Відстежування та здійснювання перевіряння

5.1 Загальні засади

Відстежування та перевіряння документаційних систем здійснюють з таких причин:

а) щоб забезпечити відповідність запровадженим в організації нормам;

b) щоб забезпечити, що службові документи, за потреби, будуть прийняті в суді як свідчення;

с) щоб поліпшити діяльність організації.

У процесі нормальної ділової діяльності організації регулярно документують подробиці її звичайної діяльності та зберігають службові документи в документаційних системах.

Відстежування допомагає забезпечити тривалу юридичну підзвітність документаційних систем. Процеси відстежування документально оформлюють, щоб засвідчити узгодженість з процедурами та нормами політики, прийнятими в організації.

Вимогам такої корпоративної звітності найкраще відповідають систематичні програми відсте­жування, розроблені та спроектовані відповідно до чинних правил та інструкцій.

Якнайкраще здійснювати нагляд за відповідністю може кваліфікований працівник, самостійно доповідаючи вищому керівництву. Найприйнятніше, щоб це виконувала особа, яка розробляє або впроваджує системи відстежування, або особа, яка відповідає за керування службовими документами.

Відстежування треба здійснювати регулярно через проміжки часу, узгоджені та визначені політикою організації щодо керування документаційними процесами.

Перевіряння відповідності

Правильне розробляння будь-якої документаційної системи потребує наявності свідчень про:

а) розуміння організацією характеру своїх службових документів,

b) турботи організації про свої службові документи та забезпечування їх збереженості,

с) процесів і технології діяльності та їх належного реалізування.

Крім того, фахівцям з документаційних процесів потрібні свідчення, щоб продемонструва­ти тривалу відповідність організації законодавству, політиці, принципам та процедурам, особ­ливо у той час, коли працював інший персонал.

Принципи усталеної практики у діловодстві мають значення, навіть якщо ніколи не виник­не необхідність надавати електронні документи в суді. Зусилля та ресурси, потрібні для впроваджування усталеної практики матимуть позитивні наслідки для ділової діяльності, неза­лежно від того, позивалась організація чи ні.

5.3 Сила доказовості

Фахівцям з керування документаційними процесами треба усвідомлювати можливість пра­вових проблем, коли службові документи як доказ надають до суду, який діє за нормами статут­ного та загального права. Якщо у процесі судового розгляду виникає сумнів щодо цілісності або автентичності службового документа та через підозру про підроблення, неправомірність, непра­вильне функціювання або несправність системи, то значення або цінність цього документа як доказу може бути втрачена або принаймні зменшена на шкоду справі.

Фахівцям з керування документаційними процесами необхідно мати докази, щоб продемон­струвати і довести відповідність організації законодавству, політиці та процедурам за час існу­вання документаційної системи. Також має бути можливість показати, що система діяла відпо­відно до усталеної практики діяльності організації. Це засвідчать документи відстежування та пе­ревіряння процесів системи.

Відстежування продуктивності праці

Відстежування продуктивності праці вимагає від організації встановити обов'язковий рівень продуктивності праці у таких показниках, як кількість та якість процедурних обов'язків та забез­печування захисту та цілісності системи і процесів. Функціювання системи регулярно і відповідно до встановленого порядку порівнюють із цими означеними очікуваннями та вимогами.

Б НАВЧАННЯ

Вступ

В ІSО 15489-1 описано необхідність для організації навчання всіх працівників, які створю­ють службові документи або користуються документаційною системою. Цей стандарт описує деякі вимоги до навчальної програми; до персоналу, який треба навчати; до навчання технічних спеціалістів; методів навчання та оцінювання і переглядання навчальних програм.

Навчальна програма має забезпечити розуміння функцій та переваг керування службовими документами в організації. Вона має роз'яснювати політику та містити процедури і процеси в контексті діяльності, що допоможе персоналу зрозуміти, що від нього вимагають. Найефектив­нішою програма буде тоді, коли вона пристосована до потреб певних груп працівників або, у деяких випадках, окремих працівників.