Первое правило любой таблицы — каждая включенная в нее запись должна быть уникальна. Для соблюдения этого требования вам нужно выбрать первичный ключ (см. разд. "Первичный ключ"главы 2), одно или несколько полей, которые не должны дублироваться в разных записях.
Но здесь есть подводный камень. Как вы узнали из главы 2, самый надежный способ — создание идентификационного поля (поля Код) для первичного ключа. До сих пор во все таблицы, которые вы видели, включалось такое поле. Но что, если вам нужно, чтобы другие поля тоже были уникальны? Представьте себе, что вы создаете таблицу Employees (сотрудники). Вы следуете правильным принципам проектирования БД и идентифицируете каждую запись автоматически генерируемым идентификационным номером. Но вы также хотите быть уверены в том, что в таблице нет двух сотрудников с одинаковыми номерами социального обеспечения (Social Security number, SSN), и, тем самым, желаете предупредить возможные ошибки — такие, как случайный повторный ввод данных об одном и том же сотруднике.
Примечание
Для того чтобы вспомнить, почему так важны идентификационные поля, еще раз прочитайте примечание "На профессиональном уровне. Как Access предотвращает дублирование записей" в разд. "Первичный ключ" главы 2. В таблице Employees вы конечно можете выбрать SSN в качестве первичного ключа, но ситуация будет далека от идеальной, когда вы начнете связывать таблицы друг с другом (см. главу 5), и возникнут проблемы, если позже понадобится изменить номер социального обеспечения (например, из-за ошибки) или ввести информацию о сотруднике до того, как вы получите SSN.
Вы можете заставить поле требовать уникальных значений с помощью индекса. Индекс БД похож на предметный указатель в книге — это список значений (из поля) с перекрестной ссылкой, которая указывает на соответствующий раздел (полную запись). Если индексировать поле SocialSecurityNumber, программа Access создаст список, подобный приведенному в табл. 4.1 и хранящийся в файле вашей БД.
Таблица 4.1. Список, хранящийся в БД после создания индекса
| SocialSecurityNumber | Location of Full Record |
| 001-01-3455 | … |
| 001-02-0434 | … |
| 001-02-9558 | … |
| 002-40-3200 | … |
С помощью этого списка программа Access может быстро определить, не дублируется ли в новой записи уже имеющийся SSN. Если это опасение подтверждается, Access не разрешит вставить такое значение.
На профессиональном уровне.
Как работают индексы
Важно то, что список номеров социального обеспечения отсортирован. Сортировка означает, что номер 001-01-3455 всегда предшествует в индексе номеру 002-40-3200, независимо от физического размещения записи в БД. Такая сортировка важна, т. к. она позволяет программе Access быстро проверять наличие дубликатов. Если вы вводите номер 001-02-4300, Access достаточно прочитать только первую часть списка. Как только программа обнаружит следующий "больший" SSN (тот, который включен в список позже в результате сортировки, например 001-02-501), она уже знает, что в оставшейся части индекса нет дубликата. На практике все БД используют множество алгоритмов оптимизации для того, чтобы сделать этот процесс стремительным. Но существует один ключевой принцип — без применения индекса программа Access должна проверять всю таблицу. В БД хранятся несортированные таблицы, поэтому программа не может быть уверена в том, что данного SSN нет в таблице до тех пор, пока не проверит каждую запись.
Итак, как применить индекс с полем? Хитрость заключается в применении свойства Индексированное поле (Indexed), которое доступно для данных всех типов за исключением типа Вложение и типа Объект OLE. Когда вы добавляете поле, у его свойства Индексированное
поле указано значение Нет. Для вставки индекса и предупреждения дублирования значений вы можете изменить в Конструкторе значение свойства Индексированное поле
на Да (Совпадения не допускаются). При выборе третьего варианта — Да (Допускаются совпадения) — создается индекс, но разрешается нескольким записям иметь одинаковые значения поля. Этот вариант не поможет вам поймать повторяющиеся записи, но его можно применить для ускорения поиска (для получения дополнительной информации см. примечание "Практические занятия для опытных пользователей. Как индексы ускоряют поиск" в разд. "Получение заданного количества первых записей" главы 6).
Примечание
Как вы знаете из главы 2, первичные ключи также предотвращают дублирование записей с помощью аналогичного метода. Когда вы определяете первичный ключ, программа Access создает индекс в поле.
Когда вы закрываете Конструктор после изменения свойства Индексированное поле,
программа Access напоминает о необходимости сохранить ваши корректировки. В этот момент она создает любые нужные ей новые индексы. Вы не можете создать индекс, запрещающий совпадения, если в вашей таблице уже есть дублирующаяся информация. В данной ситуации Access выводит сообщение об ошибке, когда закрывается Конструктор и программа пытается добавить индекс.
Часто задаваемый вопрос.
