Малоизвестная или недооцененная возможность. Варианты сортировки и просмотра в области переходов

Варианты сортировки и просмотра в области переходов

У области переходов есть много тщательно спрятанных параметров, которые можно на­страивать. Например, если вам не нравится порядок отображения элементов в каждой группе, у вас есть несколько вариантов их сортировки. Для того чтобы увидеть все воз­можные варианты, щелкните правой кнопкой мыши полосу заголовка области перехо­дов и выберите подменю Сортировка (Sort By).

Как вы увидите, можно применить сортировку по возрастанию или убыванию к любому из следующих критериев:

• Имя (Name) сортирует в соответствии с именем объекта БД;

• Тип (Туре) сортирует в соответствии с типом объекта (форма, отчет, таблица и т. д.). Этот вариант не оказывает влияния, если данные уже сгруппированы по типу объекта;

• Дата создания и Дата изменения сортируют так, что более поздние или более ранние объекты выводятся первыми.

Можно также изменить внешний вид области переходов, щелкнув правой кнопкой мы­ши заголовок области переходов и выбрав вариант из меню Просмотр (View By). На рис. 14.4 сравниваются разные параметры отображения.

Улучшенная фильтрация

У системы фильтрации есть одно ограничение — она позволяет в каждый момент времени выбрать только одну категорию. Если выбрать Таблицы и связанные представления, можно отфильтровать список объектов, связанных с одной таблицей. Но нельзя включить в условие отбора две или несколько групп таблиц. Аналогично, если выбирается Тип объекта, можно отобразить все формы или все отчеты в вашей БД, но нельзя показать формы и отчеты, не включив всего остального (хотя прием сворачивания, показанный на рис. 14.3, помо­гает высвободить большую часть пространства).

Это ограничение можно легко обойти. Для более полного управления условиями отбора выполните следующие действия.

1. Щелкните правой кнопкой мыши полосу заголовка области переходов и затем выберите команду Параметры переходов (Navigation Options).

На экране появится одноименное диалоговое окно (рис. 14.5).

2. Выберите категорию, которую хотите настраивать — либо Таблицы и связанные представления, либо Тип объекта.

Список справа отобразит все группы в этой категории.

3. Если вы не хотите отображать группу в списке области переходов, сбросьте флажок ря­дом с ней.

Если вы хотите показывать в области переходов только отчеты и формы, выберите кате­горию Тип объекта и сбросьте флажки рядом с группами Таблицы, Запросы, Макросы и Модули.

4. Если вы настраиваете категорию Таблицы и связанные представления, можно изменить порядок групп, как показано на рис. 14.6.

Рис. 14.5. Список слева отображает разные варианты систематизации области переходов.

Вы не увидите варианты Дата создания и Дата изменения, поскольку их невозможно настроить.

Список справа отображает группы в выбранной в данный момент категории

Рис. 14.6. Для перемещения группы просто выделите ее. На экране рядом с группой появляются стрелки, направленные вверх и вниз. Можно щелкнуть эти кнопки мышью для переноса группы вверх или вниз

Единственный элемент, который нельзя переместить, — Несвязанные объекты, всегда отображаемый в конце списка. И вообще нельзя изменить порядок групп в категории Тип объекта.

6. Щелкните мышью кнопку ОК для закрытия окна.

 

 

Подсказка

Многие БД в целом становятся гораздо понятнее, когда скрыты дополнительные объекты. Если вы снабдили вашу БД полным комплектом форм и отчетов, возможно, только эти объ­екты и стоит отображать. Почему не пойти дальше и не скрыть низкоуровневые таблицы, запросы и код?

 

 

Скрытие объектов

Скрытие групп, которые вы не хотите видеть, — это замечательно, но что если есть только один объект, который нужно скрыть от глаз? Возможно, необходимы гарантии того, что пользователи, применяющие вашу БД, не будут сбиты с толку несколькими потенциально опасными запросами на обновление (см. главу 8), которые на самом деле они не должны ис­пользовать. Нет проблем. Просто щелкните правой кнопкой мыши запрос в области перехо­дов и выберите команду Скрыть в этой группе (Hide in this Group).

 

 

Примечание

Когда скрывается объект, он исчезает в текущем режиме отображения, в текущей группе. (Напоминаю, что в режиме Таблицы и связанные представления некоторые объекты могут появляться в нескольких группах.) Если нужно скрыть объект повсеместно, необходимо отсле­дить его в каждой группе и скрыть.

 

 

Для отображения скрытого объекта сначала необходимо настроить область переходов так, чтобы она выводила на экран скрытые объекты. Для этого щелкните правой кнопкой мыши полосу заголовка, выберите команду Параметры переходов и установите флажок Показывать скрытые объекты, а затем нажмите мышью кнопку ОК. Теперь скрытые объек­ты отображаются в области переходов, но они слегка обесцвечены, поэтому вы можете отли­чить их от других, нескрытых объектов. Для того чтобы сделать объект видимым, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Показать в этой группе (Unhide in this Group).

Все эти методы — фильтрация, создание пользовательских групп, скрытие объектов — разработаны для облегчения использования БД. Но они не обеспечивают никакой защиты (пользователь, который действительно хочет использовать объект БД, может просто изме­рить параметры области переходов и получить доступ к нему.)

 

Примечание

В разд. "Подготовка вашей базы данных" главы 18 вы узнаете, как разделить БД на отдельные файлы — наилучший способ сохранения некоторых объектов в стороне от преступных рук. Но независимо от того, что вы делаете, программу Access нельзя назвать пуленепробиваемой. Access разработана в расчете на интуицию, податливость и легкость ее применении. В отличие от серверных БД, таких как SQL Server (см. разд. "Нужно ли переходить на SQL Server?" главы 20), она не предназначена для блокирования злоумышленников, захвативших файлы вашей БД.