Программа Access разрешает форматировать таблицы поочередно. Поэтому, если вы обнаружили настройку, которая вам действительно нравится, вам придется применять ее по очереди в каждой таблице вашей БД.
Но, настроив программу Access, вы можете установить параметры форматирования таким образом, что они автоматически будут применяться к каждой таблице всех БД. Для того чтобы воспользоваться этим приемом, выполните следующие действия:
1. Нажмите кнопку Office, а затем кнопку Параметры Access (Access Options) для вывода на экран одноименного окна.
2. В списке слева выберите Таблица (Datasheet).
3. Справа появятся стандартный шрифт, цвет, сетка и ширина колонки — параметры, которые можно менять, как вам захочется.
Когда вы корректируете установочные параметры форматирования в окне Параметры Access (Access Options), меняются значения по умолчанию, используемые программой Access. Эти установки определяют форматирование, используемое программой в новых таблицах и в любых таблицах, которые не переформатированы пользователем. Когда вы изменяете параметры форматирования, вы переопределяете установки по умолчанию, независимо от их конкретных значений.
Если вы задали в программе Access использование шрифта красного цвета, но переформатировали конкретную таблицу для вывода текста зеленого цвета, у зеленого цвета более высокий приоритет. Но если вы установили желтый фон в окне Параметры Access и не изменяли эту характеристику в вашей таблице, она автоматически получает стандартный желтый фон.
Реорганизация столбцов
Поля на листе данных располагаются слева направо втом порядке, в каком вы их создали. Часто выясняется, что этот порядок следования столбцов не самый удобный для ввода данных.
Предположим, что вы создали таблицу Customers (Клиенты) для компании по производству новинок макаронных изделий. Когда на вашей стойке завершается регистрация нового заказчика, выясняется, что регистрационная форма начинается с имени и адреса, а затем уже идут вкусы заказчика, касающиеся пасты. К сожалению, поля на листе данных следуют в совершенно другом порядке. Слева направо они расположены таким образом: ID (код), FreshPastaPreference (предпочитаемый сорт новой пасты), DriedPastaPreference (предпочитаемый сорт сухой пасты), FirstName (имя), LastName (фамилия), Street (улица), City (город), State (штат), Country (страна). (Подобная организация не так глупа, как кажется, — она помогает людям, выполняющим заказы на пасту, быстро находить нужную информацию.) Но из-за такой организации вы вынуждены перемещаться вперед и назад для того, чтобы ввести данные одной регистрации.
 |
. К счастью, вы можете решить эту проблему без перепроектирования таблицы. Переместите столбцы, которые вы хотите передвинуть, на новые позиции, как показано на рис. 3.2.
Рис. 3.2. Для переноса столбца щелкните один раз кнопкой мыши его заголовок, чтобы выбрать столбец. Затем с нажатой кнопкой мыши передвиньте столбец на новое место. В данном примере поле FirstName предполагается переместить так, чтобы оно располагалось слева от поля FreshPastaPreference
Лучшее в таком подходе — отсутствие необходимости изменять реальную структуру БД. Если после перемещения нескольких столбцов вы перейдете в Конструктор, то увидите, что порядок полей не изменился. Другими словами, у вас есть возможность, сохраняя физический порядок следования полей (в файле вашей БД), реорганизовать порядок их отображения в Режиме таблицы.
Совет
Реорганизация столбцов — довольно незначительное изменение. Смело передвигайте столбцы для того, чтобы удобнее было редактировать, и затем возвращайте их обратно после внесения изменений. Ваши действия не повлияют на данные в БД. Если определенный порядок следования столбцов нужен для одноразовой работы, просто не сохраняйте этот порядок, когда будете закрывать лист данных.
