Автоматическая обработка ответов

Если был выбран вариант автоматической обработки, больше никаких действий предпри­нимать не нужно. По мере поступления ответов в вашу папку Inbox (Входящие) программа Access вставляет данные в таблицу без какого-либо уведомления вас об этом. Неплохо почаще проверять таблицу, чтобы убедиться в том, что вставленные данные не содержат явных ошибок. Нужно также просматривать папку Inbox (Входящие) в программе Outlook для обнаружения сообщений, которые Access не смогла обработать, например те, в которых со­держатся некорректные данные.

Вы поймете, что сообщение не было обработано, если увидите его в папке Inbox (Входя­щие) с красным квадратиком или пустым значением в столбце Categories (Категории). В этой ситуации можно попробовать применить все варианты устранения проблем, описан­ные в предыдущем разделе.

Примечание

Можно применить еще один метод лечения проблематичных электронных сообщений. Если запись не была обработана из-за временно возникшей проблемы (например, БД была открыта в этот момент с монопольным доступом или был недоступен диск, на котором хранится БД), можно попросить программу Access попытаться обработать это сообщение еще раз. Для этого щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Export data to Microsoft Office Access (Экспорт данных в Microsoft Access).

Управление параметрами вашего сбора данных с помощью электронной почты

После того как вы отправили сообщение, вся информация об адресате, заданных ему вопро­сах и т. д. сохраняется в вашей БД.

Рис. 19.18. Щелкните мышью кнопку Параметры сообщений для вывода на экран диалогового окна, в котором включается или отключается автоматическая обработка и корректируется способ ее функционирования. Щелкните мышью кнопку Повторить отправку этого сообщения для отправки вашей формы другой группе пользователей. Наконец, щелкните мышью кнопку Удалить это сообщение, когда получите данные, и оно вам больше не требуется

Программе Access нужны эти сведения для того, чтобы знать, как обрабатывать ответы.

Вы можете выполнить несколько действий для обеспечения гладкости процесса. Напри­мер, можно отправить сообщения по электронной почте большему числу пользователей, включить или отключить автоматическую обработку ответов и удалить всю информацию электронной почты. Для выполнения любой из этих задач выберите на ленте Внешние дан­ные → Сбор данных → Управление ответами (External Data → Collect Data → Manage Re­plies). На экране появится окно Управление сообщениями сбора данных (Manage Data Collection Messages), показанное на рис. 19.18. (Название команды — Управление ответа­ми — вводит в заблуждение. На самом деле с ее помощью вы ничего не делаете с ответами. Вместо этого вы настраиваете параметры исходного сообщения электронной почты.)

Подсказка

Даже если сбор данных завершен, нет причины удалять настройки электронной почты. Почему бы не сохранить их на случай, если когда-нибудь в дальнейшем вы решите повторить сбор тех же данных?

Глава 20