Если вы не слишком задумывались об импорте и экспорте, значит, пока они вам не очень были нужны. Многие БД вполне счастливы, живя тихой уединенной жизнью. Но импорт и экспорт могут пригодиться в некоторых ситуациях. Рано или поздно вы можете оказаться в одной из них.
Что такое экспорт
Экспорт — более легкая составляющая уравнения. Операция экспорта проще операции импорта, поскольку она включает перенос информации из строго организованного расположения (БД) в менее строгое (документ другого типа).
Примечание
Экспорт — метод передачи ваших данных в другое место. Исходная копия всегда остается в Access. Нет никакого резона изменять экспортированную копию. Если нужны изменения, внесите их в БД, а затем выполните операцию экспорта еще раз.
Далее перечислены самые частые причины, заставляющие пользователей экспортировать информацию.
■ Вы хотите отправить какие-либо данные вашему другу по электронной почте. Копию БД Access вы отправлять не желаете, потому что у друга нет копии программы Access или вы хотите показать ему только часть данных, а не все.
■ Вы создаете презентацию в программе PowerPoint. Самый легкий способ ослепить и убедить ваших пользователей — продемонстрировать им некоторую впечатляющую информацию из вашей БД.
Подсказка
Программа Access хранит огромные объемы информации, и часто другие программы просто не могут их обработать. Вы никогда не сможете скопировать таблицу в презентацию PowerPoint — в лучшем случае слайд сможет вместить лишь горстку записей. Но можно показать результаты сводного запроса (см. разд. "Итоговые данные" главы 7), в котором применяется группировка для получения результатов в виде нескольких промежуточных итогов.
■ Вы хотите анализировать данные в программе Excel. Программа Access отлично подходит для хранения ваших данных и управления ими, но она не предоставляет средств, помогающих понять, что все это значит. Если вы хотите спрессовать данные с помощью тяжеловесных рабочих формул и воспользоваться средствами построения диаграмм, есть смысл перенести данные в программу Excel.
Некоторые программы обладают интеллектом, достаточным для того, чтобы извлечь данные из БД Access самостоятельно. Например, программа Word, у которой есть средство слияния сообщений электронной почты, позволяющее взять список имен и адресов из БД и затем использовать их для создания почтовых наклеек, персонифицированных форм и разного рода групповых документов. Для применения этого средства не нужен экспорт — достаточно указать в программе Word на файл вашей БД Access.
Что такое импорт
Импорт всегда нужен, если есть данные за пределами БД, которые являются ее составляющей. Допустим, вы создаете самую современную БД электронной коммерции для вашей фермы по разведению бизонов. Но некоторые ваши торговые партнеры все еще заполняют формы с помощью старинной электронной таблицы Excel. Вам понадобятся средства для извлечения данных из электронной таблицы Excel и переноса их в вашу БД.
Подсказка
Ваш торговый персонал вас подвел. Им не следовало вводить данные в документ, предназначенный для другой программы. Они должны были бы использовать форму, которая разработана для регистрации продаж, как описано в главе 12.
Импорт информации связан с двумя ключевыми проблемами. Первая — обеспечение соответствия данных строгим требованиям БД. Как вы узнали в главе 1, БД помешаны на правилах и грубо отбрасывают неподходящие данные (например, текст в поле для даты). Вторая трудность — обработка информации, которая не полностью соответствует, — другими словами, ее представление в БД не соответствует ее представлению во внешнем документе. Эта проблема гораздо распространеннее, чем можно было бы предположить.
В вашей БД могут применяться коды статуса (например, 4302), а в электронной таблице, которую вы хотите импортировать, используются именованные константы (например, High Priority). Или же нужно разделить импортируемую информацию на несколько связанных таблиц, несмотря на то, что она хранится в едином документе. Электронная таблица с заказами клиентов для вашей фермы по разведению бизонов могла включать сведения о клиентах (которые относятся к таблице Customers) и данные о заказах (для таблицы Orders). К несчастью, нет легких способов решения подобных проблем. Если данные точно не соответствуют представлению в БД, придется исправлять их вручную до или после операции импорта.
Специалисты иногда пытаются решить проблемы, подобные описанным, с помощью программ на Visual Basic, которые читают данные и создают соответствующие записи. (Для этого вам придется использовать объекты DAO, описанные в разд. "Обновление единиц наличного запаса" главы 17.) Несмотря на то, что программный подход чрезвычайно гибок, написание кода и его сопровождение быстро превращается в кошмар, поэтому старайтесь избегать его применения изо всех сил.
