XML — это язык для создания других языков. Язык XML обеспечивает подобное создание с помощью нескольких простых правил, которые позволяют формировать собственный формат представления информации, подходящий именно для ваших данных.

Например, компания Acme Company может создать свой XML-формат для счетов и на­звать его Acmelnvoice. Между тем компания Budget Company может сформировать собст­венный XML-формат счетов и назвать его Budgetlnvoice. Несмотря на то, что оба формата разработаны для хранения данных счета, они могут содержать совершенно разные типы данных. Сила их — в гибкости языка XML.

В то же время эта гибкость XML способна создать проблемы. Предположим, что банк, названный Worldwide Green, установил систему автоматической обработки XML-счетов с определенным форматом. Система работает гладко до тех пор, пока Acme Corporation не отправит свой доморощенный счет. Несмотря на то, что счет компании Acme использует язык XML, он не соответствует XML-формату, на который рассчитывает банк, и поэтому он нарушит работу банковского приложения автоматической обработки счетов. Неожиданно язык XML перестал казаться таким уж полезным.

В итоге язык XML содержит возможность универсального коллективного использова­ния данных, но если вы не создадите некоторые правила и не будете следовать им, вы оста­нетесь с грудой несовместимых форматов.

 

Примечание

Язык XML действительно чрезвычайно прост, но существует множество других стандартов, та­ких как XML Schema и XSLT (Extensible Stylesheet Language Transformations, таблицы стилей языка преобразований XML-документов), работающих совместно с XML и предоставляющих решения для проверки XML, исследования XML, преобразования XML и т. д. Эти дополнитель­ные стандарты очень сложны и не обсуждаются в данной книге.

Три правила XML

Для того чтобы лучше понять, как настроить программу Access для обработки XML, рас­смотрим простой пример. Технически вам не нужно знать, как выглядит язык XML, для того чтобы применять XML-средства в программе Access, но чем больше вы поймете, тем проще будет жизнь. В этом разделе вы узнаете три самых важных правила, которые форми­руют все XML-документы. Если вы уже кое-что знаете о языке XML, можно пропустить этот раздел и двигаться дальше.

Между прочим, перед тем как вы начнете, хорошая новость: язык XML написан на базе тек­стового, удобного для восприятия формата. Вы можете использовать такую программу, как Блокнот для разбора имеющегося XML-файла и получения базового представления о его формате и структуре. Вы даже можете написать XML-файл с нуля в Блокноте. С типичной БД Access такое проделать не удастся, потому что она хранится в двоичном формате, который можно прочесть, только если просматривать данные в программе Access. (Если попытаться открыть БД в Блокноте, вы увидите груду неподдающихся расшифровке символов.)

 

 

Пролог

Все заслуживающие уважения XML-документы начинаются с так называемого пролога доку­мента (document prolog). В этом кусочке просто объявляется, что то, на что вы смотрите, и есть XML-документ. Он также указывает на кодировку документа, которая иногда задает примене­ние в документе специального набора символов (например, неанглийский алфавит).

Далее приведен типичный пролог документа, указывающий, что в документе использу­ется версия 1.0 XML-стандарта (наиболее распространенная версия):

<?xml version="1.0"?>

Если XML-документ создается вручную, следует убедиться в том, что пролог находится в самой первой строке файла.

 

 

Элементы

Базовый строительный блок любого XML-документа — элемент. Элементы — это информа­ционные контейнеры. Например, если вы хотите сохранить имя человека, можно создать элемент с именем Name.

Типичный элемент состоит из открывающего и закрывающего тегов. Реальные данные рас­полагаются между этими двумя тегами. Открывающие и закрывающие теги легко узнать, по­скольку они используют угловые скобки о. Далее приведен возможный открывающий тег: <Name>

Этот тег обозначает начало элемента Name. Закрывающий тег выглядит аналогично, за исключением того, что он начинается с символов </ вместо просто символа <. Вот как сле­дует закрыть элемент Name:

</Name>

Для того чтобы действительно сохранить некоторые данные в XML-документе, содер­жимое нужно вставить между открывающим и закрывающим тегами элемента. Далее пока­зано, как сохранить чье-либо имя в XML-документе:

<Name>Patrick</Name>

Можно создать список имен, размещая один элемент <Name> за другим, или добавить другие элементы, хранящие информацию разных типов, например, адрес, звание, имя рабо­тодателя и т. д. Для формирования XML-документа все эти теги вместе помещаются в файл.